Sistema Integrado de Gestión

	CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Código: CAR-CC-16	Versión: 6	Emisión: 2026-08-24

LÍDER DE PROCESO:	SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL		RESPONSABLE(S):	SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL
TIPO DE PROCESO:	DE APOYO

OBJETIVO:

Adelantar de forma transparente y eficaz los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios que requieran las diferentes dependencias académico administrativas, en el marco de la autonomía universitaria, observando los principios de la contratación estatal, las disposiciones contractuales internas y las normas civiles y comerciales, con el propósito de cumplir los fines institucionales. Efectuar los acuerdos de voluntades (convenios y contratos interadministrativos o internacionales) que permitan fortalecer las relaciones con entidades estatales, personas jurídicas de derecho privado o público, para el desarrollo conjunto de proyectos académicos, de investigación y/o de extensión, incluyendo la movilidad académica y las distintas actividades que promuevan la internacionalización de la Universidad.

ALCANCE:

El alcance del proceso involucra actividades de identificación de la necesidad, la solicitud de la contratación con su justificación acorde al plan anual de adquisiciones y contando con el certificado de disponibilidad presupuestal, pasando por la adquisición o contratación de bienes o servicios, el seguimiento a través de la elaboración del acta de recibido a satisfacción y evaluación de proveedores a través del acta de liquidación en los casos donde sea aplicable hasta el establecimiento de acciones para la mejora continua.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO:

No Aplica

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:

HUMANOS

Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)

FISICOS

Instalaciones físicas adecuadas (Provee los procesos de Recursos físicos y Planificación)

Hardware y Software actualizado (Provee el proceso de Planificación)

Recursos económicos (Provee los procesos de direccionamiento, planificación y gestión financiera)

Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)

Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)

Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

ACTORES	ENTRADAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLES	SALIDAS	BENEFICIARIOS	REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Proceso Planificación Planeacion Centro de gasto	Plan Anual de Adquisiciones Certificado de Disponibilidad Presupuestal Estudio de mercado cuando se requiera Solicitud de adquisición y sus documentos soporte	Etapa precontractual contratación directa	Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios Centros de Gasto	Solicitud firmada por todos los intervinientes del proceso contractual	Todos los Procesos Comunidad Universitaria Centro de gasto	7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoría interna 10 Mejora
Proceso Planificación Planeacion Centro de gasto	Plan Anual de Adquisiciones Certificado de Disponibilidad Presupuestal Estudio de mercado cuando se requiera Solicitud de adquisición y sus documentos soporte	Etapa precontractual convocatoria pública	Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios Centros de Gasto	Resolución de adjudicación o declaratoria desierta	Todos los Procesos Comunidad Universitaria Centro de gasto	7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoría interna 10 Mejora
Supervisores o interventores Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios Centro de gasto	Solicitud firmada por todos los intervinientes del proceso contractual Resolución de adjudicación (Convocatoria Pública) Modificaciones contractuales	Etapa Contractual contratación directa y convocatria pública	Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios Centros de Gasto Supervisores e interventores Secretaría General	Contrato suscrito Aprobación de garantías (Cuando aplique) Contrato legalizado Aceptación de oferta Modificaciones contractuales (adiciones, prórrogas, suspensiones, reanudaciones, cesiones, terminaciones anticipadas) Imposiciones de multas Declaratorias de incumplimiento Informes de seguimiento Evaluación de proveedores	Comunidad Universitaria Todos los procesos Centro de gasto	7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoría interna 10 Mejora
Centro de gasto	Finalización de la etapa contractual	Etapa Poscontractual	Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios Centros de Gasto Supervisores e interventores	Acta de recibo a satisfacción Acta de liquidación (Cuando aplique) Cierre del expediente contractual	Comunidad Universitaria Todos los procesos Centro de gasto	7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoría interna 10 Mejora
Todos los procesos	Solicitud para elaboración o revisión de convenio, contrato interadministrativo o acuerdo de voluntades	Revisión, validación y ajuste en derecho para la celebración de convenios, contratos interadministrativos o acuerdo de voluntades	Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios Centros de Gasto Supervisores Entes externos	Convenio firmado Contrato interadministrativo firmado Acuerdo de voluntades firmado Aprobación de garantías (Cuando aplique) Modificaciones contractuales (adiciones, prórrogas, suspensiones, reanudaciones, cesiones, terminaciones anticipadas) Imposiciones de multas Declaratorias de incumplimiento Informes de seguimiento Acta de liquidación (Cuando aplique)	Empresas Privadas Empresas Públicas Sociedad Comunidad Universitaria Centro de gasto	7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoría interna 10 Mejora

Documentos relacionados	Requisitos aplicables
Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos.	LEGALES Ver Normograma NTC ISO 9001-2015

PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Informes entregados a los entes de control * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Indicadores de gestión * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de contratación

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO	INDICADORES
Mapas de riesgo SIG	Ver Observatorio Institucional

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
Sebastian Bermúdez Velez - Líder Grupo Interno de Trabajo de Contratación y Convenios	JEFE DE OFICINA ASESORA -	RECTOR UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
6	Se modifica la caracterización del Proceso de Contratación con el fin de actualizar las actividades, entradas y salidas asociadas a su operación, de manera que reflejen adecuadamente la dinámica actual del proceso.	2026-08-24
5	Actualización de acuerdo con la normatividad vigente.	2018-06-06
4	Realizar procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las necesidades de las diferentes unidades administrativas y académicas bajo el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación estatal y cumpliendo los principios de transparencia, objetividad y conveniencia, con el fin de garantizar la continuidad de los procesos y el desarrollo eficaz de la misión institucional. SE CAMBIA POR: Realizar procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las necesidades de las diferentes unidades administrativas y académicas bajo el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación estatal y cumpliendo los principios de transparencia, objetividad y conveniencia, con el fin de garantizar la continuidad de los procesos y el desarrollo eficaz de la misión institucional. Necesidades de adquisición de bienes y servicios de las unidades académicas y administrativas. SE CAMBIA POR: Identificación de la necesidad Solicitud de la Contratación Certificado de disponibilidad presupuestal Políticas financieras vigentes. Necesidades de adquisición de bienes y servicios contempladas en un plan de compras aprobado. SE CAMBIA POR: Documentos de solicitud de la contratación con su justificación Documentos soporte del certificado de disponibilidad presupuestal Proveedores (contratistas) evaluados para ser seleccionados y reevaluados para definir su continuidad. Bienes y servicios adquiridos o contratados de conformidad con los requisitos establecidos. SE CAMBIA POR: Acta de recibido a satisfacción Acta de liquidación en los casos donde sea aplicable Proyección, Recursos físicos, Recursos de Apoyo Académico SE CAMBIA POR: Todos los procesos. En planear - hacer: Contratación Directa se cambia por: Adelantar el procedimiento de contratación directa y oferta privada de menor cuantía para adquirir bienes servicios. Contrato legalizado previo análisis de ofertas y cotizaciones Informes de supervisión previa realización de pagos Actas de liquidación previo cumplimiento del objeto contractual definido Bien o servicio adquirido SE CAMBIA POR: Invitación a cotizar. Contrato legalizado. Actas de recibido a satisfacción. Acta de liquidación donde se aplique. Plan de Compras Institucional Solicitud de Contratación Aprobación de la compra por parte de la Junta de Compras Elaboración de convocatorias Entrada se cambia por: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Plan de Compras. Solicitud de contratación. Autorización del Consejo Superior en oferta pública. Decisión sobre el inicio del proceso por la junta de Compras. Elaboración de convocatorias. Actividad se cambia por: Adelantar el procedimiento de oferta privada de mayor cuantía y oferta pública para adquirir bienes y servicios. Salida se cambia por: Invitación a cotizar, publicación de la invitación, actas de la Junta de Compras, Contrato legalizado, actas de recibido a satisfacción y acta de liquidación, donde aplique. Entradas se cambia por: Ejecución de proyectos de investigación o proyección, bien sea que la Universidad actúe como aportante en un convenio o contratista en contratos interadministrativos, originados en invitaciones directas a la Universidad, participación en convocatorias externas, o contratos con otras instituciones o entre docentes, entre otras. Se cambia por: Adelantar el procedimiento para la celebración de convenios y contratos interadministrativos. Se cambia por: Celebración del convenio o legalización del contrato interadministrativo. Acta de supervisión para convenios. Contratos interadministrativos y contratos donde la Universidad funja como contratista. Acta de liquidación. PLAN DE MEJORAMIENTO: - Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes pertinentes definidas en el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora).	2016-02-17
3	Se ajusta el objetivo estratégico del proceso y las actividades SE AGREGA AUTORIZACION DE LA CONTRATACION LA QUE CORRESPONDE A LOS ORDENADORES Y SOLO DESPUES DE ESTA, SE PUEDE INICIAR EL PROCESO DE COMPRA SE MODIFICA CONFORME A LOS ULTIMOS CAMBIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONVENIOS Y OFERTAS COMERCIALES SE AMPLIA LOS RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD NO SOLO SON CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS	2014-03-10
2	Se traslada la actividad de elaboración del Plan de Compras Institucional al proceso de Planificación. El Plan de Compras, (de conformidad con el Estatuto de Contratación) se constrituye en una entrada del proceso de Contratación. En consideración a lo anterior, se ajustan los parámetros de control. Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso.	2009-07-15
1	Versión inicial	2008-08-14

DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN