Esta guía proporciona información derivada de la Resolución de rectoría No. 0395 de 2025, por medio de la cual se adopta el manual para la gestión de los bienes de la Universidad de Caldas, se definen las diligencias y documentos que debe tramitar el funcionario responsable del bien en caso de daño, extravío o hurto. 

La pérdida de bienes por daño, extravío o hurto se presenta cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en el almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación como consecuencia de cualquiera de los eventos citados, caso en el cual se deberán agotar los trámites legales, administrativos y contables a que haya lugar. 

Todo funcionario que tenga bienes a cargo, una vez confirmado la ocurrencia de alguno de los hechos enunciados debe.

Daño o extravío:

El funcionario o docente a cargo del bien deberá elaborar un informe relatando los hechos, el cual deberá contar con el visto bueno del jefe inmediato, especificando: 

a) La fecha y circunstancias conocidas o probables en las que ocurrieron los hechos; 

b) La información de los elementos que fueron objeto de pérdida: características, valor, número de la placa y 

c) El nombre del responsable de la custodia y cuidado del bien; si la perdida se da por daño, al informe se adjuntará concepto técnico del área competente (Grupo de Sistemas, Almacén, Centro de Bibliotecas, etc.) 

d) Cuando el bien fuere objeto de pérdida por fuera de las instalaciones de la Universidad, se deberá anexar copia del formato autorizando el retiro del bien. 

Igualmente, en caso de extravío el funcionario o docente a cargo del bien deberá presentar la denuncia ante las autoridades competentes dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento del suceso.

Hurto:

Si se trata de hurto respecto alguno de los bienes de la Institución, el funcionario o docente a cargo del bien deberá presentar la denuncia ante las autoridades competentes dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento del suceso, describiendo: 

a) La fecha y circunstancias conocidas o probables en las que ocurrieron los hechos; 

b) La información de los elementos que fueron objeto de hurto: características, valor, número de la placa 

c) El nombre del responsable de la custodia y cuidado del bien. Cuando se detecten de manera posterior a la denuncia inicial otros faltantes correspondientes al mismo hecho, o se determine que faltó información, se deberá ampliar la denuncia

Cualquier persona puede poner en conocimiento mediante escrito ante Inventarios de la Universidad la pérdida de un bien, en cuyo evento y una vez verificado a quien compete la responsabilidad de custodia y cuidado del mismo, se le requerirá por parte de dicha dependencia para que adelante las gestiones pertinentes.  

Ante el daño, extravío, o hurto, se deberá solicitar dos (2) cotizaciones del bien de las mismas o similares características a las del elemento, para el correspondiente trámite ante la compañía de seguros o como soporte en caso de iniciar el proceso para reponer bienes. Para los casos en que el bien esté descontinuado en el mercado, se debe dejar constancia de ello y cotizar uno de similares o mejores características de acuerdo con las necesidades de la Universidad. 

El informe por daño o extravío, o la denuncia por hurto, y las cotizaciones deberán ser presentados ante al área de Inventarios de la Universidad, mediante oficio en el cual se manifieste si es su interés o no reponer el bien perdido, dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del suceso.