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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-24
Código acción: 550

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso		Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora
Objeto de Auditoría		Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA		LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud		Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva	Amerita correción:	Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Se hace evidente en los procedimientos desactualización en lo relacionado con: 1. La norma NTCGP1000, ya que el procedimiento menciona la 2004 y actualmente está en vigencia la 2009 y la NTC-ISO 9000:2000 por la NTC-ISO 9000:19011. 2. Los procedimientos que generan una entrada para Revisión por la dirección, establecen que la dependencia responsable de almacenar el Acta de Revisión por la dirección es la Oficina Asesora de Control Interno; en la auditoría se evidenció que ya no hace parte de su tabla de retención documental, y este registro es almacenado en la Rectoría. 3. El Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios hace referencia a los Servicios de impresión, servicio que la Universidad ya no presta. 4. El Procedimiento para la suscripción del plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República se encuentra desactualizado en su normativa: La normativa en la que se basó el procedimiento (P-MM-471) es la Resolución Orgánica N° 5872 de 2007 de la Contraloría General de la República, la cual fue derogada en su totalidad por la Resolución Orgánica N°6289 de 2011 y ésta a su vez modificada por la Resolución Orgánica N° 6445 de 2012 en lo que respecta a Planes de Mejoramiento. * El paso 3 del procedimiento (P-MM-471) remite al procedimiento para Desarrollar la rendición de cuentas ante la Contraloría General de la República (P-IC-469) del proceso Información y Comunicación, el cual también debe ser ajustado a la nueva normativa.Lo anterior contraviene el numeral 4.23 de la norma (Control de documentos)

Análisis de Causas

Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

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Causas Priorizadas
Descripción:	Categorización de la causa
Insuficientes procesos de revisión documental por parte del SIG y actividades de capacitación y acompañamiento al interior de los procesos	Falta de entrenamiento
Insuficiente revisión y en ocasiones, insuficiente uso de algunos documentos al interior de los procesos	Falta de cooperación, coordinación o articulación
Documentos del SIG que llegan a un alto nivel de detalle en su ejecución y altamente ligados a normativas, que los hacen susceptibles a desactualizaciones permanentes	Falta de cooperación, coordinación o articulación
En algunos procesos no existen la suficiente apropiación sobre el uso de los documentos y la responsabilidad asociada a su actualización	Falta de cooperación, coordinación o articulación

Acciones Propuestas

Acción

Responsable(s) de implementar

Fecha Inicio

Fecha Fin