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PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIÓN A LA GESTIÓN

Código: P-CS-863
Versión: 1
Emisión: 2020-05-11

PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO
Verificar la gestión institucional a través de la evaluación planeada de las metas estratégicas, resultados, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, indicadores, riesgos que se desarrollan en la Universidad, con el fin de emitir juicios, con objetividad e independencia, fundados a partir de evidencias, mediante la realización de auditorías internas y seguimiento a los planes de mejoramiento institucional, lo cual conlleva a la evaluación de la gestión institucional.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades que se realizan en la Universidad para el cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, inicia con la recolección de información, el informe definitivo y concluyente de las auditorias y termina con el seguimiento a los planes de mejoramiento establecidos luego de los informes de auditoría y el informe de la evaluación institucional.

RESPONSABLES

 

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION:

El jefe de Control Interno o quien hagas sus veces es responsable de desarrollar el Plan Anual de Auditoría basado en riesgos, para lo cual debe tener en cuenta el enfoque de gestión de riesgos de la institución, incluyendo los niveles de aceptación de riesgos establecidos por la dirección para las diferentes actividades o partes de la organización

COMITÉ INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO:  Aprobar el programa anual de auditorías presentado por la oficina Asesora de Control Interno, considerando la priorización de temas críticos que deben ser evaluados a partir de la identificación, valoración y análisis de riesgos. 
EQUIPO AUDITOR: Deberá llevar a cabo las auditorias siguiendo la metodología establecida en el Instructivo para planificar y ejecutar auditorías internas de gestión en la universidad de caldas y entregar el informe final para ser socializado por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión. 
AUDITADOS: Atender al equipo auditor, suministrar las evidencias que sean requeridas, atender las diferentes entrevistas y analizar los informes de auditoría resultantes con el fin de participar en la toma de decisiones y acciones pertinentes para la mejora. 

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

ALTA DIRECCIÓN: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos
AUDITORÍA: Examen crítico, detallado y sistemático, realizado a una entidad, a una unidad o área específica, o a un proceso, o a un proyecto, o a un producto, utilizando técnicas específicas, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre su operación, sus resultados, sus controles, y realizar las recomendaciones pertinentes.
AUDITORÍA INTERNA: Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad. Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
ASESORAR: Dar consejo o dictamen. 
CULTURA ORGANIZACIONAL: Se entiende por cultura organizacional un conjunto de valores, tradiciones, creencias, hábitos, normas, actitudes y conductas que dan identidad, personalidad y destino a una organización para el logro de sus fines económicos y sociales.
CONTROL: Cualquier medida que tome la dirección y otras partes para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.
GESTIÓN: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.
GESTIÓN DE RIESGOS: Proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto al alcance de los objetivos de la organización.
OBJETIVIDAD: Utilización de un método que permita observar los hechos de la entidad y la gestión de los servidores, de tal forma que los hallazgos y conclusiones estén soportadas en evidencias.
RIESGO: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. Se mide en términos de impacto y probabilidad.
SEGURIDAD RAZONABLE: Concepto según el cual el control interno, por muy bien diseñado y ejecutado que esté, no puede garantizar que los objetivos de una entidad se consigan, debido a las limitaciones inherentes de todo sistema de control interno.
UNIDADES AUDITABLES:

Cada una de las cuales equivale a un futuro informe de auditoría; independientemente de si se quiere evaluar un proceso, una unidad de negocio, un área funcional, un grupo de actividades, aspectos de TIC (tecnologías de información y comunicación) o cualquier otro aspecto que forme parte de la entidad

PLAN ANUAL DE AUDITORÍAS:

La evaluación del sistema de control interno para efectos del Plan Anual de Auditoría debe realizarse en intervalos planificados y no remitirse únicamente a la encuesta de evaluación realizada en el marco de la presentación del informe.

 

El Plan Anual de Auditorías debe estar basado en una evaluación de riesgos documentada, realizada al menos anualmente.

 

Considerar los siguientes aspectos: Planes, programas, proyectos institucionales y su articulación con el direccionamiento estratégico y el nivel de cumplimiento de las metas. Programación y ejecución presupuestal. Impacto de la ejecución presupuestal en la gestión institucional y eficiencia en el uso de los recursos. Definición y articulación de los procesos y procedimientos con la misión institucional y sus puntos de control. Indicadores de gestión, resultados y acciones de mejora institucional. Administración del riesgo. Legalidad de los actos administrativos expedidos por la entidad. Demandas contra la entidad. Contratación institucional. Niveles de servicio y de satisfacción de los ciudadanos o grupos de valor o de interés frente a los servicios brindados por la entidad. Evaluación del desempeño y de los acuerdos de gestión y su articulación a los resultados institucionales. Sistemas de información (disponibilidad, confiabilidad e integridad).

 

El jefe de control interno o quien hagas sus veces es responsable de desarrollar el Plan Anual de Auditoría basado en riesgos, para lo cual debe tener en cuenta el enfoque de gestión de riesgos de la organización, incluyendo los niveles de aceptación de riesgos establecidos por la dirección para las diferentes actividades o partes de la organización

 

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 La ley 87 de 1993 establece como un punto central de la labor de las unidades u oficinas de control interno, auditoria interna o quien haga sus veces, la verificación y evaluación permanente del sistema de control interno implementado en las entidades del Estado y define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que toda las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

 

Así mismo se encuentra establecido en el Acuerdo 056 de 2018 del Consejo Superior de la Universidad de Caldas, que refiere en el Artículo 10 los Roles de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión. La evaluación y seguimiento: Proporciona información sobre el desempeño del Sistema de Control Interno a través de los procesos de auditoria interna con enfoque basado en riesgos, incluida la manera cómo funcionan la primera y segunda línea de defensa. La finalidad de esta función es generar recomendaciones y sugerencias oportunas y pertinentes a los líderes de proceso frente a los resultados de las auditorías internas, tanto de gestión como de calidad para acompañar la mejora del desempeño institucional. El ejercicio de la auditoria interna deberá responder a buenas prácticas de auditoria, implementadas por normas internacionales de auditoria.

 

También la guía de administración del riesgo V2018 - Departamento Administrativo de la Función Pública establece que el propósito de este rol es llevar a cabo la evaluación independiente y emitir un concepto acerca del funcionamiento del sistema de control interno, de la gestión desarrollada y de los resultados alcanzados por la entidad, que permita generar recomendaciones y sugerencias que contribuyan al fortalecimiento de la gestión y desempeño de la entidad.

 

De acuerdo con las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna, las evaluaciones y seguimientos que realizan las unidades de control interno permiten:

 

Evaluar para mejorar los procesos de planeación, gestión, evaluación, seguimiento y control de las entidades, utilizando para ello un enfoque sistemático y disciplinado. § Asistir a la entidad en el mantenimiento de controles efectivos mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos, promoviendo la mejora continua. § Evaluar la adecuación y eficacia de los controles definidos a los procesos estratégicos, de gestión, de seguimiento, evaluación y de control de la entidad.

 

La fuente de la información para la realización del flujograma fue tomada de la Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoria interna o quien hagas sus veces – Dirección de Gestión y Desempeño Institucional. Diciembre de 2018, Bogotá, DC, Colombia.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar Unidades Auditables Asesor de Control Interno de Gestión Cada unidad equivale a un futuro informe de auditoría. Debe estar priorizado, establecer la criticidad, o nivel de vulnerabilidad al riesgo, de todas las unidades auditables partiendo del análisis, entre otros, de los siguientes aspectos:
Nivel de riesgos inherentes del aspecto a evaluar.
Requerimientos e intereses de la alta dirección.
Requerimientos de entes reguladores y de ley.
Fecha desde la última auditoría realizada a esa unidad auditable.
Resultados de la última auditoría interna y externa.
Hallazgos y oportunidades de mejora significativos identificados.
Impacto en el presupuesto o estados financieros de la entidad.
Peticiones, quejas, reclamos o sugerencias realizados frente al tema. Impacto en la reputación de la entidad.

Tiempo: Primer trimestre de la vigencia

Registro(Acta de aprobación por parte del Comité Institucional Coordinador de Control Interno )
3 Presentar las unidades auditables ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno Asesor de Control Interno de Gestión y Comité Institucional de Control Interno Se presentan las unidades auditables, con su plan de rotación de auditorías, de tal forma que sea ampliamente conocido y validado por éste, de manera que solo se vuelva a presentar ante dicho comité en caso de alguna modificación debidamente sustentada. Presentar un estudio pormenorizado de los recursos con que cuenta la unidad u Oficina de control interno Esto es: calcular el tiempo neto real disponible con que contará el equipo auditor en el año, y establecer cuántas y cuáles auditorías de ese Plan Anual está en capacidad de atender.

Tiempo: Primer trimestre de la vigencia

Registro(Acta Comité Institucional Coordinador de Control Interno.)
4 Elaborar Plan anual de auditorias de Gestión Asesor de Control Interno de Gestión – Equipo auditor Elaborar el Plan de Auditoría Interna, para lo cual debe tener en cuenta el enfoque de gestión de riesgos de la organización, incluyendo los niveles de aceptación de riesgos establecidos por la dirección para las diferentes actividades en la institución. El Equipo Auditor deberá revisar previamente los documentos pertinentes relacionados con el alcance y los criterios de la auditoria asignada, incluyendo la normatividad legal vigente aplicable y demás documentación técnica propia de cada proceso y/o área a auditar.

Tiempo: Anualmente
5 Ejecutar auditorias Asesor de Control Interno de Gestión – Equipo auditor Ejecutar la auditoria de acuerdo con el Plan Se recoge la información de hallazgos, observaciones y las notas las cuales se consignan en su conjunto en la Lista de Verificación. Durante la realización de la auditoría el Auditor debe informar al auditado los hallazgos que durante el ejercicio auditor se van presentado. De igual manera el Equipo Auditor debe avanzar en la elaboración del Informe de la Auditoría Interna.

Tiempo: Según el plan
6 Suscribir y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento Asesor de Control Interno de Gestión Con base en los informes definitivos de la auditoria, con el acompañamiento del responsable auditado, se suscribe con la oficina de Control Interno el plan de mejoramiento al cual se realiza seguimiento de conformidad con las fechas establecidas por el auditado.
7 Elaborar informes de evaluación a la gestión Asesor de Control Interno de Gestión Tomando las Auditoría y seguimientos realizados durante el periodo, se elaboran los respectivos informes de evaluación en las fechas establecidas por la normatividad legal vigente y se presentan a la alta dirección, y al Comité Institucional Coordinador de Control Interno.

Tiempo: De acuerdo a las fechas establecidas
8 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta Comité Institucional Coordinador de Control Interno.
CONTROL INTERNO
--
Acta de aprobación por parte del Comité Institucional Coordinador de Control Interno
CONTROL INTERNO
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NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
56 2018POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 14742011Por medio de la presente legislacion, se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 871993Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposicionesCONGRESO DE LA REPÚBLICA 
DECRETO 1499 DE 2017 2017Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 
DECRETO 2106 DE 20192019"Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública"DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS ASESOR - OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN


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