|
PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIÓN A LA GESTIÓN |
|
|
|
|
PROCESO | CONTROL Y SEGUIMIENTO |
OBJETIVO |
Verificar la gestión institucional a través de la evaluación planeada de las metas estratégicas, resultados, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, indicadores, riesgos que se desarrollan en la Universidad, con el fin de emitir juicios, con objetividad e independencia, fundados a partir de evidencias, mediante la realización de auditorías internas y seguimiento a los planes de mejoramiento institucional, lo cual conlleva a la evaluación de la gestión institucional. |
ALCANCE |
Este procedimiento aplica a todas las actividades que se realizan en la Universidad para el cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, inicia con la recolección de información, el informe definitivo y concluyente de las auditorias y termina con el seguimiento a los planes de mejoramiento establecidos luego de los informes de auditoría y el informe de la evaluación institucional. |
RESPONSABLES | ||||||||
|
DEFINICIONES Y TÉRMINOS | |||||||||||||||||||||||||||
|
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
La ley 87 de 1993 establece como un punto central de la labor de las unidades u oficinas de control interno, auditoria interna o quien haga sus veces, la verificación y evaluación permanente del sistema de control interno implementado en las entidades del Estado y define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que toda las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Así mismo se encuentra establecido en el Acuerdo 056 de 2018 del Consejo Superior de la Universidad de Caldas, que refiere en el Artículo 10 los Roles de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión. La evaluación y seguimiento: Proporciona información sobre el desempeño del Sistema de Control Interno a través de los procesos de auditoria interna con enfoque basado en riesgos, incluida la manera cómo funcionan la primera y segunda línea de defensa. La finalidad de esta función es generar recomendaciones y sugerencias oportunas y pertinentes a los líderes de proceso frente a los resultados de las auditorías internas, tanto de gestión como de calidad para acompañar la mejora del desempeño institucional. El ejercicio de la auditoria interna deberá responder a buenas prácticas de auditoria, implementadas por normas internacionales de auditoria.
También la guía de administración del riesgo V2018 - Departamento Administrativo de la Función Pública establece que el propósito de este rol es llevar a cabo la evaluación independiente y emitir un concepto acerca del funcionamiento del sistema de control interno, de la gestión desarrollada y de los resultados alcanzados por la entidad, que permita generar recomendaciones y sugerencias que contribuyan al fortalecimiento de la gestión y desempeño de la entidad.
De acuerdo con las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna, las evaluaciones y seguimientos que realizan las unidades de control interno permiten:
Evaluar para mejorar los procesos de planeación, gestión, evaluación, seguimiento y control de las entidades, utilizando para ello un enfoque sistemático y disciplinado. § Asistir a la entidad en el mantenimiento de controles efectivos mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos, promoviendo la mejora continua. § Evaluar la adecuación y eficacia de los controles definidos a los procesos estratégicos, de gestión, de seguimiento, evaluación y de control de la entidad.
La fuente de la información para la realización del flujograma fue tomada de la Guía rol de las unidades u oficinas de control interno, auditoria interna o quien hagas sus veces – Dirección de Gestión y Desempeño Institucional. Diciembre de 2018, Bogotá, DC, Colombia. |
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Elaborar Unidades Auditables | Asesor de Control Interno de Gestión |
Cada unidad equivale a un futuro informe de auditoría. Debe estar priorizado, establecer la criticidad, o nivel de vulnerabilidad al riesgo, de todas las unidades auditables partiendo del análisis, entre otros, de los siguientes aspectos:
Nivel de riesgos inherentes del aspecto a evaluar. Requerimientos e intereses de la alta dirección. Requerimientos de entes reguladores y de ley. Fecha desde la última auditoría realizada a esa unidad auditable. Resultados de la última auditoría interna y externa. Hallazgos y oportunidades de mejora significativos identificados. Impacto en el presupuesto o estados financieros de la entidad. Peticiones, quejas, reclamos o sugerencias realizados frente al tema. Impacto en la reputación de la entidad. Tiempo: Primer trimestre de la vigencia Registro(Acta de aprobación por parte del Comité Institucional Coordinador de Control Interno ) |
||
3 | Presentar las unidades auditables ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno | Asesor de Control Interno de Gestión y Comité Institucional de Control Interno |
Se presentan las unidades auditables, con su plan de rotación de auditorías, de tal forma que sea ampliamente conocido y validado por éste, de manera que solo se vuelva a presentar ante dicho comité en caso de alguna modificación debidamente sustentada. Presentar un estudio pormenorizado de los recursos con que cuenta la unidad u Oficina de control interno Esto es: calcular el tiempo neto real disponible con que contará el equipo auditor en el año, y establecer cuántas y cuáles auditorías de ese Plan Anual está en capacidad de atender.
Tiempo: Primer trimestre de la vigencia Registro(Acta Comité Institucional Coordinador de Control Interno.) |
||
4 | Elaborar Plan anual de auditorias de Gestión | Asesor de Control Interno de Gestión – Equipo auditor |
Elaborar el Plan de Auditoría Interna, para lo cual debe tener en cuenta el enfoque de gestión de riesgos de la organización, incluyendo los niveles de aceptación de riesgos establecidos por la dirección para las diferentes actividades en la institución. El Equipo Auditor deberá revisar previamente los documentos pertinentes relacionados con el alcance y los criterios de la auditoria asignada, incluyendo la normatividad legal vigente aplicable y demás documentación técnica propia de cada proceso y/o área a auditar.
Tiempo: Anualmente |
||
5 | Ejecutar auditorias | Asesor de Control Interno de Gestión – Equipo auditor |
Ejecutar la auditoria de acuerdo con el Plan Se recoge la información de hallazgos, observaciones y las notas las cuales se consignan en su conjunto en la Lista de Verificación. Durante la realización de la auditoría el Auditor debe informar al auditado los hallazgos que durante el ejercicio auditor se van presentado. De igual manera el Equipo Auditor debe avanzar en la elaboración del Informe de la Auditoría Interna.
Tiempo: Según el plan |
||
6 | Suscribir y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento | Asesor de Control Interno de Gestión | Con base en los informes definitivos de la auditoria, con el acompañamiento del responsable auditado, se suscribe con la oficina de Control Interno el plan de mejoramiento al cual se realiza seguimiento de conformidad con las fechas establecidas por el auditado. | ||
7 | Elaborar informes de evaluación a la gestión | Asesor de Control Interno de Gestión |
Tomando las Auditoría y seguimientos realizados durante el periodo, se elaboran los respectivos informes de evaluación en las fechas establecidas por la normatividad legal vigente y se presentan a la alta dirección, y al Comité Institucional Coordinador de Control Interno.
Tiempo: De acuerdo a las fechas establecidas |
||
8 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Acta Comité Institucional Coordinador de Control Interno. | CONTROL INTERNO | - | - |
Acta de aprobación por parte del Comité Institucional Coordinador de Control Interno | CONTROL INTERNO | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | ASESOR - OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
2 | Se incorpora a la normativa la Resolución 01679 de 2022 de Rectoría por medio de la cual "se adopta el Estatuto y Código de Ética de Auditoría Interna que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de Auditoría Interna en la Universidad. de Caldas | 2023-03-28 |
1 | Versión inicial | 2020-05-11 |
DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |