Generalidades

El Grupo Interno de Control Disciplinario adscrito a la Secretaría General de la Universidad de Caldas, debe elaborar un informe semestral centrado específicamente en casos de discriminación, violencia de género o prejuicio, con cortes a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año.

El informe semestral permitirá verificar la eficiencia, eficacia, oportunidad y debida diligencia por parte del grupo disciplinario en el desarrollo de estos procesos, aplicando los estándares constitucionales señalados en la Sentencia T-235/2025.

En este sentido, el informe deberá contener: 

Información General del Informe

• Período reportado (semestre)
• Fecha de elaboración
• Funcionario(s) responsable(s) de la elaboración

Datos Estadísticos

• Análisis Cuantitativo
• Número total de procesos disciplinarios en trámite por violencias basadas en género, discriminación o prejuicio en el semestre.
• Clasificación por tipo de presunta violencia o discriminación.
• Número de procesos en trámite por etapa procesal.
• Caracterización de sujetos procesales por estamentos.
• Número de procesos culminados y decisión con la finalizó. 

Análisis Cualitativo. 

Aplicación de enfoque de género y diferencial

Para cada proceso disciplinario por violencia basada en género, discriminación o prejuicio, se evaluará:

• Identificación y clasificación adecuada del caso: Verificar si la actuación disciplinaria se identificó explícitamente que el caso corresponde a violencia basada en género, discriminación o prejuicio.
  Reconocimiento de la víctima como sujeto procesal: Verificar si se reconoció formalmente la calidad de víctima como sujeto procesal dentro del expediente.
• Información sobre derechos y facultades procesales: Verificar si existe constancia de que se le informaron a la víctima sus derechos dentro del proceso disciplinario.
• Citación a ratificación y ampliación de queja: Verificar si se citó a la victima a diligencia de ratificación y ampliación de queja en cumplimiento de los parámetros establecidos en el Instructivo Código I-CD-952. 
• Medidas de protección: Verificar si durante la actuación disciplinaria se identificó la adopción de medidas de protección y su cumplimiento.
• Garantía de no confrontación con el presunto agresor: Verificar si se tomaron medidas para evitar la confrontación directa entre la víctima y el presunto agresor en el tramite de la actuación disciplinaria.
• Aplicación de normativa específica: Verificar si en las decisiones procesales se hace referencia expresa a normativa especializada en materia de género, discriminación o prejuicio.
• Confidencialidad: Verificar si una vez levantada la reserva procesal de la actuación disciplinaria se mantuvo la protección de datos sensibles, especialmente los relacionados con la víctima.

Tiempos de respuesta institucional 

Para cada proceso disciplinario en trámite por violencia basada en género, discriminación o prejuicio, se analizará:

• Tiempo de respuesta inicial: Verificar si la primera actuación procesal se realizó dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción formal de la queja.
• Cumplimiento términos en indagación previa: Verificar si la etapa de indagación preliminar se tramitó dentro del término de tres meses establecido en el artículo 67 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento de los términos en investigación disciplinaria: Verificar si la etapa de investigación disciplinaria se tramitó dentro del término de 2, 6 o 9 meses, según corresponda de conformidad con el artículo 68 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento de los términos en la prórroga de investigación: Verificar si hubo prorroga de investigación y se trámite en el término de 1 o 3 meses, según corresponda, como lo dispone el inciso 5 del articulo 68 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento del término para alegatos precalificatorios: Verificar si se otorgó el término de diez (10) días para alegatos precalificatorios conforme al artículo 69 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento del término para evaluación de la investigación: Verificar si la evaluación del mérito de las pruebas recaudadas y formulación de pliego de cargos o archivo se realizó dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a los alegatos precalificatorios, conforme al artículo 70 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento del término para descargos: Verificar si se otorgó el término de quince (15) días para presentación de descargos, conforme al artículo 72 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento del término probatorio en descargos: Verificar si las pruebas ordenadas en descargos se practicaron en un término no mayor de treinta (30) días, conforme al artículo 74 del Acuerdo 045 de 2021.
  Cumplimiento del término para alegatos de conclusión: Verificar si se otorgó el traslado común por diez (10) días para alegatos de conclusión, conforme al artículo 75 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento del término para fallar: Verificar si el fallo se profirió dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del término para presentar alegatos de conclusión, conforme al artículo 76 del Acuerdo 045 de 2021.
• Cumplimiento de términos en segunda instancia: Verificar si el Tribunal Disciplinario sesionó dentro de los treinta (30) días siguientes a la remisión del recurso y emitió la decisión dentro de los quince (15) días siguientes a la sesión, conforme al artículo 77 del Acuerdo 045 de 2021.
• Atención oportuna a solicitudes de las víctimas: Verificar si el tiempo de respuesta a las peticiones de la víctima se dio el termino de 3 o 15 días hábiles según corresponda conforme al artículo 38 del Acuerdo 045 de 2021

Garantías procesales: 

Para cada proceso disciplinario por violencia basada en género, discriminación o prejuicio, se analizará: 

• Debido proceso: Verificar si se garantizaron los derechos de defensa y contradicción de los sujetos procesales, conforme al Acuerdo 045 de 2021.
• Notificaciones oportunas: Verificar si todas las decisiones procesales fueron debidamente notificadas a los sujetos procesales, en los términos y formas establecidos en la normatividad vigente. 
• Acceso al expediente: Verificar si se garantizó a los sujetos procesales el acceso oportuno al expediente
  Motivación de decisiones: Verificar si todas las decisiones procesales cuentan con una motivación suficiente, clara y específica, especialmente aquellas que involucran valoración probatoria en casos de violencia basada en género, discriminación o prejuicio.
• Recursos procesales: Verificar si se informó adecuadamente sobre los recursos procedentes contra cada decisión y si estos fueron resueltos cuando fueron interpuestos. 

Metodología de Evaluación y Presentación de Resultados 

Para realizar la verificación y análisis de los componentes cualitativos, el Grupo Interno de Control Disciplinario implementará la siguiente metodología: 

a) Lista de chequeo por proceso: Para cada proceso disciplinario por violencia basada en género, discriminación o prejuicio, se aplicará una lista de verificación que evaluará el cumplimiento de los criterios establecidos en cada componente del análisis cualitativo, con las siguientes opciones de calificación: 

- Cumple: Se evidencia pleno cumplimiento del criterio.
- Cumple parcialmente: Se evidencia un cumplimiento parcial o incompleto.
- No cumple: No se evidencia cumplimiento del criterio.
- No aplica: El criterio no es aplicable al caso específico. 

b) Consolidación automática de datos: Se diseñará una matriz en Excel que recopile automáticamente los resultados de todas las listas de chequeo individuales, calculando: 

- Número y porcentaje de procesos que cumplen cada criterio
- Número y porcentaje de procesos que cumplen parcialmente cada criterio 
- Número y porcentaje de procesos que no cumplen cada criterio

c) Análisis de resultados consolidados: Se analizará los datos consolidados para identificar los criterios con mayor y menor cumplimiento, en cual de las etapas del proceso se presentan mayores demoras, las causas objetivas que pueden estar generándolas, detectar patrones o tendencias relevantes y las estrategias implementadas para agilizar el trámite de estos procesos.

d) Sustentación de la información: Con base en los datos consolidados, se elaborará un informe conciso que incluirá:

- Resumen estadístico de cumplimiento por criterio. 
- Análisis de los hallazgos más relevantes.
- Recomendaciones específicas para mejorar el desempeño.

Reserva de Información y Protección de Datos

El informe deberá garantizar la reserva legal de los procesos disciplinarios conforme al artículo 35 del Acuerdo 045 de 2021. Se prohíbe la inclusión de datos sensibles, información que permita identificar a las víctimas o detalles específicos que puedan afectar su dignidad o intimidad.

Para la elaboración del informe se utilizarán códigos de identificación de los procesos sin revelar nombres o información personal de las partes involucradas.