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Caracterizacion proceso medicion analisis y mejora |
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| LÍDER DE PROCESO: |
JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
RESPONSABLE(S): |
JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
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| TIPO DE PROCESO: | DE EVALUACIÓN | ||||
| OBJETIVO: |
Gestionar la medición, análisis, evaluación y mejora del desempeño institucional en la Universidad de Caldas, mediante la implementación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de la generación y análisis de información, indicadores, informes, riesgos, planes de mejoramiento y demás productos del Sistema Integrado de Gestión, que soporten la toma de decisiones y la creación de valor público. |
| ALCANCE: |
El alcance del proceso comprende desde la planificación de la medición y evaluación de la gestión institucional, la recolección y análisis de información, el seguimiento al desempeño mediante indicadores, la gestión de riesgos, la identificación y tratamiento de salidas no conformes, la revisión por la dirección, hasta la formulación, seguimiento y cierre de planes de mejoramiento, en cumplimiento de los requisitos legales, normativos e internos, con el propósito de fortalecer el desempeño institucional y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: |
3.2. Porcentaje de satisfacción del servicio interno 3.4. Índice de Desempeño Institucional |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTORES | ENTRADAS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | SALIDAS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Todos los procesos |
Metodologías de medición de la satisfacción de los usuarios. Caracterización de los usuarios y servicios institucionales. Batería de preguntas diligenciadas por los usuarios. |
Planificar, aplicar y analizar la medición de la satisfacción de los usuarios internos y externos |
Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión
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Informe consolidado de medición de satisfacción de usuarios |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Entes de Control Externo Egresados Sociedad Todos los Procesos |
Elaboración y análisis de las entradas del informe de revisión por la dirección. |
Consolidar, analizar y presentar la información del desempeño institucional para la revisión por la dirección |
Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión
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Informe de revisión por la dirección socializado Acta de revisión por la dirección Acciones de mejora derivadas de la revisión por la dirección |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los procesos |
Información recopilada por parte de los procesos sobre su desempeño. |
Definir, medir y analizar los indicadores de gestión para evaluar el desempeño institucional |
Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión
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Cuadro de mando de indicadores institucionales actualizado Reporte de seguimiento a indicadores de gestión Análisis de resultados de desempeño institucional |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los procesos |
Salidas del proceso Reporte de salidas no conformes de los procesos misionales Criterios de conformidad de los productos y servicios |
Identificar, registrar, analizar y tratar las salidas no conformes, asegurando la implementación de correcciones. |
Profesional especializado del Sistema Integrado de Gestión
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Registro de salidas no conformes Reporte de tratamiento de salidas no conformes Evidencias de correcciones implementadas |
Proceso Docencia Proceso Investigación Proceso Proyección |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los procesos Estado |
Mapa de riesgos por proceso, lineamientos y metodología del DAFP, análisis del contexto institucional (riesgos de gestión y corrupción) y resultados de seguimiento previo. |
Formular, actualizar y realizar seguimiento a los riesgos institucionales |
Profesional especializado del Sistema Integrado de Gestión
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Mapa de riesgos institucional consolidado Reporte de seguimiento y monitoreo de riesgos. |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los procesos |
Resultados de la revisión por la dirección, análisis de riesgos, salidas no conformes, cambios normativos y necesidades de mejora identificadas en los procesos |
Identificar, evaluar, aprobar e implementar los cambios que impactan el Sistema Integrado de Gestión |
Profesional especializado del Sistema Integrado de Gestión
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Registro de cambios del Sistema Integrado de Gestión Plan de implementación de cambios Evidencias de implementación de cambios |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los procesos |
Resultados del seguimiento al desempeño (indicadores), salidas no conformes, resultados de auditorías, revisión por la dirección, análisis de riesgos y oportunidades de mejora identificadas. |
Formular, implementar y realizar seguimiento a las acciones de mejora del Sistema Integrado de Gestión. |
Profesional especializado Sistema Integrado de Gestión
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Plan de mejoramiento institucional actualizado Reporte de seguimiento a planes de mejoramiento Registro de cierre de acciones de mejora |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Estado |
Lineamientos del MIPG, resultados FURAG, autodiagnósticos institucionales, planes institucionales y resultados de seguimiento del desempeño |
Coordinar, hacer seguimiento y evaluar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la institución. |
Profesional especializado del Sistema Integrado de Gestión
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Reporte de avance de implementación del MIPG Resultados institucionales del FURAG Seguimiento a políticas de gestión y desempeño |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Docentes Facultades Todos los procesos Estudiante (s) Estado Egresados Entorno Sistemas de información |
Activos de conocimiento institucional (explícito y tácito), resultados de indicadores e informes de evaluación, encuestas de satisfacción y clima organizacional, resultados de auditorías y revisión por la dirección, normatividad aplicable, buenas prácticas y lecciones aprendidas. |
Identificar, documentar, actualizar y gestionar el conocimiento institucional, incluyendo buenas prácticas y lecciones aprendidas. |
Profesional especializado Sistema Integrado de Gestión
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Mapa de conocimiento institucional actualizado Repositorio de buenas prácticas y lecciones aprendidas. Documentación del SIG con conocimiento crítico actualizado. |
Todos los procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma Acuerdo 16 de 2022. NTC ISO 9001-2015 |
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* Seguimiento a los indicadores * Seguimiento a la satisfacción del beneficiario * Seguimiento a la revisión por la dirección * Seguimiento al plan de acción * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con todos los servicios |
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Mapas de riesgo SIG |
Ver Observatorio Institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 15 | Se actualiza la caracterización con el fin de ajustar su estructura y mejorar la claridad en la definición de actividades, responsables e indicadores, en coherencia con las necesidades actuales del Sistema Integrado de Gestión. | 2026-04-15 |
| 14 | Se modifica la caracterización del proceso para incluir la actividad Gestión del conocimiento . | 2025-07-08 |
| 13 | Se actualizan las actividades y se incluye el modelo integrado de desempeño institucional como parte del proceso. | 2024-07-28 |
| 12 | Actualización de las actividades del proceso. | 2023-10-23 |
| 11 | Se ajustan los objetivos de calidad asociados al proceso. | 2023-09-26 |
| 10 | Se eliminan el objetivo de calidad 1.1. Porcentaje de quejas y reclamos relacionados con la prestación de los servicios universitarios. Se eliminan las siguientes actividades: Recepción, seguimiento, control y análisis de PQRS, verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de compras, plan de mejoramiento... y formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora..., y se cambia el nombre de la última actividad por: Gestión de las auditorías de calidad. | 2022-11-18 |
| 9 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001: 2015 | 2021-08-09 |
| 8 | Se Incluye la actividad de auditorias internas de calidad | 2020-10-20 |
| 7 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 6 | Se modifican las acciones de mejora en el actuar de la caracterización. | 2019-03-08 |
| 5 | Teniendo en cuenta la implementación de la Norma Técnica de Calidad ISO9001 en su Versión 2015, debe ser incorporadas como actividades al proceso de Medición, Análisis y Mejora, la Gestión del Riesgo y Gestión del Cambio para dar cumplimiento a lo establecido por la nueva norma. Si bien la Gestión del riesgo ha sido desarrollada dentro de la institución, no ha sido gestionada como actividad. Y la gestión del cambio si representa una nueva actividad que debe gestionarse a partir de ahora en la institución. | 2018-03-19 |
| 4 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en consideración a los parámetros de control definidos en el componente "Verificar" de la caracterización. | 2014-03-27 |
| 3 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en consideración a los parámetros de control. | 2009-07-22 |
| 2 | Se pasó la actividad de auditorias internas para el proceso de Control y Seguimiento, ya que a través de las auditorías realizadas se detectó su conveniencia en este otro proceso. Se precisaron las salidas del proceso y se ajustó esta información. En el planear - hacer se ajustó la actividad de Medición y analisis del desempeño de los proveedores. Se eliminó la actividad de fomento a la cultura de la excelencia, por hacer parte de los programas de capacitación del proceso de Gestión Humana. Se ajustaron los parámetros de control de acuerdo a los cambios efectuados en las actividades del proceso | 2008-12-15 |
| 1 | Versión inicial | 2008-08-14 |
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