Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Código: P-IC-950	Versión: 2	Emisión: 2024-01-25

PROCESO

INFORMACIóN Y COMUNICACIóN

OBJETIVO

Desarrollar, mejorar, mantener y fortalecer la imagen pública y la relación con los públicos objetivos, mediante la comunicación y la difusión de los servicios y actividades que realiza la Universidad de Caldas, contribuyendo con proyectar una imagen transparente, responsable y positiva de esta.

ALCANCE

El procedimiento inicia con la elaboración del plan de acción de comunicaciones para el periodo rectoral y el agendamiento de actividades, pasando por el diseño y ejecución de las estrategias de comunicación para cada uno de los eventos, convocatorias, proyectos, entre otros, desarrollados por cada una de las unidades académico-administrativas de la Universidad de Caldas, hasta el monitoreo y el planteamiento de las acciones de mejora para promover el fortalecimiento de la comunicación institucional.

RESPONSABLES

UNIDAD DE PRENSA Y COMUNICACIONES

Elaborar el plan de acción de comunicaciones, actualizar los documentos estratégicos de comunicación, diseñar y ejecutar las estrategias de comunicación y realizar monitoreo a las publicaciones y eventos ejecutados.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

INFORMACIÓN:	Grupo de datos que sirven para construir un mensaje basado en algún fenómeno. La información permite resolver problemas y tomar decisiones pues su aprovechamiento racional es la base del conocimiento
INFORMACIÓN PRIMARIA:	Conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está permanentemente en contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño
INFORMACIÓN SECUNDARIA:	Conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de las diferentes fuentes de información que soportan la gestión de la entidad
INTRANET:	Red interna que permiten divulgar con efectividad información de la entidad a los funcionarios, consiguiendo que estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la entidad
MATERIAL AUDIOVISUAL:	Grabaciones para televisión en formato profesional, hechas casi siempre por camarógrafos, durante los eventos que generan la información.
MATERIAL DE AUDIO:	Se refiere a las grabaciones que se usan para la redacción de boletines o comunicados.
MEDIOS MASIVOS:	Denominados medios de difusión y comunicación, como prensa escrita, radio y televisión, publicaciones en Internet, que constantemente están demandando información de la entidad.
MATERIAL ESCRITO:	Son los boletines de prensa, comunicados a la opinión pública o documentos especializados, que se generan para entregar a los medios de comunicación.
MATERIAL FOTOGRÁFICO:	Son las fotos que se toman como registro del evento o suceso.
PRENSA ESCRITA:	Conjunto de publicaciones impresas en papel que tienen como objetivo informar y entretener a la sociedad.
REDES SOCIALES:	Sitios de Internet formados por comunidades de individuos con intereses o actividades en común (como amistad, parentesco, trabajo) y que permiten el contacto entre estos, de manera que se puedan comunicar e intercambiar información.
PÚBLICO INTERNO:	Grupo constituido por las personas que laboran dentro de una entidad correspondientes a estudiantes, docentes, administrativos y contratistas.
PÚBLICO EXTERNO:	Grupo de personas conformado por toda la comunidad en general o grupos de interés por fuera de la entidad.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Agendamiento de actividades: Se realiza el análisis prioritario de los temas susceptibles de ser comunicados los cuales se deben cubrir periodísticamente, teniendo en cuenta las prioridades, las fuentes y el formato a utilizar (audiovisual, sonoro, escrito).

Cubrimiento periodístico: Se realiza el desplazamiento al lugar donde se esté desarrollando el evento, se toman las declaraciones de las fuentes primarias con sentido crítico en el manejo de la información.

Creación de contenido digital: Se construyen las notas de prensa que se publicarán en las redes sociales, página web e intranet y se diseña o se recibe el material (imágenes, gráficos o texto) de los contenidos digitales y posteriormente se realiza la publicación, de acuerdo con los manuales institucionales.

Redacción y edición: En esta etapa se construye la nota fundamentada en los audios y en el material obtenido en el cubrimiento periodístico a través del conjunto de unir varias piezas para la construcción de la pieza final.

Montaje: Se realiza el cargue de los contenidos en la plataforma destinada (página web, intranet, redes sociales), con el fin de ser difundidos a la comunidad universitaria.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Elaborar y actualizar plan de acción de comunicaciones	Líder Unidad de prensa y comunicaciones.	Se elabora el plan de acción de comunicaciones, con el fin de definir las líneas estratégicas para las comunicaciones durante el periodo rectoral, de acuerdo con los planes institucionales. Tiempo: Cada periodo rectoral o cuando sea requerido
3	Agendar actividad	Unidad de prensa y comunicaciones	Los interesados en divulgar un evento, actividad, convocatoria o proyecto solicitan a la Unidad de Prensa y comunicaciones el agendamiento de la actividad para diseñar la estrategia de comunicación y difusión, mediante el formato que se encuentra en este link: https://bit.ly/3Cd2LH1, El agendamiento de la actividad sólo se recibe a través del formato y se prioriza por orden de llegada o por trascendencia del evento. Tiempo: Mínimo ocho (8) días hábiles previos a la fecha de la actividad.
4	Validar información	Unidad de prensa y comunicaciones	La unidad de prensa y comunicaciones valida la información suministrada para la promoción y divulgación del evento, comprobando la fuente y los hechos a reportar, para garantizar la veracidad y transparencia de esta. Tiempo: Permanente
5	Diseñar estrategia de comunicación	Unidad de prensa y comunicaciones	Se define el público objetivo, el medio a través del cual se realizará la promoción y difusión del evento, el mensaje que se quiere transmitir, los equipos audiovisuales, técnicos y periodísticos que se requieran, entre otros aspectos. Se informa a los solicitantes sobre la propuesta elaborada y se concretan las especificaciones requeridas. Tiempo: Permanente
6	Ejecutar estrategia de comunicación	Unidad de prensa y comunicaciones	Se realizan las actividades de cubrimiento, redacción, edición, creación de contenido digital, entre otros, para ejecutar la estrategia de comunicación prevista para el evento. Tiempo: Permanente
7	Publicación y divulgación	Unidad de prensa y comunicaciones	Se realiza la promoción y difusión de los eventos en todos los medios disponibles (boletín, redes sociales, mailing, entre otros), dando cumplimiento a la estrategia planteada. Tiempo: Permanente
8	Medición de impacto	Unidad de prensa y comunicaciones y SIG.	Se realiza revisión a las diferentes publicaciones a través de las estadísticas de las redes e interacciones y/o comentarios, para medir el impacto de estas. Asimismo, mediante la medición de indicadores de gestión y de satisfacción del proceso, se evalúa la eficacia en la comunicación interna y externa. Tiempo: Permanente Ver Registro(Formato para el monitoreo de medios)
9	Establecer acciones de mejora	Unidad de prensa y comunicaciones y SIG	Se establecen acciones para la mejora de acuerdo con la medición del desempeño del proceso realizada durante el año. Tiempo: Anual
10	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Formato para el monitoreo de medios	OFICINA DE PRENSA	R-3305-P-IC-950	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
2	Ingreso del formato para el monitoreo de medios.	2024-01-25
1	Versión inicial	2023-10-31

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA