Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE COHORTE DIFERENTE A LA PRIMERA, PROGRAMA DE POSGRADO
Código: P-IN-856	Versión: 2	Emisión: 2020-04-16

PROCESO

INVESTIGACIóN

OBJETIVO

Dar apertura, en los programas de posgrado, a cohortes diferentes a la primera a partir del cumplimiento de las condiciones de calidad establecidas por el Ministerio de Educación Nacional, contenidas en el proceso de Autoevaluación, el Plan de Mejoramiento del programa, su sostenibilidad financiera e información actualizada sobre el programa de posgrado.

ALCANCE

Inicia con el proceso de Autoevaluación del programa de posgrado, con la elaboración del Plan de Mejoramiento, la formulación y aprobación del Presupuesto, y con la actualización de información del programa en el Sistema de Información Institucional de Posgrados y culmina con la Resolución de apertura de cohorte.

RESPONSABLES

COORDINADOR DEL PROGRAMA	El Coordinador del programa autoevalúa el programa de posgrado, elabora el presupuesto de la cohorte, actualiza la información del programa en el Sistema de Información Institucional de Posgrados y elabora el cronograma de actividades académicas para la cohorte.
COMITÉ DE CURRÍCULO	El Comité de Currículo autoevalua el programa de posgrado y apoya la elaboración del plan de mejoramiento del programa.
COMISIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS DE LA FACULTAD	La Comisión solicita el aval para apertura de nueva cohorte.
CONSEJO DE FACULTAD	El Consejo de Facultad realiza la revisión de la solicitud del aval para apertura de nueva cohorte y realiza remisión de documentos a la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
JEFE OFICINA DE POSGRADOS	Apoyar la elaboración del plan de mejoramiento del programa.
VICERRECTOR DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS	Analizar los documentos y emitir resolución de aprobación para apertura de la nueva cohorte:

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

COHORTE:	Se refiere al grupo de estudiantes que inician, al mismo tiempo, sus estudios en un programa de posgrado.
PUNTO DE EQUILIBRIO:	Número mínimo de estudiantes que se requiere para garantizar la apertura de la cohorte de un programa. El cumplimiento del mismo se constituye en condición para la apertura del programa
SACES:	Sistema de Aseguramiento de Calidad de la Educación Superior de Ministerio de Educación Nacional
MEN:	Ministerio de Educación Nacional, máximo órgano estatal que legisla lo referido a la Educación Superior.
SISTEMA DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL PARA PROGRAMAS DE POSGRADO:	Sistema de información que contiene datos que permiten recolectar, procesar, almacenar y analizar información relativa a los posgrados, con fines de gestión, seguimiento y cumplimiento de los mismos
AUTOEVALUACIÓN PERIÓDICA:	Proceso anual de autoevaluación de los programas. Para el caso de los programas que realizan apertura de cohorte de manera semestral, deberá realizarse un informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento presentado en la cohorte anterior

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

1. Los programas de posgrado que inicien el proceso para la apertura de una cohorte deberán evidenciar el cumplimiento de los siguientes aspectos:

Sostenibilidad de las condiciones de calidad establecidas por el Ministerio de Educación Nacional y el cumplimiento de las disposiciones de la normativa interna vigente.
Evidencia de productos de generación de nuevo conocimiento, de actividades de desarrollo tecnológico e innovación de acuerdo con los requerimientos de cada nivel y área de conocimiento que se atribuyan a estudiantes y docentes como resultado del proceso de investigación del programa después de la tercera cohorte. Lo anterior aplica únicamente a los posgrados de investigación.
Graduación de estudiantes en cada cohorte y tiempo de permanencia de los mismos con relación a la duración oficial del programa.
Relación de los cursos e identificación de los docentes por tipo de vinculación.
Plan de mejoramiento vigente del programa e informe de avances respecto a la cohorte anterior e integración de dicho Plan de mejoramiento al Plan de Acción de la Facultad.
Actualización de información del programa en el Sistema de Información Institucional de Posgrados.
Presupuesto que demuestre la sostenibilidad financiera de la cohorte del programa, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del Acuerdo 25 de 2019 del Consejo Superior.

2. La apertura de una nueva cohorte deberá estar sujeta a:

Lo establecido en el Calendario Académico emitido por la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados.
Con la periodicidad establecida en el documento maestro o reportado en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior – SACES.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Autoevaluar el programa de posgrado	Coordinador de Programa y Comité de Currículo	La autoevaluación del programa debe realizarse antes de solicitar la apertura de cohorte, se exceptúa la primera. Los coordinadores lideran el proceso de autoevaluación de los programas a partir del diligenciamiento de la plantilla para evaluación periódica de programas. Tiempo: Antes de solicitar la apertura de la nueva cohorte. Ver Registro(PLANTILLA PARA AUTOEVALUACIÓN PERIÓDICA DE PROGRAMAS DE POSGRADOS PARA APERTURA DE COHORTES)
3	Elaborar Plan de Mejoramiento del programa	Coordinador Comité de Currículo, Oficina de evaluación y Calidad Académica, Oficina de Posgrados	Una vez analizados los resultados del proceso de autoevaluación se formula el Plan de Mejoramiento del programa, a fin de implementar acciones que permitan su cumplimiento. El Plan de Mejoramiento de los programas de posgrados debe articularse con el plan de acción de la Facultad correspondiente y ser registrado en el Sistema de Información de Planes de Mejoramiento del SIG. Adicionalmente, dicho plan de mejoramiento será objeto de seguimiento y verificación por parte de la Oficina de Evaluación y calidad académica de la Vicerrectoría Académica y con la Oficina de Posgrados de la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados. Tiempo: Permanente. Ver Registro(MATRIZ PLAN DE MEJORAMIENTO PARA PROGRAMAS DE POSGRADO)
4	Solicitar aval para apertura de nueva cohorte	Coordinador del programa Comisión de Investigaciones y posgrados de la Facultad	El coordinador del programa entrega a la Facultad, para su estudio en la Comisión de Investigaciones y Posgrados de la Facultad, la solicitud de aval para apertura de cohorte, anexando el Plan de Mejoramiento del programa, el Presupuesto de la nueva cohorte y la programación de actividades académicas. La comisión estudia la solicitud, solicita ajustes cuando sea necesario y recomienda al Consejo de Facultad para avalar la apertura de cohorte. Tiempo: Posterior a la aprobación del presupuesto por parte de la Oficina de Planeación Registro(Oficio de solicitud de aval de apertura de nueva cohorte con los anexos respectivos.)
5	Revisión de la solicitud de aval para apertura de nueva cohorte	Consejo de Facultad	El Consejo de Facultad analiza las recomendaciones de la Comisión de Investigaciones y Posgrados de la Facultad y verifica que el Plan de Mejoramiento del programa esté integrado al Plan de Acción de la Facultad. Si no hay ajustes, el consejo de Facultad avala la apertura de nueva cohorte. Registro(Acta del consejo de Facultad donde se avala la apertura de nueva cohorte)
6	Promoción del programa	Coordinador programa de posgrado	Realizar las actividades necesarias relacionadas con la promoción del programa para la apertura de la primera cohorte. Tiempo: Permanente.
7	Elaborar presupuesto de la cohorte	Coordinador del programa, Oficina Asesora de Planeación	El Coordinador del programa elabora, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, el presupuesto de ingresos y egresos de la cohorte para la cual se solicita apertura. Tiempo: Cada que se solicita una apertura de cohorte. Registro(Presupuesto elaborado en el módulo del SIG)
8	Actualización de la información del programa en el Sistema de Información Institucional de Posgrados	Coordinador del programa	El Coordinador del programa registra la información que se requiere en el Sistema de Información Institucional de Posgrados. Registro(Sistema de Información Institucional de Posgrados actualizado)
9	Elaborar cronograma de actividades académicas para la cohorte	Coordinador del programa	El coordinador del programa elabora la programación de actividades académicas para la cohorte, en el que se especifican los códigos de cada curso y el docente correspondiente, y la presenta a los departamentos respectivos para su aprobación. Tiempo: Antes de iniciar el programa de posgrado. Registro(Cronograma de actividades académicas para la cohorte. )
10	Seleccionar docentes	Departamento, Ordenador del gasto, Gestión Humana	De acuerdo al cronograma de actividades académicas, el coordinador del programa presenta al Departamento para su respectivo aval, la propuesta de vinculación de docentes de planta, ocasionales y catedráticos. En los casos que se requiera, se solicita la contratación a la Oficina de Gestión Humana, previa autorización del ordenador del gasto. En el caso de los programas en los cuales participan distintos Departamentos, la propuesta para la selección será presentada en el Departamento que tiene mayor relación con el programa. Tiempo: Semestral Registro(Acta de reunión de profesores del Departamento donde se evidencia el aval de los docentes que participan en el desarrollo del programa. )
11	Remisión de documentos a la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados	Consejo de Facultad	Una vez cumplido el punto de equilibrio, el Consejo de Facultad remite a la VIP el acta del Consejo de Facultad donde se avala la apertura de la nueva cohorte con los anexos (Plan de mejoramiento, Presupuesto, lista de admitidos), para Resolución de apertura de nueva cohorte. Registro(Oficio remisorio a la VIP.)
12	Analizar los documentos y Resolución de aprobación para apertura de la nueva cohorte	Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados	La Oficina de Posgrados revisa los documentos y el Vicerrector de Investigaciones y Posgrados emite Resolución de apertura de nueva cohorte. Se envía copia del acto administrativo al Consejo de Facultad, Coordinador del Programa y a la Oficina de Registro Académico, para los trámites correspondientes. Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido en la VIP. Registro(Resolución de apertura de nueva cohorte)
13	Realizar inscripción, admisión y matrículas de estudiantes	Oficina de Admisiones y Registro Académico, Programas académicos	Ver P-RA-609-PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRICULA DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSGRADO. Tiempo: Según procedimiento.
14	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Acta de reunión de profesores del Departamento donde se evidencia el aval de los docentes que participan en el desarrollo del programa.	DEPARTAMENTOS	-	-
Acta del consejo de Facultad donde se avala la apertura de nueva cohorte	FACULTADES	-	-
Cronograma de actividades académicas para la cohorte.	FACULTADES	-	-
MATRIZ PLAN DE MEJORAMIENTO PARA PROGRAMAS DE POSGRADO	VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES	R-2941-P-IN-856	-
Oficio de solicitud de aval de apertura de nueva cohorte con los anexos respectivos.	DEPARTAMENTOS	-	-
Oficio remisorio a la VIP.	CONSEJO DE FACULTAD	-	-
PLANTILLA PARA AUTOEVALUACIÓN PERIÓDICA DE PROGRAMAS DE POSGRADOS PARA APERTURA DE COHORTES	VICE-RECTORIA ACADEMICA	R-2890-P-IN-856	-
Presupuesto elaborado en el módulo del SIG	FACULTADES	-	-
Resolución de apertura de nueva cohorte	VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES	-	-
Sistema de Información Institucional de Posgrados actualizado	VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES	-	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
JEFE DE OFICINA - DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA	JEFE DE OFICINA - DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA	VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS DE FAMILIA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
2	Ingreso de formato Matriz Plan de Mejoramiento para programas de Posgrado.	2020-04-16
1	Versión inicial	2019-12-18

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PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE COHORTE DIFERENTE A LA PRIMERA, PROGRAMA DE POSGRADO