Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-24
Código acción: 553
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Medición, Análisis y Mejora
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
LUZ EDITH HENAO GARCÍA
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción de mejora
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se evidencia publicación de las mediciones de los indicadores para el año 2012. Las mediciones reportadas en los indicadores sólo se encuentran hasta el segundo semestre de 2011 y para el caso de los indicadores cuya frecuencia es menor a un año no permite conocer el desarrollo de las diferentes actividades que apuntan al cumplimiento de los objetivos institucionales. Lo anterior no permite el análisis de los datos para la toma de decisiones, siendo éste análisis una de las salidas del proceso
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
En la actualidad, el ingreso de datos al sistema se realiza mediante un procedimiento de recolección de la información por procesos, centralizar los datos e ingresarlos al SIG, proceso que requiere un periodo largo de tiempo, sin contar el tiempo invertido en la modificación de la base de datos para ingresar los indicadores nuevos.
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Al inicio del sistema, es muy importante la formulación de indicadores de eficacia, pues no se puede percibir las mejoras en los resultados de los procesos, pero una vez estabilizado el sistema, debe iniciarse la medición del impacto de las actividades de los procesos
Dificultades en la gobernabilidad
Después de 3 años de implementado el sistema, es necesario comenzar a medir el impacto, lo cual implica un proceso de revisión de indicadores y revisión de objetivos estratégicos, con la correspondiente modificación en el sistema de información
Método inexistente
El aplicativo de los indicadores del SIG, no se diseñó con la posiblidad que los datos sean ingresados directamente por los líderes de proceso o se generen automáticamente a partir de datos existente, razón por la cual debe recogerse la información de diferentes medios y a través de diferentes mecanismos que retrazan ampliamente el proceso
