Definiciones y Términos

Política de Gratuidad de Matrícula:

Es una iniciativa del Gobierno Nacional, con la que se busca promover el acceso, permanencia y graduación de estudios superiores, y la disminución de la deserción universitaria, así como garantizar la gratuidad en la educación superior para estudiantes de bajos recursos económicos, procurando cubrir el costo de la matrícula para programas de pregrado, ofertados en cualquier modalidad por las IES públicas, los cuales pueden ser de formación técnica profesional, tecnológica o profesional universitaria, incluyendo la formación por ciclos propedéuticos.

El beneficio que se otorga en el marco de la Política de Gratuidad en la Matrícula consiste en el pago del valor de la matrícula ordinaria neta de los estudiantes, con cargo a los recursos que el Gobierno Nacional destine.

La matrícula ordinaria neta corresponde al valor inicialmente liquidado por las IES públicas por concepto de matrícula, menos la aplicación de los descuentos o apoyos a los que el estudiante tenga derecho, tales como: descuento por certificado electoral vigente, becas, apoyos de las entidades territoriales y de las mismas instituciones de educación superior públicas u otras fuentes o conceptos. Este valor no incluye el pago de derechos pecuniarios por cursos intersemestrales, situaciones académicas diferentes a la matrícula regular, derechos de grado, cobros complementarios, extraordinarios, extemporáneos, administrativos, ni ningún otro derecho pecuniario.

Análisis de Recursos de Gratuidad 

Es el proceso mediante el cual la institución revisa, valida y ajusta la aplicación de los recursos proyectados por el Ministerio de Educación Nacional (MEN) para financiar la matrícula neta de los estudiantes beneficiarios de la Política de Gratuidad. 

Medidas de Ajuste: 

Se refiere a las acciones que define la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con el fin de lograr un equilibrio entre los recursos aportados por el Ministerio de Educación Nacional y la proyección del cálculo de cargos y exenciones de los recibos de pago de matrícula.

Normatividad

Acuerdo 27 de 2002, del Consejo Superior, “Por el cual se modifica el régimen de matrículas de los programas ofrecidos en la modalidad a distancia”.

Acuerdo 022 de 2012, del Consejo Superior, “Por el cual se unifican los Acuerdos 001, 012 y 013 de 2011, que establecen el régimen de matrículas para los estudiantes regulares de pregrado de la Universidad de Caldas y se hacen unas modificaciones”.

Acuerdo 046 de 2014, del Consejo Superior, “Por el medio del cual se exonera en el 50% el valor de la matrícula de estudiantes de pregrado que ingresen a partir de 2015-1 a programas regionales, del 20% a estudiantes destacados de los programas de posgrado regionales y del 80% a los egresados de programas regionales que ingresen al ciclo profesional del programa de Ingeniería Mecatrónica”.

Acuerdo 71 de 2023, del Consejo Superior, “Por el cual se adoptan de forma transitoria artículos en el acuerdo 022 de 2012”.

Acuerdo 73 del 2023. del Consejo Superior, “Por el cual se modifica el artículo 9 del Acuerdo Nro. 20 de 2010 “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de la oferta de Programas a Distancia”.

Ley 2307 de julio de 2023, por la cual se establece la gratuidad en los programas de pregrado en las instituciones de educación superior públicas del país.

Decreto 2271 de diciembre 29 de 2023, para reglamentar la Ley 2307 de 2023 y el artículo 123 de la Ley 2294 de 2023.

Reglamento Operativo Política de Gratuidad en matrícula de los programas de pregrado en las instituciones de educación superior públicas del país.

Proyección del cálculo de cargos y exenciones de los recibos de pago de matrícula:

1. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas a través del Grupo Interno de Trabajo de Sistemas realiza la proyección del cálculo de cargos y exenciones de los recibos de pago de matrícula, teniendo en cuenta la normativa que aplicó a cada estudiante para su proceso de liquidación. Esta proyección debe efectuarse con un mes de anticipación a la generación de recibos de pago, tomando como referencia la información publicada en el SIA y el salario mínimo vigente para el año lectivo. Para este cálculo preliminar se utilizan los datos del semestre inmediatamente anterior, con el fin de anticipar posibles variaciones, identificar escenarios de aplicación de beneficios y prever los ajustes requeridos en la conciliación de recursos de gratuidad.

2. La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, de acuerdo con el análisis realizado a la proyección de matrículas, realiza las acciones necesarias para equilibrar el valor total calculado en los recibos de pago por concepto de gratuidad con el techo presupuestal proyectado por el Ministerio de Educación Nacional. Dichas acciones garantizan la correcta asignación de los recursos y asegura el cumplimiento de los lineamientos del reglamento operativo.

3. La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, notifica al Grupo Interno de Sistemas mediante correo electrónico, para que proceda a ejecutar la generación masiva de recibos de pago de matrícula en el Sistema de Información Académica (SIA). Esta notificación incluye las decisiones adoptadas, los ajustes autorizados y los lineamientos que deben ser aplicados en el proceso.

4. El Grupo Interno de Sistemas, de acuerdo con el calendario académico, realiza la generación masiva de recibos de pago de matrícula en el SIA, aplicando los lineamientos definidos por la Oficina de Planeación y los ajustes establecidos durante la proyección y conciliación de recursos de gratuidad.