Sistema Integrado de Gestión

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Causas Priorizadas
Descripción:	Categorización de la causa
Al recibir el cargo no fueron entregados los archivos de gestión por la secretaria saliente de la dependencia, y Administración de Documentos no las acompaño en este proceso por falta de información de la Oficina de Gestión Humana, en cuanto a novedades de personal.	Falta de entrenamiento Falta de cooperación, coordinación o articulación
desconocimiento de las normas para aplicarlas en los archivos de gestión	Falta de entrenamiento Incumplimiento de un método o procedimiento
Las dependencias auditadas, no aplicaron las TRD en la organizacion de los archivos	Incumplimiento de un método o procedimiento
Poco interés de algunas funcionarias encargadas de organizar los archivos de gestión, en asistir a las capacitaciones sobre el tema	Incumplimiento de un método o procedimiento


Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

Nombre quien Reporta:
Cargo:
Fecha: 2012-10-25
Código acción: 563

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso		Líder del Proceso
Gestión Documental
Objeto de Auditoría		Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL		LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud		Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva	Amerita correción:	Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Los puntos señalados contraviene el requisito 4.2.4 Control de Registros de la norma NTCGP1000:2009:Durante el desarrollo de la auditoría del Proceso de Investigación, se detectó que no existe tabla de retención documental (TRD) asociada a los registros del Instituto de Salud y comisiones de investigaciones y postgrados de las facultades, los auditados muestran registros almacenada en AZ y otro tipo de archivos que no han sido transferidos por la carencia descrita. En el proceso de Docencia se detectan deficiencias en el archivo de las siguientes actas de los comités currículo, actas perforadas, almacenadas en AZ y sin orden (cronológico): Maestría en Filosofía (Acta No 2 julio de 2011, Acta No 1 de enero de 2012, Acta No 2 abril de 2012, Acta No 3 de julio de 2012). Licenciatura en música (Acta No 9 de julio de 2012). Regencia en Farmacia (Acta 2 de marzo de 2011, Acta No 3 de abril de 2012, Acta 6 julio de 2012). Doctorado en Ciencias Biomédica (Acta No 9 de diciembre de 2011 y Acta No 2 de mayo 2012).

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)