| El soporte documental que da evidencia de la prestación de los servicios de proyección, se constituye de los informes de seguimiento y cierre de los mismos con los debido soportes que permitan dar cuenta con evidencia objetiva de la ejecución de las actividades para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, con lo cual la Comisión evalúe con base en criterios y juicios contundentes la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos. Es así como la identificación y trazabilidad del servicio a lo largo de toda la cadena de prestación del mismo, se garantiza a través de la información contenida en dichos informes. Luego de haber realizado la revisión documental a los proyectos registrados en la Vicerrectoría de Proyección, se hizo evidente que existen debilidades en cuanto al cumplimiento para la presentación de estos informes (7 de 37 proyectos) y así como en su completitud y soporte (7 de 37 proyectos). La no existencia de informes que den cuenta de la ejecución de las actividades, así como la existencia de los mismos que no cuenten con los debidos soportes de su ejecución, afecta la identificación y trazabilidad del servicio, con lo cual se contraviene lo dispuesto en el numeral 7.5.3 de la NTCGP 1000:2009 y de manera consecuente se pone de manifiesto la existencia de riesgos en el cumplimiento del numeral 7.3.5 correspondiente a la verificación del diseño y desarrollo, en tanto, la Comisión Central de Proyección como instancia responsable de esta actividad, puede carecer de elementos objetivos y criterios basados en evidencia para evaluar la conformidad en la prestación de los servicios. Así mismo se pone en riesgo la capacidad del proceso para cumplir con el seguimiento y medición del servicio estipulada en el requisito 8.2.4 de la NTC GP 1000:2009 y se pone de manifiesto debilidades en la eficacia de la mejora continua, por tratarse esta situación de un hallazgo reiterativo de la auditoría de la vigencia 2009 al proceso. |
