Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA
Código: P-IP-962	Versión: 1	Emisión: 2024-11-18

PROCESO

INNOVACIóN Y PROYECTOS

OBJETIVO

Promover alternativas para la generación, difusión y apropiación social del conocimiento de la Universidad de Caldas en atención a las necesidades, demandas u oportunidades locales, regionales, nacionales e internacionales, por medio de la gestión, estructuración y ejecución de proyectos con financiación externa, basados en las capacidades tecnológicas, administrativas y académicas de la institución.

ALCANCE

El procedimiento inicia con la identificación de fuentes de financiación por parte de las Vicerrectorías misionales y la Oficina Asesora de Innovación y Proyectos, pasando por la búsqueda y rastreo de las convocatorias de financiación externa, la recepción de las propuestas presentadas por los coordinadores de los proyectos, la priorización de las mismas, la aprobación por parte del Consejo Superior, la suscripción del contrato con las entidades financiadoras, hasta el seguimiento a los proyectos en conjunto con las Vicerrectorías.

RESPONSABLES

VICERRECTORÍAS MISIONALES	Encargado de promover la participación en los procesos de formulación de proyectos a través de asesoría y garantizar el adecuado uso de los recursos destinados para este fin.
ASESOR DE INNOVACIÓN Y PROYECTOS	Asesora y acompaña las actividades relacionadas con la búsqueda y análisis de convocatorias y oportunidades de financiación externa para proyectos, la formulación de la propuesta y el seguimiento a la ejecución de los proyectos en cualquier modalidad.
FORMULADORES	Se encargan de la formulación de proyectos en conjunto con los coordinadores, con el propósito de garantizar su viabilidad, la correcta ejecución, y el efectivo cumplimiento de productos y resultados esperados del proyecto, así como la presentación de informes de avance y finales para el cierre adecuado del proyecto.
COMITÉ DE PRIORIZACIÓN	Encargados de seleccionar propuestas de manera imparcial y objetiva con el propósito de brindar igualdad de condiciones al momento de priorizar propuestas, según los términos de referencia o pliego de condiciones de las diferentes oportunidades de financiación de fuentes externas a la Universidad. Compuesto por el Vicerrector de Proyección, Vicerrector de investigaciones y posgrados, Jefe de Oficina de Investigaciones y Asesor de Innovación y Gestión de proyectos.
COORDINADOR DEL PROYECTO	Direcciona las actividades del proyecto, que comprenden desde el diligenciamiento de los formatos de presentación de proyectos de acuerdo a los términos de la convocatoria, hasta la formulación y ejecución del proyecto. Adicionalmente, está a cargo de gestionar los trámites administrativos necesarios en este procedimiento y en los instructivos referenciados, así como de la presentación de los respectivos informes de seguimiento y cierre. Según la naturaleza del proyecto, el coordinador puede ser un docente o administrativo.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	Asesora al coordinador del proyecto en la elaboración y aprobación del presupuesto requerido para la ejecución del proyecto.
ENTIDAD FINANCIADORA	Además de presentar la documentación requerida por la Oficina de Contratación de la Universidad de Caldas, se encarga de efectuar los desembolsos y/o aportes en especie a los que hubiere lugar.
UNIDAD DE PRENSA Y COMUNICACIÓN	Gestiona una estrategia de comunicación de acuerdo con lo establecido por la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

FINANCIACIÓN	Recurso económico para el desarrollo del proyecto proveniente de fuentes externas.
CONTRATO O CONVENIO	Documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar de forma planificada actividades de interés común. Se acogen para el presente procedimiento las definiciones de convenio y contrato establecidas en los procedimientos e instructivos vigentes del proceso de contratación de la Universidad de Caldas.
CONVOCATORIAS	Son invitaciones o anuncios dirigidos a individuos, organizaciones o entidades a presentar propuestas para iniciativas específicas en temas científicos, sociales, medioambientales, de desarrollo, entre otros relacionados.
TÉRMINOS DE REFERENCIA	Condiciones de participación que contienen los aspectos clave y las especificaciones detalladas que guían el desarrollo de un proyecto determinado.
RESULTADOS ESPERADOS	Estos resultados representan los objetivos que se buscan obtener, es decir, el cumplimiento de los propósitos del proyecto.
PRODUCTOS ESPERADOS	Corresponde a los entregables del proyecto, pueden ser productos tangibles o resultados que se generan a partir de la ejecución del proyecto, los cuales son establecidos en la etapa de formulación.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Solicitud de aclaraciones

En caso de que la propuesta no resulte aprobada o financiable, la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos realiza el análisis sobre la puntuación en los criterios de evaluación; en caso de requerirse apelación, se presenta un oficio de Solicitud de aclaraciones. Paralelamente se debe solicitar una retroalimentación sobre la puntuación detallada y las observaciones emitidas en la evaluación de la propuesta con una solicitud de puntuación detallada.

Inscripción de proyecto en la ordenación del gasto

La documentación requerida para la inscripción de un proyecto especial donde se dé la ordenación del gasto para cada proyecto:

- Ficha administrativa (las instrucciones para la gestión de este formato se encuentra descrito en los procedimiento para la ejecución de proyectos externos, definidos por los procedimientos en el mapa SIG de cada una de las ordenaciones de gasto: Vicerrectorías).

- Presupuesto aprobado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas (debidamente suscrito).

- Oficio de aval de consejo de facultad aprobando la descarga de labor docente (si aplica).

Priorización de proyectos para postulación a convocatorias, licitaciones e invitaciones directas

Desde el Comité de priorización, se busca la selección de propuestas de manera imparcial y objetiva con el propósito de brindar igualdad de condiciones al momento de priorizar propuestas, según los términos de referencia o pliego de condiciones de las diferentes oportunidades de financiación de fuentes externas a la Universidad.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Rastrear fuentes de financiación (convocatorias, licitaciones e invitaciones).	Comunidad Universitaria, Vicerrectoría de investigaciones y posgrados, Vicerrectoría de Proyección y Oficina Asesora de Innovación y Proyectos	Se realiza búsqueda de entidades de naturaleza pública, privada o mixta que financien proyectos de Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI), apropiación social de Ciencia, Tecnología e Innovación (ASCTeI), emprendimiento, fortalecimiento institucional (Proyectos fase III, dotación tecnológica) temáticas ambientales, entre otros relacionados, con el fin de captar recursos para la institución. Tiempo: Permanente
3	Analizar y revisar las condiciones de postulación en convocatorias, licitaciones e invitaciones.	Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos.	Se analizan los términos de referencia, las condiciones de participación y demás anexos solicitados en las convocatorias, licitaciones, invitaciones directas, cotizaciones, y relacionados de entidades financiadoras, con el fin de construir una lista de chequeo con los aspectos habilitantes para presentar una postulación (capacidades financieras, capacidades administrativas, capacidades tecnológicas, entre otras). Asimismo, se analizan los parámetros de evaluación de los términos de referencia o condiciones de participación en la convocatoria, licitación o invitación directa en la que se busca participar. Tiempo: Permanente Registro(Formato lista de chequeo convocatorias)
4	Establecer cronograma institucional para la presentación de propuestas (Cuando aplique)	Asesor de Innovación y Gestión de Proyectos	De acuerdo al cronograma establecido por los términos de referencia o condiciones de participación de los procesos de financiación externa, el responsable establece un cronograma institucional para el cumplimiento en los tiempos para los trámites institucionales: priorización de propuestas (si aplica), formulación y estructuración del proyecto y demás trámites de gestión administrativa necesarios sobre los anexos exigidos para el proceso de postulación. Tiempo: 1 día Registro(Cronograma institucional por convocatoria)
5	Difusión de oportunidades de financiación externa (si aplica).	Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, Unidad de Prensa, Vicerrectorías Misionales.	Se realiza la publicación de comunicados de prensa, piezas publicitarias, cronograma interno-institucional, detalles de los términos de referencia, entre otros relacionados; en los canales oficiales de comunicación de las dependencias relacionados como responsables (página oficial y redes sociales oficiales). Tiempo: Permanente
6	Recepción de propuestas de proyectos de la comunidad universitaria.	Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos	El responsable recibirá la información básica y la documentación soporte que tenga el Coordinador o director o equipo técnico de la propuesta. La recepción de las propuestas se llevará a cabo por medio de un formulario en línea construido por un formulador de la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos. Tiempo: Permanente
7	Priorizar propuestas para las postulaciones a convocatorias externas (si aplica).	Comité de Priorización	Si los términos de referencia de la convocatoria establecen un número máximo de postulaciones a presentar como entidad proponente o aliada, el comité de priorización revisará las iniciativas de proyecto presentadas por la comunidad universitaria en el marco de la postulación para financiación externa. El proceso de priorización se establecerá de acuerdo a los criterios de evaluación presentados en políticas y condiciones de operación de este procedimiento. Tiempo: Cuando sea requerido
8	Publicar proyectos priorizados (si aplica).	Oficina Asesora de Innovación y Proyectos, Unidad de prensa y comunicaciones, Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados, Vicerrectoría de Proyecció	Posterior a la priorización de los proyectos, se publican los resultados de dicho proceso en los medios de comunicación institucionales. Posteriormente, se socializan las propuestas seleccionadas a presentar en el marco de la convocatoria, licitación o invitación directa de interés en los medios institucionales oficiales dispuestos en la estrategia de comunicación (página oficial y redes sociales). En caso de que alguno de los proyectos seleccionados en el proceso de priorización no desarrolle o culmine exitosamente su formulación en los tiempos estipulados en el cronograma interno, la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos podrá seleccionar otra propuesta de acuerdo con las capacidades y cronograma tanto interno como de la convocatoria externa para postular a la Universidad de Caldas como entidad proponente o aliada. La propuesta adicional seleccionada será elegida en el orden estricto del listado de priorizados publicado. Tiempo: Cuando sea requerido. Registro(Listado de proyectos priorizados y reporte de publicación de proyectos)
9	Formular la propuesta.	Coordinador del proyecto y Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos	La Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos en conjunto con los coordinadores o director o equipo técnico del proyecto formularán las propuestas desde el conocimiento técnico en articulación con los ejes temáticos, las líneas temáticas, las demandas territoriales o demás, relacionados y presentados en los términos de referencia o condiciones de participación de las convocatorias; así como en línea de la capacidad tecnológica e institucional de la Universidad de Caldas. Asimismo, acompañará y asesorará la formulación de la propuesta en todos los documentos que harán parte de la postulación: avales institucionales, documento técnico (de acuerdo a los formatos de la entidad externa), presupuesto (de acuerdo a los formatos de la entidad externa), experiencia, trayectoria institucional y demás documentos administrativos que solicite la entidad financiadora. El componente técnico y metodológico de las propuestas están a cargo del coordinador o director o equipo técnico del proyecto. Tiempo: Definido por los términos de referencia de la convocatoria específica
10	Diligenciar y radicar formato de capacidad técnica, financiera y organizacional (Si aplica).	Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos	Los formuladores con los coordinadores o director o equipo técnico del proyecto diligencian el formato de capacidad técnica, financiera y organizacional con la documentación anexa requerida y la presentan ante el Asesor de Innovación y proyectos para su revisión y ajustes. Posteriormente dicho formato se radica de manera electrónica ante el Grupo Interno de Contratación y Convenios a mediante el correo: contratacion.secgeneral@ucaldas.edu.co. Este proceso ocurre solo en los casos en los que las propuestas a presentar cuentan con un monto superior a los 2.000 SMMLV. Tiempo: 5 días hábiles antes de la fecha prevista para el cierre de la convocatoria. Ver: I-CC-906 Instructivo para presentación de propuestas.
11	Postular la propuesta a la entidad financiadora.	Oficina Asesora de Innovación y Proyectos	El envío de la propuesta se encuentra delimitado por los requerimientos en los términos de referencia o condiciones de participación de cada convocatoria. La gestión en plataformas especializadas estará a cargo del equipo de formulación de proyectos de la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos. NOTA: El registro puede ser el radicado emitido por la plataforma especializada o copia del correo electrónico mediante el cual se realizó el envío. (Ver Políticas y condiciones de operación). Tiempo: Definido por los términos de referencia de la convocatoria específica. Registro(Radicado ante la entidad financiadora y soportes de envío)
12	Elaborar y aprobar presupuesto.	Coordinador del proyecto y Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	Se elabora y aprueba el presupuesto del proyecto de acuerdo con P-PL-975 Procedimiento para la elaboración de presupuestos de proyectos y programas especiales, en donde se discrimina el paso a paso para la elaboración del presupuesto en la plataforma institucional correspondiente (Sistema de Información Institucional - SII). En caso de que el presupuesto del proyecto no cuente con recursos para el Fondo de Nivel Central según el acuerdo 34 del 2014, se debe de presentar el proyecto ante el Comité de Política Económica y Fiscal - CUPEF para la solicitud de exoneración de gastos administrativos Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos en el SIG. Registro(Presupuesto avalado por la Oficina de Planeación )
13	Presentar el presupuesto ante el CUPEF. (Cuando aplique)	Oficina Asesora de Planeación y Sistemas	Se presentan los presupuestos ante el CUPEF de acuerdo con lo establecido en el P-PL-690 Procedimiento para la programación, elaboración y aprobación del presupuesto institucional. Tiempo: De acuerdo con lo establecido en el SIG.
14	Gestión documental para contratación y convenios.	Coordinador del proyecto, Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos y Grupo interno de Contratación	Dependiendo de la fuente de recursos del proyecto se remiten a los siguientes instructivos inscritos en el mapa de procesos del responsable. Proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR): Instructivo I-CC-759 Proyectos financiados en modalidad de contrato: Instructivo I-CC-765 Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos en el instructivo I-CC-759 o I-CC-765. Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos en el instructivo I-CC-759 o I-CC-765
15	Realizar seguimiento al avance general del proyecto.	Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos	Se realiza acompañamiento y seguimiento al avance del proyecto de acuerdo a los tiempos y términos estipulados en la formulación. De igual forma se brinda apoyo y asesoría a las ordenaciones de gasto de los proyectos (Vicerrectoría de Proyección Universitaria y Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados) en los ajustes requeridos con la entidad financiadora en el proceso de ejecución de los proyectos aprobados y financiables. Dicha información del avance será subida, gestionada y divulgada en los software o plataforma que disponga la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos. Tiempo: De acuerdo a lo definido en la formulación del proyecto
16	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Cronograma institucional por convocatoria	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	-	-
Formato lista de chequeo convocatorias	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	-	-
Listado de proyectos priorizados y reporte de publicación de proyectos	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	-	-
Presupuesto avalado por la Oficina de Planeación	OFICINA DE PLANEACION	-	-
Radicado ante la entidad financiadora y soportes de envío	VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA	-	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	ASESOR - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA