Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-08-14
Código acción: 456
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Información y Comunicación
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de información y comunicación se detectó que el procedimiento P-IC-469 se encuentra desactualizado conforme a la normativa externa de la CGR, ley orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 contraviniendo lo estipulado en la norma NTC GP 1000:2009 numeral 4.2.3. literal b, que indica que " Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben ser revisados y actualizados cuando sea necesario y aprobados nuevamente".
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
No se cuenta con un método o estándar para la revisión sistemática de los documentos del sistema
Planeación inadecuada
La revisión de documentos del sistema se realiza solo antes de auditoría externa, por lo cual existe alta vulnerabilidad en desactualizaciones
Planeación inadecuada
Falta de cooperación, coordinación o articulación
No existe una relación entre el proceso de Gestión Jurídica de a Secretaría General, para reportar actualización normativa que afecte los procedimientos del sistema, de manera que se cuenta con actualización automática de normativa cuando ésta sea modificada por el Congreso o los Ministerios
Método inexistente
El sistema actual para actualización normativa en el normograma no es eficaz para los documentos del SIG
