Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR EL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Código: P-GD-859	Versión: 2	Emisión: 2022-09-02

PROCESO

GESTIóN DOCUMENTAL

OBJETIVO

Implementar una metodología para garantizar la conservación adecuada de la documentación de la Universidad de Caldas, de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos de la Universidad de Caldas, independiente del estado en el que se encuentra el documento dentro de las fases del ciclo de vida.

RESPONSABLES

GRUPO INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el responsable de organizar y administrar el proceso de Gestión Documental de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la política archivística institucional.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:	Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC	Un Sistema Integrado de Conservación es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital. (Acuerdo AGN 006 del 15 de Octubre de 2014)
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:	Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.
DIAGNÓSTICO:	Proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos de conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.
PROTOCOLOS:	Definir las pautas a seguir para la prevención, saneamiento y limpieza de los depósitos y unidades de almacenamiento de los archivos de la Universidad de Caldas.
INSPECCIÓN:	Identificar y tomar oportunamente los correctivos necesarios para controlar cualquier situación de riesgo a nivel locativo y/o de infraestructura en áreas de depósito o de trabajo, con el fin de minimizar los riesgos asociados con la conservación del material documental independiente del soporte o medio donde este registrado.
SENSIBILIZACIÓN:	Crear conciencia sobre el valor de los documentos de archivo y la responsabilidad de la conservación de los soportes y medios donde se registra la información y brindar herramientas prácticas para su adecuado tratamiento.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO:	Es la reparación de los factores de alteración relacionados con las redes eléctricas, redes hidráulicas, materiales inflamables y focos de suciedad que generan gran cantidad de residuos (polvo, agua, etc.), que permitan proteger y reubicar la documentación.
SANEAMIENTO AMBIENTAL	Proceso establecido para reducir la carga microbiana ambiental, garantizar un espacio salubre y evitar procesos posteriores de biodeterioro en la documentación mediante la aplicación de sustancias activas, aplicadas por medio de diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades al personal que labora en la Institución.
MONITOREO AMBIENTAL:	Realizar mediciones periódicas de parámetros físicos y microbiológicos en un área determinada.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

El archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, Título XI, Conservación de Documentos, Artículo 46, en el cual se establece que "los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos" y el Acuerdo 006 de 2014 define los parámetros para el desarrollo e implementación del mismo.

El Sistema Integrado de Conservación, tiene dos componentes: El Plan de Conservación Documental que aplica a los documentos de archivo creados en medios físicos y analógicos, teniendo en cuenta además la infraestructura dentro de la cual se encuentran los archivos y El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo que aplica a documentos digitales y electrónicos de archivo.

La implementación del Plan de Conservación Documental permitirá:

Armonizar la conservación documental con las políticas institucionales de archivo.

Articulación y coordinación de la conservación documental con los procesos planes, programas, proyectos y actividades de la gestión documental y la función archivística.

Definición de actividades por tiempos con objetivos, metas y responsables de acuerdo al nivel de madurez de la Gestión Documental de la Institución.

Garantizar el adecuado mantenimiento y conservación de los documentos de archivo en cada una de las etapas de su ciclo vital.

Mejora de la conservación documental y aseguramiento de la información mediante una adecuada planeación.

Mayor diligencia y oportunidad en los servicios que presta el archivo.

Disminución de riesgos de pérdida de la información asociados a temas de conservación.

Mayor sostenibilidad de los proyectos de archivo.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Elaborar diagnóstico	Grupo interno administración de documentos	Se elabora el diagnóstico de la infraestructura física del archivo central e histórico de la Universidad de Caldas. Tiempo: De acuerdo a lo establecido por el archivo General de la Nación
3	Actualizar programa de Gestión Documental	Grupo interno administración de documentos	Se revisará el programa de gestión documental con el fin de realizar los ajustes que sean necesarias de acuerdo a las directrices del Archivo General de la Nación. Tiempo: Cada año
4	Actualizar el Manual de Archivo	Jefe oficina administración de documentos	Revisar y ajustar el Manual de Archivo de acuerdo a las normas establecidas por Archivo General de la Nación. Tiempo: Cada año
5	Establecer protocolo de prevención	Grupo interno administración de documentos	Definir los lineamientos para la prevención, saneamiento y limpieza de los depósitos y unidades de almacenamiento de los archivos de la Universidad de Caldas. Tiempo: Cada que se requiera Ver Registro(Formato de programa de limpieza y desinfección de áreas de archivo)
6	Realizar capacitación y sensibilización	Grupo interno Administración de documentos	Crear conciencia sobre el valor de los documentos y responsabilidad que todos tenemos sobre su conservación. Ver Registro(Formato de capacitación y sensibilización)
7	Realizar inspección y mantenimiento	Grupo interno administración de documentos	Implementar lo establecido en el programa de inspección y mantenimiento con el fin de identificar y tomar oportunamente los correctivos necesarios para controlar cualquier situación de riesgo a nivel locativo y/o de infraestructura en áreas de depósito o de trabajo. Ver Registro(Formato de inspección de mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas)
8	Almacenar y realmacenar los documentos	Grupo interno administración de documentos	Garantizar el almacenamiento adecuado de los documentos en unidades de conservación.
9	Monitorear y controlar condiciones ambientales	Grupo interno administración de documentos	Controlar las condiciones ambientales no apropiadas para la conservación documental. Ver Registro(Formato de monitoreo y control de condiciones ambientales)
10	Realizar saneamiento ambiental	Grupo interno administración de documentos	Controlar los factores biológicos que pueden incidir en el deterioro de la documentación. Su objetivo es prevenir el deterioro de los documentos ocasionados por hongos, insectos, roedores o diferentes plagas. Ver Registro(Formato de saneamiento ambiental, desinfección, desratización y desinsectación)
11	Definir metodología para secado de documentos	Grupo interno administración de documentos	Aplicar los métodos y medidas necesarias para el secado de documentos con el fin de evitar deterioros asociados a la humedad, tales como: Disolución de tintas, deformación de plano, reactivación de adhesivos, adherencia entre folios y crecimiento de microorganismos.
12	Establecer programa prevención de emergencias y atención de desastres.	Grupo interno de trabajo administración de documentos	Implementar acciones y tareas de tipo preventivo, de reacción y de recuperación frente a eventos no deseados (siniestros) a fin de controlar los factores nocivos de deterioro, a que son expuestos los acervos documentales.
13	Establecer planes de mejoramiento	Líder Proceso Gestión Documental	Instaurar acciones correctivas y preventivas para mejorar la conservación de la documentación.
14	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Formato de capacitación y sensibilización	ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS	R-3131-P-GD-859	-
Formato de inspección de mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas	ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS	R-3132-P-GD-859	-
Formato de monitoreo y control de condiciones ambientales	ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS	R-3127-P-GD-859	-
Formato de programa de limpieza y desinfección de áreas de archivo	ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS	R-3129-P-GD-859	-
Formato de saneamiento ambiental, desinfección, desratización y desinsectación	ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS	R-3128-P-GD-859	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar




Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
ACUERDO 50 DE 2000	2000	"Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo"	Archivo General de la Nación
ACUERDO 049 DE 2000	2000	Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.	Archivo General de la Nación
LEY 594 DEL 2000	2000	Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.	Archivo General de la Nación

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	SECRETARIO GENERAL - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
2	Se ajusta el nombre del procedimiento, se ingresan formatos y se actualizan los instrumentos del Sistema Integrado de Conservación documental.	2022-09-02
1	Versión inicial	2020-05-21

DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG

PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR EL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL