Plataforma Admiarchi PQRSDF: Software de Administración de Archivos cuya  operación se ajusta a las normas técnicas establecidas en la Ley 594 de 2000 y en los

Acuerdos 060 de 2000 y 042 de 2002 del AGN, y cuya función es facilitar el proceso de descripción de unidades del archivo central, de gestión, y de actos administrativos.

Tipos de Requerimientos:

 Derecho de petición de interés particular o general: Es la manera de participar los particulares y/o comunidad en general en la función pública, planteando solicitudes o requerimientos respetuosos de una acción, en forma verbal o escrita, que sean de competencia de la Universidad de Caldas.

 El tiempo establecido para responder este requerimiento es de 15 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.

Derecho de petición de documentos y de información: Es el derecho de petición elevado con el propósito de que el funcionario, dé a conocer cómo ha actuado en un caso determinado o permita el examen de los documentos públicos que tiene en su poder o expida copia de los documentos que reposan en la oficina a su cargo. 

El tiempo establecido para responder este requerimiento es de 10 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.  

Derecho de petición de consulta:  El derecho de petición tendrá carácter de consulta cuando se solicite el parecer, dictamen, opinión o concepto de la Universidad, como institución, acerca de las materias propias de las actividades públicas delegadas. 

 El tiempo establecido para responder este requerimiento es de 30 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.  

Queja: Es un tipo de derecho de petición, en el que se manifiesta inconformidad por el comportamiento en la atención o por conductas irregulares de empleados oficiales o particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público.  

El tiempo establecido para responder este requerimiento es de 15 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.

Reclamo: Es un tipo de derecho de petición, y se presenta cuando se da a las autoridades, noticia de la suspensión injustificada o de la prestación deficiente de un servicio público. 

El tiempo establecido para responder este requerimiento es de 15 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. 

Sugerencia: Es la proposición, idea o indicación que se ofrece o presta con el propósito de incidir en el mejoramiento de un proceso cuyo objeto se encuentre relacionado con la prestación del servicio o el cumplimiento de una función institucional. 

El tiempo establecido para responder este requerimiento es de 15 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. 

Felicitaciones: Es una manifestación de aceptación, conformidad o satisfacción con el servicio recibido.

¿Cómo ingresar a la plataforma Admiarchi PQRSDF?

Para ingresar a la plataforma PQRSDF haga clic sobre el vínculo que ofrece la página web de la entidad. Proceda luego a ejecutar las labores que requiera haciendo clic en el respectivo botón.

Registro de Información Personal y de Contacto del Solicitante

1. Seleccione el tipo y número de identificación según corresponda.

2. Indique el género que corresponda.

3. Escriba en mayúscula sostenida PRIMER NOMBRE (Obligatorio)

4. Escriba en mayúscula sostenida SEGUNDO NOMBRE (opcional)

5. Escriba en mayúscula sostenida PRIMER APELLIDO (Obligatorio)

6. Escriba en mayúscula sostenida SEGUNDO APELLIDO (opcional)

7. Escriba dirección de contacto. Cuando se trate de sitios rurales, escribir como mínimo el Predio y la Vereda (en ese orden). En las nomenclaturas escribir de forma completa, es decir Calle, Carrera, Avenida, Esquina, etc, combinando adecuadamente mayúsculas y minúsculas. En la nomenclatura escribir el número de la siguiente forma Nro. Ejemplo: Carrera 11 Nro. 47L-41 Barrio Alto Caribe.

8. Escriba nombre del barrio (Si aplica).

9. Escriba Sector Rural (si corresponde).

10.Escriba Predio Rural (si corresponde).

11.Busque y seleccione el país.

12.Busque y seleccione el departamento.

13.Busque y seleccione el municipio.

14.Escriba número de teléfono fijo 1 y 2. (Opcional).

15.Escriba número de teléfono móvil 1.

16.Escriba número de teléfono móvil 2. (opcional).

17.Escriba email 1. Tenga en cuenta no escribir más de un email en esta casilla. Si lo necesita, escriba un correo adicional en la casilla email 2. 

18.Escriba Institución / Lugar de trabajo; Este campo es opcional, pero cuando una Persona Natural quiera dejar la información del lugar donde trabaja, en este campo se digita dicha información. Es obligatorio en Persona Jurídica. Se debe escribir en mayúscula sostenida en nombre completo.

19.Escriba Dependencia; Este campo es opcional cuando es una Persona Natural. Cuando se trate de una Persona Jurídica se deberá escribir área y/o dependencia de trabajo en particular, lo anterior para dar mayor exactitud al solicitante. Se debe escribir en mayúscula sostenida en nombre completo.

20.Escriba Cargo; Escriba nombre del cargo que desempeña en el lugar de trabajo cuando sea Persona Jurídica, para Persona Natural es opcional. Se debe escribir en mayúscula sostenida en nombre completo.

21.Escriba Contacto / Representante Legal; Para Persona Natural escriba nombre de otra persona de Contacto (opcional). Para Persona Jurídica escriba el nombre del representante legal o nombre del titular de la dependencia de la empresa. En este caso la casilla de Contacto se puede llevar con el nombre del mismo Organismo o con el nombre de otra persona de contacto personal.

22.Seleccione la forma como autoriza ser notificado; Active la casilla que corresponda con la solicitud identificada. Si no las conoce déjelas sin marcar.

23.Escriba detalle de otro tipo de notificación (opcional).

24.Seleccione el Tipo de Sector según corresponda con el solicitante.

25.Haga clic sobre el botón REGISTRAR   para guardar los datos si está de acuerdo con la información sobre TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que se detalla en este formulario. Si no registra los datos se entiende que NO autoriza el tratamiento de datos y por tanto su solicitud se deberá radicar de forma Anónima.

26.Si aceptó el TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que se detalla en este formulario haciendo clic sobre el botón REGISTRAR  el sistema arrojara un código de seguridad con el cual el solicitante podrá luego actualizar sus datos. Dicho código de seguridad también se le enviará al correo electrónico especificado anteriormente en email 1.

27.Tome nota del código de seguridad arrojado por el sistema y salga de este formulario dando clic sobre el botón  

Como consultar el Estado de una Solicitud

Para consultar el estado de una solicitud puesta de forma no anónima ingrese por la opción  . Se deberá especificar el número de documento de identificación del solicitante y el número de radicación que arrojó la plataforma cuando se registró el requerimiento.

Si el requerimiento se hizo de forma anónima bastará con suministrar el número de radicado. El sistema mostrará el estado de la solicitud indicando si se encuentra en trámite, con respuesta parcial, definitiva o cerrado ya sea porque es un caso duplicado o porque fue trasladado a otra entidad por competencia.

Para ver el contenido del documento respuesta haga clic sobre botón 

 Como Consultar Respuestas a Solicitudes Anónimas

Para consultar las respuestas a solicitudes anónimas dadas por la entidad en los últimos cinco (5) días hábiles haga clic sobre el botón CARTELERA. 

Podrá ver el documento de respuesta haciendo clic sobre botón .

Sobre los Recursos 

Recurso: Un recurso es una herramienta para solicitar a una autoridad que revise y potencialmente revoque, modifique o anule una decisión anterior.  Es un medio legal que permite a una parte impugnar una decisión que considera injusta o perjudicial para sus intereses.

Sobre los recursos que se pueden presentar son los de reposición y apelación, los cuales tienen un término de 2 meses.

En el trámite de un procedimiento administrativo, conforme a los artículos 74 y siguientes de la Ley 1437 de 2011, contra actos administrativos definitivos proceden los siguientes recursos: 

Reposición: conoce la misma autoridad que expidió la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque. El recurso de reposición no es obligatorio. 

Apelación: conoce el superior inmediato administrativo o funcional de quien expidió la decisión para que la aclare, modifique o revoque. El recurso de apelación puede interponerse directamente o como subsidiario al recurso de reposición y el obligatorio para acceder a la jurisdicción. 

Recurso de Queja: se presenta cuando se rechaza el recurso de apelación, es decir, cuando no se accede a dar trámite al recurso ante el superior jerárquico o funcional de la autoridad que adoptó la decisión. En este caso, se presenta el recurso de queja directamente ante el superior acompañado del escrito mediante el cual se haya negado el trámite del recurso de apelación. El recurso de queja no es obligatorio.