Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-25
Código acción: 562
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Líder del Proceso
Gestión Documental
Objeto de Auditoría
Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el sistema no están disponibles las mediciones de los indicadores de la vigencia 2012 y segundo semestre de 2011, tampoco disponible la actualización de los riesgos y las acciones asociadas; contraviniendo el artículo 14 del Acuerdo 11 de 2008 del Consejo Superior que establece que la administración documental se hará mediante una herramienta informática diseñada para tal fin; y 4.2.3 Control de documentos, literal d, de la NTCGP 1000:2009.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
En la actualidad, el ingreso de datos al sistema se realiza mediante un procedimiento de recolección de la información por procesos, centralizar los datos e ingresarlos al SIG, proceso que requiere un periodo largo de tiempo, sin contar el tiempo invertido en la modificación de la base de datos para ingresar los indicadores nuevos.
Planeación inadecuada
Después de 3 años de implementado el sistema, es necesario comenzar a medir el impacto, lo cual no se había considerado hasta antes de la auditoría
Método inexistente
El aplicativo de los indicadores del SIG, no se diseñó con la posiblidad que los datos sean ingresados directamente por los líderes de proceso, razón por la cual debe recogerse la información de diferentes medios y a través de diferentes mecanismos que retrazan ampliamente el proceso
Método inexistente
En la auditoría de seguimiento de ICONTEC se formula una oportunidad de mejora relacionada con orientar los indicadores de medición del desempeño de los procesos a indicadores de impacto, pues los del año anterior estaban enfocados a la eficacia. Este cambios de indicadores fue un procesoque duro desde mayo hasta agosto de 2012
