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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-08-16
Código acción:  465
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Gestión Financiera NATALIA JARAMILLO RESTREPO
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA EDUARDO CASTRO ECHEVERRI
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Revisado el procedimiento P GF 136 se evidenció que se encuentra desactualizado dado que se presentan consignaciones que son archivadas en otras dependencias y reportadas electrónicamente por el banco a la oficina financiera; igualmente, se encuentra desactualizado el formato para el registro de llamadas correspondiente al paso 39 del P GF 118. De igual forma el procedimiento P-GF - 240 relacionado con recaudos se encuentra desactualizado dada la aclaración de la oficina financiera en el sentido de que éste procedimiento no es una actividad de tipo permanente sino que ésta se realiza cuando un centro de gastos lo requiere. En consecuencia a los procedimientos revisados, se encuentra que no están alineados conforme al criterio de auditoría "Control de documentos 4.2.3 literal b".
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    NATALIA JARAMILLO RESTREPO   JEFE DE OFICINA-OFICINA FINANCIERA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Es necesario mayor oportunidad por parte de los centro de gastos en el envío de los soportes Falta de entrenamiento
 
Falta de oportunidad en el envío de soportes para el registro de los ingresos de la Universidad Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Falta de claridad en la definición del procedimiento en cuanto a: 1, no hay cargo de cajero en la Universidad 2. la actividad es de tipo eventual, solo se realiza a petición de un centro de gastos cuando por necesidades del servicio hay un evento o situación en el que el usuario no le es posible acercarse al banco que realiza esta función No Aplica
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin