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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS |
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| LÍDER DE PROCESO: |
VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA |
RESPONSABLE(S): |
VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA |
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| TIPO DE PROCESO: | DE APOYO | ||||
| OBJETIVO: | Gestionar el suministro de recursos físicos y tecnológicos de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos y externos para brindar continuidad y eficacia en la prestación de servicios universitarios, por medio de la adquisición, el control y el mantenimiento de los recursos, optimizando su uso y la racionalidad en las inversiones realizadas, con excepción de los programas especiales quienes son auto-sostenibles. |
| ALCANCE: | Involucra actividades de identificación y/o recepción de las necesidades del servicio de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, fortalecimiento de la infraestructura tecnológica, registro de los bienes, infraestructura física y sostenibilidad ambiental hasta la mejora de la prestación de dichos servicios. Se excluye del alcance del proceso y de la norma, la calibración de equipos de los laboratorios de docencia, ya que se utilizan sólo para fines académicos y el mantenimiento preventivo y correctivo de los laboratorios de extensión, ya que son programas especiales autofinanciados. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | No aplica |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Todos los Procesos |
Necesidades de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles | Gestión del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles | Líder grupo de trabajo servicios generales | Bienes muebles e inmuebles en óptimas condiciones |
Todos los Procesos |
7.1.3 Infraestructura 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Necesidades de infraestructura tecnológica existente y presupuesto institucional | Gestión del mantenimiento y fortalecimiento de la infraestructura tecnológica. | Líder grupo de trabajo sistemas | Disponibilidad de infraestructura tecnológica de acuerdo a los requerimientos institucionales Infraestructura tecnológica soportada y mantenida |
Todos los Procesos |
7.1.3 Infraestructura 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Bienes adquiridos por las diferentes unidades - Bienes en existencia e inventarios | Gestión de bienes | Líder grupo de trabajo servicios generales | Adquisición, uso, mantenimiento y disposición final de bienes muebles e inmuebles. |
Todos los Procesos |
7.1.3 Infraestructura 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Necesidades de vigilancia y seguridad en sedes - Contratos de vigilancia privada | Seguridad física | Líder grupo de trabajo servicios generales | Aseguramiento de bienes muebles e inmuebles y grupos de interés. |
Todos los Procesos |
7.1.3 Infraestructura 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Disposiciones legales en materia ambiental Evaluación de aspectos e impactos ambientales | Gestión ambiental | Líder grupo interno de gestión ambiental. | Mejoramiento continuo de las condiciones ambientales de la Universidad. |
Todos los Procesos |
7.1.3 Infraestructura 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Lineamientos generales emitidos por la Oficina de Planeación y Sistemas - Plan de obras - Presupuesto - Necesidades y requerimientos de mejoramiento de infraestructura - Diseños de acuerdo a los requerimientos | Gestión de infraestructura física | Líder grupo interno de Desarrollo Físico | Mantenimiento y obras de infraestructura ejecutadas. |
Todos los Procesos |
7.1.3 Infraestructura 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma
NTC ISO 9001-2015 |
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* Oportunidad: en la atención del mantenimiento.
* Recursos: Existencia de disponibilidad presupuestal. * Operatividad: De los recursos. * Vigencia: Del hardware y software en el corto plazo. * Seguridad: de la infraestructura para la protección de hardware y software, licencias, repuestos de los equipos de cómputo y de las redes de cableado estructurado. * Medición y seguimiento: A la prestación del servicio de mantenimiento * Soporte: de la compra o adquisición de bienes en los inventarios de la Universidad. * Método: Utilizado para la administración de los inventarios de bienes devolutivos. * Indicadores * Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas. * Revisión de las etapas durante su producción. * Normatividad legal e institucional relacionada. |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 10 | Se eliminan los objetivos de calidad, se realizan ajustes en insumos, actividades, responsables y en los resultados. | 2023-10-23 |
| 9 | Corrección de error en los parámetros de seguimiento y control y ajuste en los requisitos para auditar de acuerdo a lo establecido en la Norma ISO 9001-2015. | 2022-08-24 |
| 8 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
| 7 | Se actualiza el actuar del documento debido a que se modifica el tratamiento a las acciones de mejora. | 2019-03-08 |
| 6 | Se modifica el actuar del documento con la actualización de las acciones de mejora. | 2019-03-07 |
| 5 | Actualización de versión | 2016-02-18 |
| 4 | Se cambia el objetivo estratégico del proceso y se complementan las actividades del proceso. Se ajustan los controles y la descripción del servicio no conforme | 2014-03-20 |
| 3 | Se hace necesario realizar ajustes a la caracterización, agregando una quinta actividad relacionada con la gestión ambiental. Además, se requiere actualizar algunos aspectos normativos y corregir errores de redacción. | 2012-01-26 |
| 2 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso. Se agruparon las actividades teniendo en cuenta la pertinencia y alcance de cada uno de los proceso, como en el caso de la construcción de obras, administración de infraestructura y administración de espacios físicos, sobre los cuales se consideró su incidencia total en los procesos de planificación y contratación. Se precisaron proveedores, entradas y salidas y la redacción de las actividades. De acuerdo con lo anterior, se ajustaron los parámetros de control y de mejora. | 2009-07-22 |
| 1 | Versión inicial | 2008-08-19 |
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