Brindar las orientaciones para el uso del software del Sistema Integrado de Gestión (SIG) para la elaboración, actualización, modificación y consulta de documentos, facilitando su comprensión y aplicación.

 La presente guía se desarrolla a partir del P-MM-15 Procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros en el  Sistema Integrado de Gestión - SIG, donde se definen los criterios conceptuales, metodológicos y normativos para la gestión de la información documentada en el SIG

Generalidades

El software del Sistema Integrado de Gestión (SIG) permite la elaboración, modificación y consulta de la información documentada de los procesos. La gestión de los documentos es realizada por el equipo del SIG, mientras que su consulta se encuentra disponible para usuarios, sin requerir credenciales de acceso a través de la siguiente ruta: Portal institucional - intranet - SIG - Mapa de Procesos.

Todos los servidores públicos y docentes de la Universidad son considerados usuarios del SIG, y tienen la facultad de consultar la información documentada y participar en la elaboración o actualización de documentos, conforme a sus roles.

Los usuarios del SIG se clasifican en líderes de proceso, administrador del sistema y demás servidores públicos, de acuerdo con las responsabilidades definidas en la gestión del sistema

Las funciones y responsabilidad de los Usuarios del SIG, se encuentran definidas y reglamentadas en el Acuerdo del Consejo Superior No. 16 de 2022 (el cual deroga el acuerdo 11 de 2008).

1. Como Ingresar al Sistema Integrado de Gestión para consulta de información documentada de los procesos

El acceso al software del SIG se realiza a través de la página web institucional, donde se dispone el enlace al portal del sistema: https://www.ucaldas.edu.co/portal/

El acceso al Sistema Integrado de Gestión (SIG) se realiza a través de la página principal de la Universidad de Caldas, ingresando a la intranet institucional y seleccionando el enlace correspondiente al SIG.

En la pantalla principal del Sistema Integrado de Gestión (SIG), el usuario encontrará las siguientes secciones:

• Ingreso: espacio destinado a la autenticación de usuarios que están autorizados mediante credenciales para acceder a las funcionalidades de gestión del sistema.
• Documentación: permite consultar los documentos del SIG, incluyendo el Normograma, el listado maestro de documentos y otros elementos relacionados. Nota importante: Los documentos normativos de origen interno y externo que conforman el Normograma institucional, se encuentran disponibles para consulta a través del SIG como medio de visualización. No obstante, dichos documentos se gestionan y almacenan en el Sistema de Información Documental Admiarchi, el cual actúa como repositorio oficial, garantizando su integridad, disponibilidad y control.
• Documentos estratégicos: presenta la política del SIG, objetivos del SIG, manual del SIG y el mapa de procesos institucional.
• Controles: acceso a herramientas de seguimiento como mapas de riesgos e indicadores.
• Servicios universitarios: incluye mecanismos de interacción con los usuarios, como encuestas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Responsabilidades:sección donde se identifican los líderes de proceso del sistema.

2. Cómo consultar documentos 

Para consultar los documentos del SIG, el usuario debe ingresar al Mapa de Procesos, el cual se encuentra disponible en la pantalla principal del sistema.

El Mapa de Procesos presenta de forma gráfica la estructura de los procesos institucionales, organizados por categorías como procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.

Al seleccionar cualquiera de los procesos representados en el mapa, el sistema permite acceder a la información documentada asociada, organizada de manera estructurada por tipos de documento: caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías y formatos.

En este apartado se visualizan, entre otros, los siguientes elementos:

Caracterización del proceso:documento que describe el proceso dentro del SIG, definiendo su objetivo, alcance, actores, insumos, actividades, responsables, resultados y beneficiarios, así como su interacción con otros procesos y su contribución al cumplimiento de los objetivos de calidad.

Procedimientos: documentos que describen de manera sistemática la forma en que se desarrollan las actividades del proceso, bajo el enfoque del ciclo PHVA.

Instructivos: documentos que detallan la ejecución de actividades específicas dentro de un procedimiento.

Guías: documentos orientadores que brindan criterios y recomendaciones para la ejecución de actividades o trámites.

Mapa de riesgos: contiene la identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos asociados al proceso.

Tabla de indicadores: presenta los indicadores definidos para el seguimiento y medición del desempeño del proceso.

Matriz de comunicación interna y externa:establece los mecanismos de comunicación del proceso con sus partes interesadas.

3. Cómo elaborar, actualizar o modificar información documentada del SIG

La elaboración, actualización o modificación de los documentos estratégicos del Sistema Integrado de Gestión: Política del SIG. Objetivos del SIG, Manual del SIG y Mapa de Procesos, estará a cargo de la Coordinación del SIG como Representante de la Dirección , su revisión será responsabilidad del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, y su aprobación corresponderá al Rector.

Estas solicitudes serán canalizadas por la Coordinación del SIG al soporte técnico del sistema, quien es el usuario encargado de administrar la plataforma tecnológica del Sistema Integrado de Gestión y de ejecutar las acciones técnicas requeridas para la publicación, actualización, modificación o inactivación de la información documentada en el sistema.

Las caracterizaciones de procesos serán elaboradas por los líderes de proceso, con el acompañamiento de la Coordinación del Sistema Integrado de Gestión; su revisión estará a cargo del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, y su aprobación corresponderá al Rector.

La identificación de necesidades de creación, actualización o eliminación de los procedimientos, instructivos y guías, podrá originarse desde la coordinación del Sistema Integrado de Gestión, en el marco de actividades de seguimiento, evaluación y mejora; así como desde los líderes de proceso o los colaboradores que estos designen, en desarrollo de las actividades propias de cada proceso. En todos los casos, dichas necesidades deben ser analizadas y autorizadas por el líder de proceso correspondiente, quien define su pertinencia y asegura su adecuada formalización dentro del SIG.

Las solicitudes de creación, actualización o eliminación deben ser dirigidas al correo sig@ucaldas.edu.co. El solicitante, será registrado como responsable en el documento, en el apartado elaboró, el apartado revisó corresponde al jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas y el apartado aprobó, corresponde al líder del proceso, cuya aprobación se formaliza a través del correo electrónico.

Paso a paso que debe realizar el usuario autorizado del SIG

El usuario autorizado del SIG para elaborar, modificar o actualizar información documentada debe ingresar al sistema a través del apartado “Ingreso”, utilizando su usuario y contraseña.

Una vez que el usuario autorizado ingresa, debe dirigirse al menú principal en la opción Gestión Documental y seleccionar el módulo “Elaborar/Modificar Documentos”, donde podrá gestionar la creación, actualización o ajuste de la información documentada.

El sistema presenta el Mapa de Procesos del SIG, organizado por categorías (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación). El usuario debe seleccionar el proceso correspondiente para continuar con la gestión de documentos.

Una vez seleccionado el proceso, el sistema muestra el listado de documentos asociados, organizados por tipo documental (caracterización, procedimientos, instructivos y guías).

En este apartado, el usuario podrá visualizar la información documentada del proceso, incluyendo:

Nombre del documento: identifica el código, nombre y versión del documento.

Consultar:permite visualizar el contenido del documento.

Editar: permite realizar modificaciones al documento (según permisos).

Borrar: permite eliminar el documento (cuando aplique).

Estado:indica la situación del documento dentro del ciclo de elaboración, revisión y aprobación (por ejemplo: en construcción, pendiente de aprobación o aprobado).

El ciclo de elaboración, revisión y aprobación de cualquier documento, se identifica a través de la siguiente simbología: 

a. Círculo color gris: indica que el responsable de la elaboración no ha registrado la información correspondiente a los responsables de la revisión y aprobación del documento.

b. Círculo color amarillo: indica que el documento se encuentra en etapa de revisión.

c. Signo de admiración: indica que los responsables de la revisión o aprobación han realizado observaciones al documento; en consecuencia, el responsable de la elaboración debe efectuar los ajustes correspondientes y reiniciar el ciclo de revisión y aprobación.

d. Círculo color azul: indica que el documento se encuentra en etapa de aprobación.

e. Círculo color verde: indica que el documento ha sido aprobado y se encuentra vigente.

Adicionalmente, el sistema dispone de la opción “Nuevo Documento”, la cual permite iniciar la elaboración de un nuevo documento dentro del tipo documental seleccionado.

El usuario autorizado del SIG, debe seleccionar el tipo de documento correspondiente y utilizar las opciones disponibles según la acción que requiera realizar.

Al seleccionar la opción “Editar” sobre un documento que se encuentra en estado aprobado, el sistema mostrará una ventana emergente de confirmación informando que la modificación generará una nueva versión del documento.

El usuario autorizado del SIG deberá:

• Hacer clic en “Aceptar” para continuar con la edición del documento y generar una nueva versión.
• Hacer clic en “Cancelar” si no desea realizar cambios.

Es importante tener en cuenta que cualquier modificación a un documento aprobado implica el inicio de un nuevo ciclo de revisión y aprobación.

Al iniciar la edición de un documento, el sistema solicitará el diligenciamiento del campo “Control de cambios”, en el cual el usuario debe describir de manera clara los ajustes o modificaciones realizadas.

Este registro es obligatorio y permite:

• Identificar los cambios efectuados en el documento.
• Mantener la trazabilidad de las versiones.
• Garantizar el adecuado control de la información documentada.

El registro de control de cambios debe describir de manera clara y precisa las modificaciones realizadas al documento, permitiendo su trazabilidad y comprensión entre versiones. En general, debe incluir:

Qué se modificó: identificar el apartado, sección o contenido actualizado.

Tipo de cambio: creación, actualización, eliminación o ajuste de información.

Motivo del cambio: causa que origina la modificación (mejora, cambio normativo, resultado de auditoría, ajuste operativo, entre otros).

Descripción del ajuste: breve explicación del cambio realizado.

Impacto (cuando aplique): efecto del cambio en la operación del proceso o en otros documentos relacionados.

El usuario autorizado del SIG debe ingresar la descripción de los cambios para poder guardar la información y continuar con el proceso de edición.

Al hacer clic en “Guardar Cambios”, el sistema muestra un mensaje de confirmación en color rojo indicando que los cambios han sido guardados correctamente. 

Al acceder a la edición de un documento, el sistema presenta la información general del mismo, incluyendo el código, nombre, versión y estado dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

En esta pantalla, el usuario autorizado podrá:

Visualizar los datos generales del documento (código, nombre, versión y estado).

Identificar si se ha generado una nueva versión en proceso de aprobación.

Acceder a las diferentes pestañas del documento, tales como:

• Información
• Políticas y condiciones
• Formatos
• Aprobación

Dentro de la pestaña Información, el usuario puede diligenciar o actualizar el contenido del documento, como el objetivo y demás apartados definidos según el tipo documental.

El usuario debe realizar los ajustes necesarios en cada uno de los campos y guardar los cambios para continuar con el proceso de gestión del documento.

Al acceder a la edición de un documento, el sistema presenta diferentes pestañas y campos que deben ser diligenciados por el usuario autorizado. Esta estructura varía según el tipo de documento (procedimiento, instructivo o guía), de acuerdo con lo definido en el SIG.

En general, todos los documentos cuentan con:

• Una pestaña de Información, donde se diligencian los campos principales como objetivo y demás contenidos definidos.
• Una pestaña de Aprobación, donde se gestiona el flujo de revisión y aprobación del documento.

Adicionalmente, se habilitan otras pestañas según el tipo documental, así:

• Caracterizaciones: Incluye pestañas como: Descripción (Líder, Objetivo, Alcance, Recursos, Requisitos, Normatividad aplicable), Planear - Hacer, Verificar, Actuar, Aprobación.
• Procedimientos:incluyen pestañas como: Información (Objetivo, Alcance, Responsables, Definiciones y Términos, Políticas y Condiciones de Operación), Actividades, Normatividad y Registros, donde se describe la secuencia del proceso, su marco normativo y los registros asociados.
• Instructivos:incluyen pestañas como  Políticas y Condiciones,Actividades y Registros, orientadas a detallar la ejecución de una operación específica.
• Guías: incluyen pestañas como Políticas y condiciones y Formatos, orientadas a brindar lineamientos y apoyo al usuario en la ejecución de actividades o trámites.

El usuario autorizado debe diligenciar o actualizar la información en cada una de las pestañas habilitadas, conforme al tipo de documento que esté gestionando.

3.1. Modificación de Caracterizaciones de Procesos

En el apartado Descripción, se encuentra la información del líder de proceso, objetivo, alcance, objetivos de calidad asociados al proceso, recursos necesarios para el desarrollo del proceso, requisitos aplicables y normatividad del proceso.

En el apartado actividades,  se puede agregar una nueva actividad, editar una ya existente o eliminarla. El usuario autorizado del SIG podrá seleccionar la opción según la necesidad.

Este apartado permite registrar y estructurar cada una de las actividades del proceso:

• Orden: Numeración dentro de la caracterización
• Actor: Partes que intervienen en la actividad.
• Entradas: Insumos necesarios para ejecutar la actividad.
• Etapa: Fase del ciclo PHVA
• Responsables: Roles encargados de ejecutar la actividad.
• Salidas: Resultados obtenidos de la actividad.
• Beneficiarios: Quienes reciben o se benefician de los resultados.
• Requisito por auditar: Requisito de la Norma ISO 900-2015 aplicable.

El apartado Control permite registrar:

Parámetros de control: Criterios y mecanismos definidos para realizar el seguimiento y control de la ejecución del proceso, permitiendo verificar su desempeño y cumplimiento.

Mediciones: Indicadores, métricas o herramientas utilizadas para evaluar el desempeño del proceso y el cumplimiento de sus resultados.

Riesgos: Mapa que identifica los eventos o situaciones potenciales que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos del proceso, los cuales deben ser identificados, analizados y gestionados.

En el aparatado aprobación se registra la trazabilidad y control documental:

Elaboró:Responsable de la construcción o actualización del documento, asegurando que su contenido refleje las necesidades del proceso y los lineamientos establecidos.

Revisó: Responsable de verificar la coherencia, pertinencia y consistencia del documento, validando que cumpla con los criterios definidos antes de su aprobación.

Aprobó:Responsable de autorizar formalmente el documento, validando su contenido y disponiendo su entrada en vigencia. Para el caso de las caracterizaciones es únicamente el Rector.

3.2 Modificación de actividades del flujo para procedimientos e instructivos

Los procedimientos e instructivos cuentan con una sección de actividades, donde el sistema habilita la ventana “Modificar Actividad Flujo”, en la cual el usuario autorizado del SIG puede gestionar la información asociada a cada actividad del documento.

En esta ventana se pueden actualizar los siguientes campos:

• Número:identifica el orden secuencial de la actividad dentro del flujo.
• Actividad:nombre de la actividad que se desarrolla en el documento.
• Responsable:cargo o rol encargado de ejecutar la actividad.
• Descripción:detalle de la forma en que se desarrolla la actividad.
• Tipo de documento: define el tipo documental al que aplica la actividad.
• Registros: permite asociar los formatos, registros o evidencias generadas en la ejecución de la actividad.

Adicionalmente, mediante la opción “Agregar Nuevo Registro”, el usuario podrá incorporar nuevos registros o formatos asociados a la actividad cuando estos no se encuentren previamente creados en el sistema.

Una vez realizados los ajustes correspondientes, el usuario deberá guardar la información para actualizar la actividad dentro del flujo del documento.

3.3 Creación o actualización de registros y formatos asociados a procedimientos e instructivos en el SIG

3.3.1 Creación de nuevos registros

Al seleccionar la opción “Agregar Nuevo Registro”, el sistema despliega la ventana “Ingresar Nuevo Registro”, mediante la cual el usuario puede crear un nuevo registro asociado al documento o actividad correspondiente.

En esta ventana se debe diligenciar la siguiente información:

Nombre del registro: denominación con la cual se identificará el registro dentro del SIG.

Responsable de almacenamiento: dependencia encargada de custodiar y administrar el registro generado.

Requiere formato: indica si el registro necesita la creación de un formato para su diligenciamiento, seleccionando la opción Sí o No, según corresponda.

Una vez completada la información, el usuario deberá guardar el registro para asociarlo al documento en elaboración o modificación.

3.3.2 Creación de registros con formato asociado

Cuando en el campo “Requiere Formato” se selecciona la opción “Sí”, el sistema habilita campos adicionales para la creación del formato asociado al registro.

En este caso, el usuario deberá tener en cuenta lo siguiente:

Código del formato:se asigna automáticamente por el sistema conforme a la codificación definida en el SIG.

Versión del formato:corresponde a la versión inicial del formato y se genera automáticamente en “1”, salvo que el sistema indique otra configuración.

Formato del registro: permite adjuntar el archivo correspondiente al formato que servirá como soporte para el diligenciamiento del registro.

Los formatos asociados a registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) deberán elaborarse y cargarse en archivos editables tipo Word o Excel, de acuerdo con la naturaleza de la información que se requiera registrar.

Para su construcción, deberán observarse los siguientes lineamientos:

• Utilizar la plantilla o estructura institucional definida para formatos del SIG.
• El nombre del formato deberá iniciar con la expresión “Formato para…”, seguida de una descripción clara y específica del propósito o información que registra el documento. Ejemplos: Formato para solicitud de mantenimiento preventivo, Formato para registro de asistencia a capacitación
• Incorporar el encabezado institucional con la información de identificación documental correspondiente (código, versión, nombre del formato y paginación).
• Diseñar el contenido del formato de manera que facilite el registro, control y trazabilidad de la información requerida.
• Asegurar que el formato sea coherente con el procedimiento, instructivo o actividad a la cual se encuentra asociado.
• Evitar restricciones de edición que impidan su posterior diligenciamiento o actualización.

Una vez cargado el archivo y completada la información requerida, el usuario deberá guardar el registro para que el formato quede asociado al documento.

Una vez creado el registro con requerimiento de formato, el sistema genera automáticamente el código y la versión inicial del formato asociado.

En esta etapa, el usuario deberá:

Tomar el código y versión generados por el sistema.

Incorporar esta información en el encabezado del archivo del formato, conforme a la plantilla institucional definida por el SIG. 

Nombrar el archivo con el código generado.

Adjuntar el archivo actualizado en el campo “Formato del Registro” mediante la opción “Seleccionar archivo”.

Hacer clic en “Guardar Cambios” para finalizar la asociación del formato al registro.

Una vez creado el formato en la actividad, el usuario deberá guardar cambios en actividades y nuevamente en la ventana control de cambios que se habilita

Una vez guardados los cambios, el formato creado queda asociado automáticamente al registro de la actividad correspondiente dentro del flujo del documento.

A partir de este momento, el formato quedará relacionado como evidencia o soporte de la actividad y podrá ser descargado por los usuarios dentro de los registros asociados al documento.

La asociación del formato a la actividad garantiza su trazabilidad y disponibilidad como evidencia documental del proceso.

El usuario autorizado del SIG deberá verificar que el registro y su formato asociado aparezcan correctamente vinculados en la actividad antes de continuar con la edición del documento.

3.3.3 Actualización de versión de formatos asociados

Cuando un registro ya cuenta con un formato asociado, el sistema habilita el ícono de actualización de formato en la sección de registros de la actividad.

Mediante esta opción, el usuario podrá cargar una nueva versión del formato previamente creado cuando se requiera su modificación o actualización.

Para ello deberá:

1. Hacer clic en el ícono de actualización ubicado junto al registro asociado.
2. Cargar el archivo correspondiente a la nueva versión del formato.
3. Guardar los cambios para actualizar el formato dentro del sistema.

La actualización del formato generará una nueva versión del mismo, manteniendo la trazabilidad de sus modificaciones dentro del SIG.

De forma manual, el usuario autorizado del SIG cambiará el número de versión y adjuntará el archivo.

Posteriormente guardará cambios en la actividad y nuevamente en el control de cambios.

Cuando el registro no requiere un formato para su diligenciamiento, el usuario deberá seleccionar la opción “No” en el campo “Requiere Formato”.

En este caso, únicamente será necesario registrar:

• Nombre del registro
• Responsable de almacenamiento

Posteriormente, el usuario deberá guardar la información para asociar el registro a la actividad correspondiente.

No será necesario asociar formato cuando la evidencia del registro:

• Sea generada automáticamente por plataformas, aplicativos o sistemas de información institucionales.
• Se encuentre contenida o soportada en otros documentos institucionales ya establecidos.
• No requiere de una plantilla específica para su generación o conservación.

Corresponde al líder del proceso definir la disposición documental de los registros que no requieran formato asociado, asegurando su adecuado almacenamiento, conservación, consulta y control conforme a la normativa institucional aplicable.

Cuando se requiera eliminar un registro o formato asociado a una actividad, el sistema habilita el ícono “X” junto al elemento correspondiente.

Posteriormente guardará cambios en la actividad y nuevamente en el control de cambios.

3.3.4 Actualización o creación formatos asociados a guías

Las guías del Sistema Integrado de Gestión podrán contar con formatos asociados cuando, para la adecuada ejecución, seguimiento o trazabilidad de la actividad o trámite y se requiera disponer de instrumentos estandarizados para el registro de información, recopilación de evidencias, control de datos o soporte de la gestión realizada por el usuario.

La incorporación de formatos en guías deberá responder a una necesidad operativa debidamente justificada y guardar relación directa con la actividad o trámite que la guía orienta.

Cuando una guía requiera formatos de apoyo para su aplicación, el sistema habilita la pestaña “Formatos”, desde la cual el usuario podrá registrar y cargar los formatos asociados al documento.

Para crear un nuevo formato, el usuario autorizado del SIG deberá:

Seleccionar la opción “Subir Nuevo Formato”.

Diligenciar el campo Nombre del Formato, iniciando con la expresión “Formato para…”, seguida de una descripción clara de su finalidad.

Verificar el Código Sugerido generado automáticamente por el sistema.

Confirmar la Versión del Formato, asignada inicialmente en versión 1.

Adjuntar el archivo correspondiente en el campo “Archivo del Formato”.

Nombrar el documento con el código generado por el sistema

Guardar la información para asociar el formato a la guía.

Una vez guardado el formato, el sistema lo incorpora al listado de “Formatos existentes” de la guía y habilita las acciones disponibles para su gestión.

Dentro de estas opciones, el usuario encontrará la función “Copiar link”, mediante la cual podrá obtener el enlace generado automáticamente por el sistema para el formato creado.

Este enlace deberá ser utilizado para asociar el formato dentro del contenido de la guía, específicamente en el apartado de Políticas y Condiciones, cuando se requiera referenciar o enlazar el formato como parte de las orientaciones del documento.

Adicionalmente, el sistema permite:

• Ver formato: consultar el archivo cargado.
• Modificar formato: actualizar el archivo o su información asociada.
• Eliminar formato: retirar el formato de la guía cuando corresponda.

Adición y modificación de normatividad 

Para los documentos tipo procedimiento e instructivo, el sistema habilita la pestaña “Normatividad”, mediante la cual el usuario puede administrar la normatividad y documentos de referencia asociados al documento.

En este apartado se visualiza la normatividad actualmente vinculada, clasificada según su tipo:

• Normatividad Interna
• Normatividad Externa
• Otros documentos de referencia

El usuario podrá realizar las siguientes acciones:

• Consultar: visualizar el contenido o referencia de la norma o documento asociado.
• Borrar: eliminar la referencia normativa cuando deje de ser aplicable.

Para agregar nueva normatividad, el usuario deberá:

1. Hacer clic en la opción “Agregar Normatividad”.
2. Seleccionar el Tipo de Normatividad correspondiente.
3. Diligenciar la información requerida por el sistema según la categoría seleccionada.
4. Guardar la información para asociarla al documento.

La normatividad registrada en este apartado deberá corresponder únicamente a disposiciones legales, reglamentarias o documentos de referencia que soporten la ejecución y aplicación del procedimiento o instructivo.

Para asociar nueva normatividad a un procedimiento o instructivo, el usuario deberá contar previamente con la signatura del Normograma correspondiente al documento normativo que desea vincular.

La signatura del Normograma permite identificar de manera única la disposición normativa dentro del sistema y garantiza la correcta asociación de la referencia normativa al documento del SIG.

En caso de no contar con la signatura requerida, el usuario solicitante de la modificación deberá gestionarla previamente conforme al procedimiento institucional para la administración del Normograma a cargo del Grupo Interno de Administración de Documentos.

Posteriormente guardará cambios en la normatividad y nuevamente en el control de cambios.

Para retirar una referencia normativa asociada al documento, el usuario deberá hacer clic en el ícono “X” habilitado por el sistema junto a la norma correspondiente.

Posteriormente guardará cambios en la normatividad y nuevamente en el control de cambios. Una vez ejecutada esta acción, la normatividad dejará de estar vinculada al documento.

En la pestaña “Registros”, el sistema presenta el listado consolidado de los registros creados y asociados previamente a las actividades del procedimiento o instructivo.

En este apartado el usuario podrá visualizar la siguiente información de cada registro:

• Nombre del registro
• Versión
• Responsable de almacenamiento
• Código del registro SIG (cuando aplique)

Adicionalmente, el sistema habilita opciones para:

• Modificar Registro:actualizar la información del registro asociado.
• Borrar:eliminar el registro del documento cuando corresponda.

Este apartado permite centralizar la administración de todos los registros vinculados al procedimiento o instructivo.

Gestión de revisión y aprobación del documento

En la pestaña “Aprobación”, el sistema presenta la información correspondiente a los responsables del ciclo de elaboración, revisión y aprobación del documento.

Para gestionar esta etapa, el usuario autorizado del SIG deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Encargado de Elaboración: corresponde al nombre y cargo de la persona responsable de elaborar o solicitar la modificación del documento, información que debe ser actualizada por el usuario autorizado del SIG
• Encargado de Revisión: corresponde al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas definido institucionalmente para la revisión documental, parametrizado automáticamente por el sistema .
• Encargado de Aprobación: corresponde al líder del proceso o responsable designado para aprobar el documento, según la parametrización establecida en el SIG.

Previo a la aprobación final, el sistema genera automáticamente una versión de consulta del documento, la cual deberá ser remitida al líder del proceso para su aprobación la cual se formaliza a través del correo electrónico, como evidencia de conformidad frente al contenido del documento.

Mientras el documento se encuentra en proceso de revisión y validación, el sistema lo mantiene en estado “Documento No Aprobado”, condición bajo la cual se genera la versión de consulta utilizada para revisión por parte de los responsables definidos.

Esta versión no tiene carácter oficial ni vigencia dentro del Sistema Integrado de Gestión hasta tanto se complete el proceso de aprobación.

Una vez el contenido del documento haya sido validado por el responsable de aprobación, el usuario deberá:

1. Hacer clic en “Guardar” para registrar la información final del documento.
2. Seleccionar la opción “Guardar Aprobación Final” habilitada por el sistema.
3. Publicar el documento para que este adquiera estado Aprobado y quede vigente en el SIG.

Solo después de ejecutar esta acción el documento será considerado como versión oficial y publicada dentro del sistema.

Una vez el documento ha sido aprobado y publicado, este queda disponible para consulta en el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), dentro del proceso al cual se encuentra asociado.

A partir de su publicación, el documento adquiere vigencia oficial y podrá ser consultado por los usuarios como referencia para la ejecución, seguimiento y desarrollo de las actividades institucionales correspondientes.

La correcta aplicación de la presente guía garantiza la adecuada gestión de la información documentada en el Sistema Integrado de Gestión, asegurando la trazabilidad, actualización, control y disponibilidad de los documentos institucionales conforme a los lineamientos establecidos por la Universidad de Caldas.