CONTENIDO

1. DEFINICIONES GENERALES.

2. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO -Acuerdo 014 de 2010. 

2.1 Licencias

2.2 Permisos

2.3 Comisiones

2.4 Encargos

2.5 Vacaciones

2.6 Suspensión. 

2.7 Retiro del servicio. 

2.8 Consideración general para el personal administrativo.

3. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PERSONAL DOCENTE DE PLANTA - Acuerdo 21 DE 2002.

3.1 En Servicio

3.2 Licencias

3.3 Permisos.

3.4 Comisiones

3.5 El Año Sabático

3.6 Vacaciones.

3.7 Encargo 

3.8 Suspensión 

3.9 Retiro del Servicio 

1. DEFINICIONES GENERALES.

• Servicio activo: cuando el servidor público se encuentra ejerciendo las funciones del empleo del cual ha tomado posesión. 
• Licencia: autorización temporal para separarse del servicio, manteniendo vínculo institucional y, por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley.
• Permiso: autorización para ausentarse por periodos cortos con justa causa.
• Calamidad: De acuerdo a los pronunciamientos de la Corte Constitucional, se debe entender por grave calamidad doméstica todo suceso familiar cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del trabajador, en la cual pueden verse amenazados derechos fundamentales de importancia significativa en la vida personal o familiar del mismo, como por ejemplo una grave afectación de la salud o la integridad física de un familiar cercano hijo, hija, padre, madre, hermano, cónyuge o compañero, el secuestro o la desaparición del mismo, una afectación seria de la vivienda del trabajador o de su familia por caso fortuito o fuerza mayor. 
• Comisión: autorización temporal para cumplir funciones propias del cargo o distintas a las propias o para estudios o para ejercer un cargo administrativo. 
• Encargo: los servidores públicos podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
• Vacaciones: Derecho a descanso remunerado. 
• Suspensión:   separación temporal del empleo que se ejerce como consecuencia de una orden de autoridad judicial, fiscal o disciplinaria, la cual deberá ser decretada mediante acto administrativo motivado y generará la vacancia temporal del empleo.
• Retiro del servicio: es la cesación en el ejercicio de funciones públicas. 

2. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

 (Acuerdo 014 de 2010).

2.1 Licencias.

2.1.1 No remunerada: Los empleados tienen derecho a licencia ordinaria a solicitud propia, hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. Si ocurre justa causa a juicio de la oficina de Gestión Humana, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más.

 Gestión y trámite:  

• Solicitud: Se debe hacer mediante oficio dirigido al Rector con copia al jefe inmediato. 
• Término: La solicitud debe hacerse con 15 días de anticipación a la fecha de inicio de la licencia. 
• Autorización: A través de acto administrativo emitido por el Rector. 
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza la situación administrativa. Ningún servidor público podrá disfrutar de la licencia sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

2.1.2 Por enfermedad, maternidad y paternidad según normas vigentes, manteniendo remuneración y seguridad social.

 Gestión y trámite:

• Solicitud: Se debe remitir el certificado de licencia de maternidad y paternidad o la incapacidad por enfermedad común o por accidente laboral a la Oficina de Gestión Humana al correo electrónico institucional incapacidades@ucaldas.edu.co
• Término: La solicitud debe hacerse de forma inmediata a la expedición del certificado médico.

2.1.3 Por luto: Los empleados públicos tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013, o las normas que la modifiquen o adicionen.

 Gestión y trámite:  

• Solicitud: Una vez ocurrido el hecho que genere la licencia por luto el empleado deberá informarlo al Rector con copia a la Oficina de Gestión Humana. 
• Adicionalmente el servidor público dentro de los 30 días siguientes deberá allegar la documentación que la soporta en los términos del artículo 1º de la Ley 1635 de 2013. 
• Término: La solicitud debe hacerse de forma inmediata al momento en que se tiene conocimiento del fallecimiento.
• Autorización: A través de acto administrativo emitido por el Rector. 
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza la situación administrativa. 

 2.2 Permisos.

2.2.1 Por estudio: Los servidores públicos pueden solicitar permiso académico hasta 2 horas diarias. 

Gestión y trámite: 

• Solicitud: El servidor público deberá solicitar el permiso de estudio a la Oficina de Gestión Humana mediante oficio con el visto bueno del jefe Inmediato y adjuntando el certificado de la institución de Educación Superior o documento que se asimile, en el que se evidencie el horario y fechas de las actividades académicas a cursar al correo electrónico de capacitacion@ucaldas.edu.co
• Término: La solicitud debe hacerse por lo menos con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio de las clases. 
• Autorización: A través de un acta de compromiso suscrita entre el/la Jefe de la Oficina de Gestión Humana y el servidor público estudiante, donde se concede el permiso de estudio, indicando que primará la prestación del servicio. 
• Comunicación: A través de la Oficina de Gestión Humana se procede a comunicar el acta de compromiso al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y al Jefe Inmediato del servidor público. Ningún servidor público podrá disfrutar del permiso de estudio sin que se haya suscrito el acta de compromiso.

 2.2.2 Por calamidad doméstica: Los servidores públicos tendrán derecho hasta por 3 días hábiles de permiso remunerado por calamidad doméstica, sin más requisitos previos que el diligenciamiento del formato para solicitud y autorización de permisos dispuesto por la Oficina de Gestión Humana para tal fin. 

Gestión y trámite:  

• Solicitud: Una vez ocurrido el hecho que genere la calamidad el servidor público deberá reportarlo a la Oficina de Gestión Humana al correo electrónico de novedades.nomina@ucaldas.edu.co a través del diligenciamiento del formato para solicitud y autorización de permisos que se encuentra establecido en el SIG: Guía de trámites y servicios de Gestión Humana
• Aunado a lo anterior, el servidor público una vez diligencie el formato de permisos deberá justificar en la parte de Observaciones del formato mencionado el motivo que originó la calamidad y una vez se reincorpore allegar los soportes necesarios para demostrarla. 
• Término: La solicitud debe hacerse de forma inmediata al momento en que se tiene conocimiento del hecho calamitoso y la documentación deberá ser allegada dentro de los 30 días siguientes a la reincorporación. 

2.2.3 Permisos remunerados: El servidor público tendrá derecho a solicitar hasta cinco (5) días hábiles al año, con justificación y autorización del jefe inmediato.

También tendrá derecho a los siguientes permisos: 

2.2.4 Un (01) día de permiso por semestre por el día de la Familia de acuerdo a las fechas de las circulares que expida la Oficina de Gestión Humana al inicio de cada vigencia. 

2.2.5 Permisos por Acuerdos Sindicales: remitirse a los acuerdos laborales vigentes en lo respectivo a los funcionarios administrativos.

Gestión y trámite:  

• Solicitud: El servidor público deberá solicitar el permiso a la Oficina de Gestión Humana al correo electrónico de novedades.nomina@ucaldas.edu.co a través del diligenciamiento del formato para solicitud y autorización de permisos que se encuentra establecido en el SIG: Guía de trámites y servicios de Gestión Humana con la firma del jefe inmediato. 
• Término: La solicitud debe hacerse por lo menos con cinco (5) días de anticipación a fecha del disfrute.  

2.3 Comisiones

2.3.1 De servicio: El servidor público podrá solicitar a la autoridad competente comisión para ejercer temporalmente las funciones propias del cargo en lugar diferente de la sede habitual de su trabajo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios o realizar visitas de observación que interesen a la Universidad y que se relacionen con el ramo en que preste sus servicios el empleado. 

Gestión y trámite:

• Solicitud: Toda solicitud de comisión de servicios del personal administrativo inferior a 30 días calendario deberá solicitarse ante la Vicerrectoría Administrativa con el visto bueno del jefe inmediato.
• Las comisiones de servicio superiores a 30 días calendario deberán solicitarse al Rector con copia a la Oficina de Gestión Humana con el visto bueno del jefe inmediato.
• Término: La solicitud debe hacerse por lo menos con siete (7) días de anticipación a la fecha de inicio de la comisión.  
• Autorización: A través de acto administrativo emitido por la Vicerrectoría Administrativa o por la Rectoría según sea el caso.  
• Notificación: A través de la Vicerrectoría Administrativa se notificará los actos administrativos expedidos por esta dependencia administrativa y la Oficina de Gestión Humana notificará los actos administrativos expedidos por el Rector. Ningún servidor público podrá iniciar la comisión de servicios sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

2.3.2 Para Desempeñar un Cargo de Libre Nombramiento y Remoción: El Rector, o quien él delegue, podrá conceder comisión a un empleado escalafonado en Carrera Administrativa para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción dentro o fuera de la Universidad. 

Gestión y trámite:  

• Otorgamiento: A través de acto administrativo emitido por el Rector se concede al empleado de carrera administrativa la comisión para desempeñar un Cargo de Libre Nombramiento y Remoción, previa revisión de requisitos por parte de la Oficina de Gestión Humana.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana notificará y se posesionará al empleado de carrera administrativa en el cargo de libre nombramiento y remoción. 

2.4 Encargos

2.4.1 Encargos administrativos: El Rector, o quien él delegue, podrá autorizar el ejercicio de las funciones de otro empleo por encargo para asumir total o parcialmente las funciones de un empleo diferente para el cual ha sido nombrado, en caso de vacancia temporal o definitiva máximo 6 meses, con derecho a remuneración del cargo temporal siempre y cuando el titular no lo este percibiendo. 

 Gestión y trámite:  

• Solicitud: La solicitud deberá ser enviada al Rector previa verificación de requisitos por parte de la Oficina de Gestión Humana. 
• Término: La solicitud debe hacerse por lo menos con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio del encargo. 
• Otorgamiento: A través de acto administrativo emitido por el Rector.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por el Rector. Ningún servidor público podrá iniciar el encargo sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 2.4.2 Encargos por derecho de preferencia: Los empleados de carrera administrativa podrán desempeñar un cargo diferente al que es titular bajo la figura de encargo y en razón al derecho de preferencia

Gestión y trámite:  

• Solicitud: La Oficina de Gestión Humana informará a las/os servidoras/es públicas/os inscritos en carrera administrativa que se adelantará el proceso para proveer un cargo vacante bajo la figura de encargo, en virtud del derecho de preferencia establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019. 

La Oficina de Gestión Humana verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de los empleados administrativos de la Universidad de Caldas.  Las/os interesadas/os deberán manifestar su interés por escrito al correo electrónico: seleccion@ucaldas.edu.co.

• Término: La Oficina de Gestión Humana es quien establece el término para la postulación. 

Una vez vencido el plazo de postulación, la Oficina de Gestión Humana dispondrá de un término de dos (2) días hábiles para realizar la verificación del cumplimiento de requisitos por parte de las/os servidoras/es públicas/os de carrera administrativa que se hayan postulado. Al finalizar el segundo día hábil, se enviará a los correos institucionales de las personas postuladas el resultado del estudio de verificación de requisitos.

Aquellas/os servidoras/es públicas/os que consideren que el resultado afecta su postulación podrán presentar reclamación formal dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al envío del correo con los resultados.

Las reclamaciones deberán enviarse al correo institucional: seleccion@ucaldas.edu.co

Una vez analizadas las reclamaciones, la Oficina de Gestión Humana contará con un (1) día hábil, contado a partir del vencimiento del plazo de reclamaciones, para remitir a los correos institucionales de las personas postuladas el resultado definitivo del proceso de verificación de requisitos para proveer el cargo bajo la figura de encargo.

Terminada la convocatoria la Oficina de Gestión Humana deberá informar al Rector el nombre del empleado de carrera administrativa que fue seleccionado para desempeñar el cargo bajo la figura de encargo o en su defecto informará la no postulación o no cumplimiento de requisitos para que el Rector pueda proveer el cargo a través de la figura de provisionalidad. 

• Otorgamiento: A través de acto administrativo emitido por el Rector.  

• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por el Rector. Ningún servidor público podrá iniciar el encargo sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 2.5 Vacaciones

 2.5.1 Vacaciones individuales: El empleado administrativo de la Universidad de Caldas tendrá derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones cada vez que cumplan un (1) año de servicio.

 Gestión y trámite:  

• Solicitud: El empleado administrativo una vez cumpla un (1) año de servicio podrá solicitar a la Oficina de Gestión Humana, autorizar el disfrute de sus vacaciones previo visto bueno de su jefe inmediato. 
• Término: El empleado administrativo deberá enviar la solicitud de autorización de disfrute de vacaciones a la Oficina de Gestión Humana, suscrita por él/ella, con el visto bueno del jefe inmediato en las fechas que establezca la Oficina de Gestión Humana mediante circular.
• Autorización: Las vacaciones serán concedidas mediante resolución por el (la) jefe de la Oficina de Gestión Humana de conformidad con la Resolución No. 001 del 2 de enero de 2023 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por esta dependencia administrativa. Ningún servidor público podrá iniciar el disfrute de las vacaciones sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

2.5.2 Vacaciones colectivas: La Universidad de Caldas concederá las vacaciones colectivas al personal administrativo en el mes de diciembre de cada año a través de acto administrativo, tomando como referencia el calendario académico aprobado por el Consejo Académico para cada vigencia.

 Gestión y trámite:  

• Solicitud: El jefe inmediato deberá enviar comunicación a la Oficina de Gestión Humana, relacionando los empleados administrativos que podrán y que no podrán disfrutar de las vacaciones colectivas por estrictas necesidades del servicio, en las fechas que establezca la Oficina de Gestión Humana mediante circular.
• Término: En las fechas que establezca la Oficina de Gestión Humana mediante circular.
• Autorización: Las vacaciones serán concedidas mediante resolución por el (la) jefe de la Oficina de Gestión Humana de conformidad con la Resolución No. 001 del 2 de enero de 2023 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por esta dependencia administrativa. Ningún servidor público podrá iniciar el disfrute de las vacaciones sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 2.6 Suspensión

 2.6.1 Suspensión: Cuando el funcionario está suspendido en el ejercicio de sus funciones como consecuencia de una investigación disciplinaria.

 2.7 Retiro del Servicio. El retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre nombramiento y remoción y de Carrera Administrativa se produce en los siguientes casos:

      a). Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción. 

      b). Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa. 

      c). Por renuncia regularmente aceptada.

      d). Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez. 

      e). Por invalidez absoluta.

      f). Por edad de retiro forzoso.

      g). Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario.

      h). Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono de este en el entendido que, para aplicar esta causal, es requisito indispensable que se dé cumplimiento al procedimiento establecido en Ley 1437 de 2011 para la expedición de cualquier acto administrativo de carácter particular y concreto, esto es, que se permita al afectado el ejercicio de su derecho de defensa, previa la expedición del acto administrativo que declare el retiro del servicio.

      i). Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5° de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen. 

      j). Por orden o decisión judicial. 

      k). Por supresión del empleo. 

      l). Por muerte. 

      m). Por las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.

 2.8 CONSIDERACIÓN GENERAL PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO:  Con el fin de garantizar la efectiva transferencia y continuidad de todos los asuntos y actividades pendientes en situaciones administrativas que duren 5 días hábiles o más, es necesario diligenciar el formato para entrega de asuntos y/o actividades pendientes por situaciones administrativas, el cual tiene como objetivo reducir interrupciones y asegurar una adecuada gestión de las responsabilidades. 

Tiempo: Cuando se presenten situaciones administrativas que duren 5 días hábiles o más.
Formato para entrega de asuntos y/o actividades pendientes por situaciones administrativas de una/un funcionaria/o administrativa/o - R-3689-G-GH-1068-1

Este formato se debe remitir al correo de capacitacion@ucaldas.edu.co

3. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PERSONAL DOCENTE DE PLANTA ACUERDO 21 DE 2002.

3.1 En Servicio.

3.1.1 Servicio Activo: Un profesor se encuentra en servicio activo cuando ejerce las funciones del cargo para el cual ha tomado posesión. Para efectos administrativos estará adscrito a una de las unidades constitutivas de una facultad, bajo la autoridad del decano respectivo.

3.2 Licencias

3.2.1 No remunerada: Un profesor se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia, sin goce de sueldo, hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. Si ocurriere justa causa, a juicio de la autoridad competente, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días. Esta licencia no podrá ser revocada y será renunciable.

 Gestión y trámite: 

• Solicitud: Se debe hacer mediante oficio dirigido al Rector solicitando la concesión de la licencia, la cual debe tener concepto previo y favorable del decano. 
• Término: La solicitud debe hacerse con 15 días de anticipación a la fecha de inicio de la licencia. 
• Autorización: A través de acto administrativo emitido por el Rector. 
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza la situación administrativa. Ningún docente podrá disfrutar de la licencia sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 3.2.2 Por enfermedad, maternidad y paternidad, con remuneración y protección de la carrera docente.

 Gestión y trámite: 

• Solicitud: Se debe remitir el certificado de licencia de maternidad y paternidad o la incapacidad por enfermedad común o por accidente laboral a la Oficina de Gestión Humana al correo electrónico institucional incapacidades@ucaldas.edu.co
• Término: La solicitud debe hacerse de forma inmediata a la expedición del certificado médico.

3.2.3 Por luto: Los docentes tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013, o las normas que la modifiquen o adicionen.

Gestión y trámite:  

• Solicitud: Una vez ocurrido el hecho que genere la licencia por luto el docente deberá informarlo al Rector con copia a la Oficina de Gestión Humana. Adicionalmente el docente dentro de los 30 días siguientes deberá allegar la documentación que la soporta en los términos del artículo 1º de la Ley 1635 de 2013. 
• Término: La solicitud debe hacerse de forma inmediata al momento en que se tiene conocimiento del fallecimiento.
• Autorización: A través de acto administrativo emitido por el Rector. 
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza la situación administrativa. 

 3.3 Permisos.

3.3.1 Por calamidad doméstica: Los docentes tendrán derecho hasta por 3 días hábiles de permiso remunerado por calamidad doméstica, sin más requisitos previos que el diligenciamiento del formato para solicitud y autorización de permisos dispuesto por la Oficina de Gestión Humana para tal fin. 

Gestión y trámite:   

• Solicitud: Una vez ocurrido el hecho que genere la calamidad el docente deberá reportarlo a la Oficina de Gestión Humana al correo electrónico de novedades.nomina@ucaldas.edu.co a través del diligenciamiento del formato para solicitud y autorización de permisos que se encuentra establecido en el SIG:  Guía de trámites y servicios de Gestión Humana. Aunado a lo anterior, el docente una vez diligencie el formato de permisos deberá justificar en la parte de Observaciones del formato mencionado el motivo que originó la calamidad y una vez se reincorpore allegar los soportes necesarios para demostrarla. 
• Término: La solicitud debe hacerse de forma inmediata al momento en que se tiene conocimiento del hecho calamitoso y la documentación deberá ser allegada dentro de los 30 días siguientes a la reincorporación. 

3.3.2 Permiso remunerado: El docente puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al decano, con el visto bueno del director del departamento o programa, conceder o negar el permiso, teniendo en cuenta los motivos indicados por el docente y las necesidades del servicio.

También tendrá derecho a los siguientes permisos: 

3.3.3 Un (01) día de permiso por semestre por el día de la Familia de acuerdo a las fechas de las circulares que expida la Oficina de Gestión Humana al inicio de cada vigencia. 

3.3.4 Permisos por Acuerdos Sindicales: remitirse a los acuerdos laborales vigentes en lo respectivo a los docentes de planta.

Gestión y trámite:

• Solicitud: El docente deberá solicitar el permiso a la Oficina de Gestión Humana al correo electrónico de novedades.nomina@ucaldas.edu.co a través del diligenciamiento del formato para solicitud y autorización de permisos que se encuentra establecido en el SIG:  Guía de trámites y servicios de Gestión Humana con la firma del jefe inmediato. 
• Término: La solicitud debe hacerse por lo menos con cinco (5) días de anticipación a fecha del disfrute.  

 3.4 Comisiones.

3.4.2 De estudio: Un profesor se encuentra en comisión de estudio, cuando la universidad lo autoriza para separarse total o parcialmente de sus funciones para adelantar estudios de postgrado en las condiciones y modalidades que estipulan los reglamentos. En el caso de los docentes expertos podrá concederse comisión para adelantar estudios de pregrado en su área de desempeño docente. Hasta 1 año prorrogable igual, con contrato y caución para garantizar permanencia.

Gestión y trámite:  

• Solicitud: Realizar solicitud de comisión de estudio al Departamento respectivo.
• Término: Toda solicitud para la realización de una comisión de estudios deberá iniciarse con un mínimo de tres (3) meses de antelación a la fecha prevista para iniciación de Estudios.
• Autorización: El Rector determina el otorgamiento o la negación de la comisión de estudio. En caso de otorgamiento, informa a la Secretaría General para la proyección del acto administrativo. La Secretaría General proyecta la resolución mediante la cual el Rector otorga la comisión de estudio. 
• Notificación: A través de la Secretaría General se procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza la situación administrativa. 

Ver I-DC-39 INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD, TRÁMITE Y CUMPLIMIENTO DE COMISIONES DE ESTUDIOS.  

3.4.3 Administrativa: Un profesor se encuentra en comisión administrativa cuando desempeña un cargo administrativo en la universidad, o fuera de ella en función o empleo público de elección popular, de período o de libre nombramiento y remoción, o para cumplir un contrato administrativo de prestación de servicios.

 Gestión y trámite: 

• Otorgamiento: A través de acto administrativo emitido por el Rector se nombra y se concede al docente la comisión administrativa para desempeñar un cargo de Libre Nombramiento y Remoción, previa revisión de requisitos por parte de la Oficina de Gestión Humana.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará y se posesionará al docente. 

3.5 El Año Sabático.

3.5.1 Año sabático: El año sabático es el período de doce (12) meses durante el cual, el profesor a quien se le reconoce este derecho se exonera de las labores académicas regulares, para realizar actividades académicas especiales. No obstante, durante dicho período está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades establecidas por la ley.

Gestión y trámite: 

• Solicitud: El docente realiza solicitud de año sabático presentando el plan de trabajo al departamento al que se encuentra adscrito a través del respectivo formato.
• Autorización y notificación: El Consejo Académico con base en la recomendación presentada por el Consejo de Facultad y la verificación de requisitos por parte de Secretaría General, aprueba la solicitud de año sabático al docente solicitante y expide la Resolución correspondiente, notificando al Docente y remitiendo copia al Departamento, Consejo de Facultad y Oficina de Gestión Humana. 

 3.6 Vacaciones.

 3.6.1 Vacaciones Individuales: Por cada año completo de servicios el personal docente tiene derecho a treinta (30) días de vacaciones, de los cuales quince (15) son hábiles continuos y quince (15) días calendario.

 Gestión y trámite: 

• Solicitud: El docente de planta una vez cumpla un (1) año de servicio podrá solicitar a la Oficina de Gestión Humana, autorizar el disfrute de sus vacaciones previo visto bueno del director del departamento y del decano.
• Término: El docente de planta deberá enviar la comunicación de solicitud de autorización de disfrute de vacaciones a la Oficina de Gestión Humana, suscrita por él, con el visto bueno del director de departamento y el decano en las fechas que establezca la Oficina de Gestión Humana mediante circular.
• Autorización: Las vacaciones serán concedidas mediante resolución por el (la) jefe de la Oficina de Gestión Humana de conformidad con la Resolución No. 001 del 2 de enero de 2023 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por esta dependencia administrativa. Ningún docente podrá iniciar el disfrute de las vacaciones sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 3.6.2 Vacaciones en Recesos Académicos: Los docentes de planta de la Universidad tendrán derecho a treinta (30) días de vacaciones al año, quince (15) calendario y quince (15) días hábiles por año de servicio cumplido.

 Las vacaciones del personal docente se disfrutan de manera colectiva de acuerdo con el calendario académico de cada vigencia, así: 

• Los quince (15) días calendario en el periodo intersemestral (en semana santa y mitad de año).
• Los quince (15) días hábiles en diciembre y enero (vacaciones colectivas).

Gestión y trámite: 

• Solicitud: El Decano/a deberá enviar comunicación a la Oficina de Gestión Humana, relacionando los docentes que podrán y que no podrán disfrutar de las vacaciones en recesos académicos por estrictas necesidades del servicio, en las fechas que establezca la Oficina de Gestión Humana mediante circular.
• Término: En las fechas que establezca la Oficina de Gestión Humana mediante circular.
• Autorización: Las vacaciones serán concedidas mediante resolución por el (la) jefe de la Oficina de Gestión Humana de conformidad con la Resolución No. 001 del 2 de enero de 2023 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por esta dependencia administrativa. Ningún docente podrá iniciar el disfrute de las vacaciones sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 3.7 Encargo: 

 3.7.1 Encargo: se presenta cuando se designa temporalmente a un profesor para que, desvinculándose o no de sus funciones, asuma total o parcialmente las de un cargo administrativo. Cuando se tratare de vacancia temporal, el encargo de otro empleo sólo podrá desempeñarse durante el término de aquella; y en caso de vacancia definitiva, hasta por el término de seis meses; vencido este término, el cargo deberá ser provisto en forma definitiva.

 Gestión y trámite: 

• Solicitud: La solicitud deberá ser enviada al Rector previa verificación de requisitos por parte de la Oficina de Gestión Humana. 
• Término: La solicitud debe hacerse por lo menos con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio del encargo. 
• Otorgamiento: A través de acto administrativo emitido por el Rector.  
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se notificará los actos administrativos expedidos por el Rector. Ningún docente podrá iniciar el encargo sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

 3.8 Suspensión. 

 Suspensión: La suspensión se presentará en los siguientes casos: 

1. Durante el trámite del proceso disciplinario, cuando así lo dispusiere el funcionario competente.
2. Como sanción disciplinaria
3. Por orden de autoridad competente y retiro.

 3.9 Retiro del Servicio: 

 Retiro del Servicio: la cesación definitiva en el ejercicio de las funciones se producirá en los siguientes casos:

a) Renuncia aceptada.

b) Abandono del cargo.

c) Declaratoria de insubsistencia del nombramiento.

d) Destitución.

e) Invalidez.

f) Decisión judicial que implicare suspensión en el ejercicio de derechos y funciones públicas.

g) Edad de retiro forzoso.