1. NORMATIVA

• Decreto 1042 de 1978, artículos 33, 36 y 37.
• Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.1.3.8.
• Resolución de Rectoría N.° 526 de 2022 
• Resolución de Rectoría N.° 007 de 2018 (Jornada laboral 40 horas semanales).
• Concepto 111491 de 2022 – DAFP.

2. DEFINICIONES

• Jornada Laboral: En la Universidad de Caldas corresponde a 40 horas semanales, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 007 de 2018.
• Jornada Ordinaria Nocturna: es la que de manera habitual empieza y termina entre las 6 p.m. y las 6 a.m. del día siguiente. 

Para quienes trabajan por el sistema de turnos, los empleados que ordinaria o permanentemente deban trabajar en jornada nocturna tendrán derecho a recibir un recargo del treinta y cinco (35%) por ciento sobre el valor de la asignación mensual. No cumplen jornada nocturna los funcionarios que después de las 6 p.m. completan su jornada diurna hasta con una hora de trabajo.

• Jornada máxima de trabajo: los funcionarios que trabajen ordinariamente por el sistema de turnos, cuando las labores se desarrollen ordinaria o permanentemente en jornadas que incluyan horas diurnas y horas nocturnas, la parte del tiempo trabajado durante estas últimas se remunerará con el recargo del treinta y cinco (35%) por ciento, pero podrá compensarse con períodos de descanso. 
• Jornada Laboral ocasional en Dominicales y Festivos: para efectos de la liquidación y el pago de la remuneración de los empleados públicos que ocasionalmente laboren en días dominicales y festivos, se aplicarán las siguientes reglas: 

El trabajo ocasional en días dominicales o festivos se compensará con un día de descanso remunerado o con una retribución en dinero, a elección del funcionario. Dicha retribución será igual al doble de la remuneración correspondiente a un día ordinario de trabajo, o proporcionalmente al tiempo laborado si éste fuere menor.  

Para la autorización de este trabajo, se deberá tener en cuenta los niveles de empleos y las condiciones establecidas en el artículo 40 de Decreto 1042 de 1978.  

• Trabajo ordinario en Dominicales y Festivos: los empleados públicos que debido a la naturaleza de su trabajo deban laborar habitual o permanentemente los días dominicales o festivos, tendrán derecho a una remuneración equivalente al doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de descanso compensatorio sin perjuicio de la remuneración ordinaria a que tenga derecho el funcionario por haber laborado el mes completo. 
• Trabajo habitual: Es el que por naturaleza no es susceptible de interrupción. 
• Trabajo ocasional: Es el que responde a exigencias y necesidades momentáneas o extraordinarias del empleador, resultando necesario por razones especiales del servicio.

Cabe resaltar que, de conformidad con el Decreto que expida en Gobierno Nacional para fijar las asignaciones salariales que regirán para cada vigencia, los requisitos para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento, cuando hubiere lugar, del descanso compensatorio de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, estará sujeto al incremento salarial de cada año.

• Horas extras o trabajo suplementario: Tiempo de trabajo adicional al límite de la jornada ordinaria semanal de 40 horas, autorizado de manera previa y motivada por la Oficina de Gestión Humana. 
• Descanso compensatorio: Tiempo libre otorgado en sustitución del pago de horas extras, cuando no existe disponibilidad presupuestal o el empleado no tiene derecho al pago en dinero.

3. CONDICIONES PARA EL RECONOCIMIENTO

1. Requisito de la solicitud: Para solicitar horas extras deben existir razones especiales del servicio se hace mediante comunicación escrita en la cual se especifiquen las actividades que se van a desarrollar.
2. Autorización previa: El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente por la Oficina de Gestión Humana mediante comunicación escrita.  En todo caso la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse cuando exista disponibilidad presupuestal.
3.  Disponibilidad presupuestal: Si no existe disponibilidad presupuestal para el pago de horas extras, se reconocerán con tiempo compensatorio, correspondiente a un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo.
4. Empleados con derecho a pago en dinero: Sólo se puede autorizar el reconocimiento y pago de horas extras, cuando el empleado pertenezca al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19.
5. Empleados con derecho a compensatorio: Empleados de nivel profesional o aquellos que no estén dentro de los grados indicados; también cuando se supere el máximo mensual de 50 horas o no exista disponibilidad presupuestal.
6. Máximo de horas extras: En ningún caso podrán pagarse más de 50 horas extras mensuales. Si el tiempo laborado fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo.
7. Funcionarios que no tienen derecho al reconocimiento de horas extras ni compensatorios: los del Nivel Directivo (Concepto 111491 de 2022 del Departamento Administrativo) y los judicantes.
8. El reconocimiento de horas extras o compensatorias para los supernumerarios no procede, salvo que la resolución de vinculación lo contemple expresamente. Esto implica que las funciones asignadas requieran, de manera estricta, la realización de horas adicionales, que exista disponibilidad presupuestal y autorización previa. 

4. PROCEDIMIENTO

4.1 SOLICITUD AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS:

• Los jefes inmediatos o la Oficina de Gestión Humana según sea el caso (recursos del nivel central o recursos propios) deberán verificar que exista disponibilidad presupuestal antes de solicitar y/o autorizar las horas extras. De conformidad con el Decreto que fija la escala salarial para cada vigencia, los requisitos para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento cuando hubiere lugar, del descanso compensatorio de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel asistencial hasta el grado 19.
• Los jefes inmediatos mediante oficio deberán solicitar a la jefatura de la Oficina de Gestión Humana autorización para que el empleado administrativo a su cargo realice horas extras, las cuales deberán estar sustentadas en razones especiales del servicio. La solicitud debe contener las actividades y el cronograma en que se realizarán las horas extras con la siguiente información:

1. Nombre e identificación del empleado administrativo que realizará las horas extras.
2. Denominación del cargo que desempeña con código y grado.
3. Dependencia a la que se encuentra adscrito el empleado administrativo.
4. Cronograma con los siguientes ítems: Dia, Fecha, Horario, N° de Horas

              Ejemplo:

• La solicitud es revisada y aprobada por la jefe de la Oficina de Gestión Humana.
•  La persona encargada del trámite de horas extras de la Oficina de Gestión Humana deberá consolidar las solicitudes.

4.2 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE HORAS EXTRAS Y SOLICITUD DE PAGO: 

• Los jefes inmediatos deberán informar a la Oficina de Gestión Humana el cumplimiento del cronograma para realizar las horas extras inicialmente aprobado y en el mismo oficio solicitar el pago o el día compensatorio indicando la fecha en que se va a disfrutar.
•  La solicitud del pago de las horas extras o del día compensatorio, debe ser enviada en los plazos establecidos en la circular de novedades de nómina emitida por la Oficina de Gestión Humana.

4.3 PAGO DE HORAS EXTRAS: 

•  El funcionario de la Oficina de Gestión Humana una vez recibe la constancia de cumplimiento de las horas extras programadas, realiza la revisión de las horas autorizadas con las reportadas.
•  Una vez corroborada la información procede a registrar en el Sistema de Información Sara Web, la novedad para pago en la respectiva nómina o el registro del día compensatorio.
•  El funcionario de la Oficina de la Gestión Humana, después del registro en SARA WEB, proyecta el acto administrativo por el cual se reconoce y ordena el pago de horas extras o autoriza el disfrute del día compensatorio, para revisión, ajuste, aprobación y firma de la jefe de la Oficina de Gestión Humana.
•  Una vez firmada la resolución el funcionario de la Oficina de Gestión Humana notifica por medios electrónicos el contenido del acto administrativo.

4.4 PLAZO MÁXIMO PARA SU DISFRUTE:

•  Ningún empleado podrá acumular compensatorios por más de seis (06) meses sin justificación debidamente aprobada por la jefe de la Oficina de Gestión Humana.

5. GENERALIDADES

•  Los Decretos 720 y 1042 de 1978 y el Decreto que fija la escala salarial para la correspondiente vigencia, establecen que procede el pago de horas extras y trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento cuando a ello hubiere lugar, de descansos compensatorios, cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de laboral de la Universidad (40 horas semanales), caso en el cual  la jefe de la Oficina de Gestión Humana podrá autorizar el pago de horas extras o el reconocimiento de descanso compensatorio con sujeción a las normas legales.
•  El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará con un recargo del veinticinco por ciento (25%) o del setenta y cinco por ciento (75%) sobre la remuneración básica fijada por la ley para el respectivo empleo, según se trate de horas extras diurnas o nocturnas.
• Teniendo en cuenta lo anterior, el orden que debe seguirse al momento de liquidar es el siguiente:

           - Horas extras nocturnas festivas

            - Horas extras diurnas festivas

            - Horas extras nocturnas

           - Horas extra diurnas

• En ningún caso podrán pagarse mensualmente por el total de horas extras dominicales y festivos más del 50% de la remuneración mensual de cada funcionario.
• Si el tiempo laboral fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo. Las horas extras serán pagadas al mes siguiente de causadas.
• La interpretación de la presente guía corresponderá a la Oficina de Gestión Humana, conforme al artículo 4 de la Resolución 526 de 2022.
• Cualquier situación no prevista se resolverá aplicando la normativa nacional vigente y la reglamentación interna de la Universidad.