Sistema Integrado de Gestión

	CARACTERIZACIÓN PROCESO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Código: CAR-IC-5	Versión: 10	Emisión: 2026-06-04

LÍDER DE PROCESO:	RECTOR UNIVERSIDAD RECTORÍA		RESPONSABLE(S):	RECTOR UNIVERSIDAD RECTORÍA
TIPO DE PROCESO:	ESTRATÉGICO

OBJETIVO:

Informar a la comunidad universitaria y comunidad en general sobre las directrices estrategias y acciones institucionales, con el fin de garantizar transparencia y publicidad en las actuaciones realizadas y promover una cultura organizacional orientada a la comunicación abierta, oportuna y confiable.

ALCANCE:

El alcance del proceso involucra actividades de comunicación externa, interna y +media hasta las disposiciones sobre el uso, tratamiento y custodia de la información institucional.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO:

No aplica

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:

HUMANOS

Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)

FISICOS

Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera

Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)

Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos)

Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)

Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)

Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación)

Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

ACTORES	ENTRADAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLES	SALIDAS	BENEFICIARIOS	REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Consejo Superior Consejo Académico Comunidad Universitaria Todos los procesos	Solicitudes de difusión de información de actividades.	Comunicación externa.	Unidad de prensa y comunicaciones	Boletines de prensa publicados Piezas gráficas y publicitarias elaboradas Parrilla de contenidos para redes sociales programada Productos audiovisuales institucionales producidos Comunicados institucionales Contenido institucional difundido en medios externos y digitales	Usuarios externos Comunidad Universitaria	7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora
Consejo Superior Consejo Académico Comunidad Universitaria Todos los procesos	Solicitudes de difusión de información de actividades	Comunicación interna y +media	Unidad de prensa y comunicaciones	Flash informativos Boletines internos Contenidos digitales y productos audiovisuales institucionales elaborados y divulgados a la comunidad universitaria Comunicados institucionales	Comunidad Universitaria	7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora

Documentos relacionados	Requisitos aplicables
Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos.	LEGALES Ver Normograma NTC ISO 9001-2015

PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Seguimiento al plan de comunicaciones * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Indicadores de gestión * Documentación controlada del SIG * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de información y comunicación.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO	INDICADORES
Mapas de riesgo SIG	Ver Observatorio Institucional

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
Diana Alejandra Loaiza Bermúdez - Profesional Especializado	JEFE DE OFICINA ASESORA -	RECTOR UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
10	Se realiza la actualización de la caracterización del proceso de Información y Comunicaciones con el fin de fortalecer la coherencia entre las actividades desarrolladas por el proceso y los elementos que conforman su interacción dentro del Sistema Integrado de Gestión. En este sentido, se ajustan las entradas, salidas y beneficiarios.	2026-06-04
9	Actualización de las actividades de comunicación externa, interna y +media.	2023-10-18
8	Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la Norma ISO 9001-2015	2021-08-09
7	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-15
6	Se modifica en el actuar del documento lo relacionado con las acciones de mejora.	2019-03-08
5	Se ajustan las actividades del proceso, incluyendo todo el tema de datos personales, cambiando el nombre de la segunda actividad y eliminando la actividad relacionada con comunicación organizacional, la cual se sugiere sea desarrollada desde gestión humana.	2017-02-21
4	Ajustes al objetivo estratégico del proceso y a las actividades, con el fin de darle al proceso de información y comunicación, una orientación más estratégica hacia la comunicación pública y organizacional	2014-03-12
3	Se cuenta de una plan anual de comunicaciones y con matriz de comunicacion en todos los procesos que satisfacen los requisitos de calidad de nuestro proceso.	2011-01-21
2	Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso. Se modifica la actividad No. 3 por "Concertación de agendas de comunicación interna y externa" Se modifica la actividad No. 4 por "Producción de mensajes y productos de comunicación" Se modifica la actividad No. 5 por "Administración de la información institucional. Se elimina la actividad No. 6. En consideracion a los anteriores cambios, se modifican las entradas y salidas del proceso.	2009-08-22
1	Versión inicial	2008-10-23

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CARACTERIZACIÓN PROCESO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN