| Respecto a los registros se evidenció los siguientes incumplimientos: •Documentos archivados en orden cronológico contrario al establecido: Actas del Comité de estímulos e incentivos, Capacitación administrativa, Inducción y entrenamiento en el cargo.•La Actas del Comité de Personal se encuentran mezcladas con las del Comité de estímulos e incentivos, •Registros que no cuentan con firmas e identificaciones: Comité de Personal: Acta 01 del 31 de enero de 2012 sin la firma del Presidente del Comité (Vice Adtivo), las actas del 9 de marzo y del 3 de mayo de 2012 no tienen número de Acta.•Tablas de retención documental: El procedimiento (Capacitación individual P-GH-81)establece que la Resolución de avance debe ser archivada en la Serie G1-OGH-027 y se encontró que la Resolución F1 013 del 13 de febrero de 2012 está archivada en la G1-OGH-036 relacionada con el avance otorgado a la funcionaria 30.275.255. El oficio para notificar la programación e inducción en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento, este oficio se anexa a la programación y se envía al funcionario. El formato para notificar la programación de inducción y entrenamiento en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento. No se evidencia en los archivos de Gestión Humana tal como lo describe el procedimiento para la vinculación de docentes ocasionales y catedráticos los Registros “Formato para recepcionar documentos para vincular docentes ocasionales y catedráticos” y “Paz y salvo de vinculación”. Los formatos de apoyo económico para asistencia a eventos, capacitación docente grupal, pasantías y postgrado no son archivados en la Oficina de Desarrollo Docente, como lo describe el procedimiento, sino que hacen parte del paquete de documentos que soportan la Resolución de pago y reposan en Tesorería. • Los formatos de publicación de admitidos y resultados de pruebas, correspondientes al Procedimiento para selección del personal administrativo no dan cuenta de la fecha de su publicación. Lo anterior contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE REGISTROS) |
