Sistema Integrado de Gestión
Confidential
 

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  
Fecha:  2012-10-25
Código acción:  565
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Líder del Proceso
Gestión Documental
Objeto de Auditoría Responsable Auditoría
Auditoría de Control: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
Los puntos señalados contravienen el requisito 4.2.3 Control de documentos, de la NTCGP 1000:2009:Al verificar la aplicación del procedimiento P.GD-103 se observa el uso de la versión 1 del formato CODIGO: R-1138-P-GD-103, el cual fue actualizado el 15 de febrero de 2012 pasando a versión 2. El formato CODIGO: R-947-P-GD-103 no se aplica en atención al procedimiento, en su reemplazo se implementó un formato no controlado por el SIG de acta de entrega de archivos de gestión. El procedimiento P-GD-282-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES, fue actualizado a partir del día 04 de septiembre de 2012, no obstante durante el año 2011 y lo que iba corrido del 2012 las actividades no fueron coherentes con el procedimiento en versión 2.
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    JORGE ENRIQUE ARISTIZÁBAL VILLEGAS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-SECRETARÍA GENERAL
Mostrar Análisis  |Ocultar Análisis
Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Existencia de formatos de la versión anterior en papel (preimpresos) No Aplica
 
Para no desperdiciar el papel, se utilizó el existente. Formato versión 1 CODIGO.R 1138-PGD-103  
El formato sugerido por el AGN, es una relación de los documentos con No. de orden, serie, dependencia, folios, fechas extremas, conservación, entre otros. Se agregó formalidades de un acta para darle más validez al documento. No Aplica
 
Para la entrega de los archivos de gestión, se está utilizando el formato de ACTA, diseñado para tal fin y que contiene parámetros sugeridos por el AGN. No Aplica
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin