1. Alcance normativo de la reserva disciplinaria

En los términos del artículo 115 de la Ley 1952 de 2019 y del artículo 35 del Acuerdo 045 de 2021 de la Universidad de Caldas, las actuaciones disciplinarias son de carácter reservado desde la etapa de indagación previa o investigación disciplinaria hasta que se formule pliego de cargos o se ordene el archivo definitivo del proceso, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales.

Esta reserva tiene como finalidad proteger el debido proceso, la confidencialidad de la información recaudada, los derechos fundamentales de las personas involucradas y la eficacia de la actuación disciplinaria. Durante ese periodo, el expediente no podrá ser consultado por terceros, y solo tendrán acceso los sujetos procesales. 

En casos de violencia sexual, conforme al artículo 13, numeral 1 de la Ley 1917 de 2014, se debe preservar en todo momento la intimidad y privacidad de la víctima, manteniendo la confidencialidad sobre su identidad, residencia, teléfono, lugar de trabajo o estudio, incluyendo la de su familia y personas allegadas. Esta protección es irrenunciable para víctimas menores de 18 años.

Una vez formulado el pliego de cargos o emitido el archivo definitivo, cesa la reserva general de la actuación disciplinaria. No obstante, ciertos documentos pueden mantener su carácter reservado, cuando así lo determine la Constitución o la ley, como ocurre con las historias clínicas, valoraciones psicológicas, documentos protegidos por el secreto profesional o aquellos que afectan derechos a la intimidad o seguridad personal, de conformidad con el artículo 192 de la Ley 1952 de 2019.

El alcance y naturaleza de esta reserva ha sido reiterado por la Sentencia C-030 de 2024 de la Corte Constitucional, la cual sostuvo que si bien el derecho a la intimidad debe ser respetado, la reserva legal no es oponible a las autoridades disciplinarias, quienes pueden requerir información confidencial siempre que actúen conforme a los principios de legalidad, necesidad, pertinencia y proporcionalidad, y adopten medidas reforzadas para su tratamiento.

2. Obligación de advertir la reserva

La reserva de la actuación disciplinaria no solo impone una limitación al acceso de terceros, sino que también genera deberes específicos de confidencialidad para los sujetos procesales. Por ello, es fundamental que los funcionarios instructores y juzgadores adviertan de manera expresa y formal la existencia de la reserva procesal y sus alcances las diligencias y actos correspondiente.

Esta obligación se desprende del artículo 115 de la Ley 1952 de 2019, que establece que el investigado está obligado a guardar la reserva de las pruebas que por disposición de la Constitución o la ley tengan dicha condición. Así mismo, responde al correcto manejo de información sensible, conforme lo señala la jurisprudencia constitucional y las normas de transparencia.

La advertencia sobre la reserva deberá constar expresamente en:

• El contenido de las diligencias practicadas, dejando constancia en el acta de que se informó a los sujetos intervinientes el carácter reservado del proceso y su deber de confidencialidad.
• Las notificaciones del auto de apertura de investigación disciplinaria, del pliego de cargos (si se mantiene reserva sobre documentos específicos) y del archivo formal.
• Los oficios o correos mediante los cuales se entreguen copias del expediente a los apoderados o representantes, cuando se incluyan documentos sometidos a reserva legal. En estos casos, se deberá señalar expresamente que no está autorizada su divulgación.

La advertencia debe incluir, al menos, los siguientes elementos:

• La mención expresa de que la actuación se encuentra sometida a reserva legal hasta la formulación del pliego de cargos o el archivo definitivo.
• La indicación de que determinados documentos conservarán su condición de reserva permanente por disposición del artículo 192 de la Ley 1952 de 2019.
• La posibilidad de que la inobservancia de esta reserva pueda comprometer responsabilidades disciplinarias o legales, según el caso.

Estas medidas aseguran el cumplimiento efectivo del régimen de reserva y contribuyen a preservar los derechos de todas las personas involucradas en el proceso.

3. Documentos que deben incorporarse al expediente en carpeta separada.

Conforme al artículo 192 de la Ley 1952 de 2019, deben ser tratados como documentos reservados aquellos que, por su contenido, estén expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley. Esta clasificación implica que tales documentos deben ser incorporados al expediente en cuaderno o carpeta separada, manteniendo su condición de reserva de manera permanente, incluso después de terminada la reserva general de la actuación disciplinaria.

Los sujetos procesales pueden consultarlos, pero no se permite la expedición de copias, salvo que se trate del titular de la información o su apoderado con facultad expresa, conforme a lo previsto en la Ley 1437 de 2011 y la Ley 1712 de 2014.

Entre los documentos que deben manejarse en carpeta reservada, se encuentran:

• Historias clínicas e informes médicos o psicológicos que contengan datos sensibles sobre el estado físico o mental de una persona.
• Valoraciones psicológicas o psiquiátricas, informes de acompañamiento terapéutico y diagnósticos de riesgo.
  Información sensible o privada que reposa en historias laborales. 
• Información protegida por el secreto profesional, como informes elaborados por profesionales en derecho, psicología o medicina en el marco de su ejercicio ético.
• Registros de llamadas, correos electrónicos o mensajes de datos que contengan información privada, aun cuando hayan sido allegados por empresas u oficinas institucionales.
• Documentos con datos sensibles, tales como informes de situaciones de violencia basada en género, discriminación, orientación sexual, creencias religiosas, convicciones políticas o condiciones de salud.
  Documentos que afecten derechos de niños, niñas y adolescentes.

El mantenimiento de una carpeta o cuaderno reservado garantiza el cumplimiento de las normas de protección de datos, intimidad y debido proceso, y evita la divulgación indebida de información protegida.

Para una gestión adecuada de los documentos reservados en el expediente digital, se recomienda observar las siguientes pautas:

• Clasificar e identificar la carpeta digital con el rótulo “Documentos sometidos a reserva”, conforme a lo dispuesto en el artículo 192 de la Ley 1952 de 2019.
• Limitar su acceso únicamente a los funcionarios del Grupo Interno de Control Disciplinario que tengan asignada la instrucción o juzgamiento del caso.
• Permitir su visualización presencial en la secretaría del despacho, sin que se autorice la expedición de copias, ni el otorgamiento de enlaces de acceso.
• Advertir expresamente su existencia a los sujetos procesales, indicando que los documentos allí contenidos conservan su carácter reservado y que su consulta debe realizarse en sede.
• Registrar todo acceso o revisión a esta carpeta digital, dejando constancia en el expediente de la fecha, persona que accede y propósito de la revisión.

4. Recomendaciones generales para el manejo de la reserva disciplinaria 

Con el fin de garantizar una aplicación uniforme y rigurosa de la reserva en las actuaciones disciplinarias, se formulan las siguientes recomendaciones dirigidas a los funcionarios de instrucción y juzgamiento del Grupo Interno de Control Disciplinario:

• Aplicar la reserva desde el inicio de la indagación previa o de la investigación disciplinaria, sin que se requiera acto expreso para ello, conforme al artículo 115 de la Ley 1952 de 2019 y al artículo 35 del Acuerdo 045 de 2021.
• Dejar constancia expresa en cada diligencia practicada durante la fase de instrucción de que la actuación se encuentra sometida a reserva, y que los sujetos procesales o intervinientes han sido debidamente advertidos al respecto.
• Verificar si los documentos recibidos o recaudados contienen información sensible o reservada, y proceder de forma inmediata a clasificarlos e incorporarlos en una carpeta separada dentro del expediente digital.
• Restringir el acceso a la carpeta digital reservada, permitiendo su visualización únicamente de forma presencial y bajo supervisión institucional, sin habilitar enlaces ni entregas por medios electrónicos.
• Llevar un registro documentado de cada acceso o consulta a la carpeta digital reservada, indicando quién accedió, la fecha y el motivo.
• Abstenerse de entregar copias, físicas o digitales, de documentos clasificados como reservados, salvo en los casos legalmente autorizados, como cuando lo solicita el titular de la información o su apoderado con facultad expresa.