2.2 PASOS PARA SOLICITAR CERTIFICADOS:

Formato para la solicitud de certificados laborales - R-3673-G-GH-751-1

• Consignar en Davivienda el valor correspondiente a un Certificado Laboral a la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701 y anexar el recibo o comprobante de transferencia.
• La solicitud del certificado debe realizarse a través del formato establecido en el SIG (Formato para la solicitud de certificados laborales), enviando un correo electrónico a la Oficina de Gestión Humana a la dirección gestionhumana@ucaldas.edu.co y adjuntando el comprobante de consignación bancaria correspondiente. 
• Vencido el término establecido para la entrega del certificado correspondiente, la Oficina de Gestión Humana entregará debidamente legalizado el certificado solicitado, al correo electrónico del solicitante.

3. RETIRO DE CESANTÍAS:

(Fondos Privados y Fondo Nacional Ahorro FNA) Formato para la solicitud de retiro de cesantías - R-3675-G-GH-751-1

Las causales principales para retirar las cesantías son la terminación del vínculo laboral, la compra o mejora de vivienda, y el financiamiento de educación superior o técnica. 

 3.1 REQUISITOS GENERALES:   

• Consignar en Davivienda 0.01 SMLMV el valor correspondiente a un Certificado Laboral en la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701.
• Diligenciar el formato de solicitud de retiro de cesantías establecido en el SIG, el cual deben enviar en formato PDF y renombrado “1.Solicidud Retiro de Cesantías”.
• Enviar los documentos soporte requeridos de acuerdo con el tipo de retiro de cesantías a realizar.
• La solicitud con sus soportes se debe enviar al correo electrónico gestionhumana@ucaldas.edu.co en formato PDF. Con el asunto “ Solicitud Retiro de Cesantías- (nombre), se recuerda que esta solicitud es personal y debe ser enviada por el interesado desde su correo personal o institucional. 

3.2 CLASE DE RETIRO DE CESANTÍAS:  Retiro total y Retiro Parcial 

3.2.1 RETIRO TOTAL:

Por terminación de vinculación laboral: Documento que se expide a toda persona que termina vínculo laboral con la Universidad de Caldas según lo establecido en la Ley 50 de 1990, Decreto 1562 artículo 2.2.1.3.15 para el retiro de las cesantías bastará la solicitud del afiliado, acompañado de prueba al menos sumaria sobre la terminación del contrato,  y sus demás normas concordantes.  

 3.2.2 RETIRO PARCIAL: (para personal Administrativo y Docente Activos)

Documentos soporte para mejora vivienda:

Deben presentarse en formato PDF y renombrados de acuerdo con el tipo de documento.  Ejem. ( Consignación, Certificado Cesantías, Contrato de mejora. Etc.)  

• Soporte de consignación del banco Davivienda
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías.
• Contrato de Mejoras: debe contener una cláusula donde especifique que en la forma de pago compromete las Cesantías.
• Certificado de Tradición del inmueble (no mayor a 90 días)
• Fotocopia de la cédula y matrícula del Ingeniero, Arquitecto y/o Maestro de Obra.
• Si el Contrato de Mejoras se va a realizar con una Persona Jurídica se debe adjuntar el certificado de existencia y representación legal de la empresa o persona jurídica no mayor a 90 días y la fotocopia de la cédula del Representante Legal.
• Adicionalmente si la propiedad está a nombre del cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula.
• Adicionalmente si la vivienda está con Leasing Habitacional, deben traer el certificado expedido por el Banco con el número de la matrícula del Inmueble.

 Documentos soporte abono a crédito hipotecario:

 Deben presentarse en formato PDF y renombrados de acuerdo con el tipo de documento.  Ejem. ( Consignación, Certificado Cesantías,  Etc.)  

• Soporte de consignación del banco Davivienda
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías.
• Certificado de la deuda, expedido por el Banco, cuando es hipoteca
• Certificado de Tradición del inmueble (no mayor a 90 días)
• Adicionalmente si la vivienda está con Leasing Habitacional, deben traer el certificado del Banco con el saldo y el número de la matrícula del Inmueble.
• Adicionalmente si la propiedad está a nombre del cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula

 Documentos para compra de vivienda:

 Deben presentarse en formato PDF y renombrados de acuerdo con el tipo de documento.  Ejem. ( Consignación, Certificado Cesantías. Etc.)  

• Soporte de consignación del banco Davivienda
• Promesa de Compra-Venta autenticada (en el cual debe estar la Cláusula, que en la forma de pago compromete las Cesantías)
• Si la propiedad pertenece a una persona jurídica se debe anexar el certificado de existencia y representación legal no mayor a 90 días y la fotocopia de la cédula ciudadanía del representante legal.
• Certificado de Tradición del inmueble que va a comprar (no mayor a 90 días)
• Fotocopia de la cédula del vendedor 
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías. 

 Documentos soporte para educación -Fondos Privados (Colfondos-Porvenir-Protección):

 Deben presentarse en formato PDF y renombrados de acuerdo con el tipo de documento.  Ejem. ( Consignación, Certificado Cesantías. Etc.)  

• Soporte de consignación del banco Davivienda
• Certificado o recibo del valor de la matrícula expedido por la Entidad Educativa.
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías.
• Si el retiro es para cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula
• Si el retiro es para educación de sus hijos: Registro Civil de Nacimiento y fotocopia de documento de identidad.

 Documentos soporte para educación (Fondo Nacional del Ahorro):

 El retiro de cesantías para educación debe realizarse directamente en las oficinas del Fondo Nacional del Ahorro (FNA). Para lo cual debe presentar la siguiente documentación

• Copia de la Cédula ampliada al 150%
• Orden de pago de la matrícula con número de NIT, número de cuenta, tipo de cuenta y entidad financiera de la institución educativa. 
• Si el retiro es para cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extrajuicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula.
• Si el retiro es para hijo(a) menor de edad: llevar Registro Civil de Nacimiento y fotocopia de documento de identidad; si es mayor de 18 años: Fotocopia de la Cédula y Registro Civil de Nacimiento. 
• Solo pagan periodos vigentes o futuros

Trámite Virtual ante FNA:

Una vez la solicitud haya sido revisada, aprobada y notificada por la Oficina de Gestión Humana, el funcionario deberá ingresar a la página web del Fondo Nacional del Ahorro (FNA) utilizando su usuario y contraseña, con el fin de registrar el trámite en la plataforma. Posteriormente, la Oficina de Gestión Humana procederá con la aprobación correspondiente dentro del sistema. 

Tramite presencial ante el FNA:

Una vez la solicitud haya sido revisada, aprobada y notificada por la Oficina de Gestión Humana, el funcionario deberá reclamar en dicha oficina la carta original de aprobación del retiro. Con este documento, deberá dirigirse a las oficinas del Fondo Nacional del Ahorro (FNA) para radicar el trámite correspondiente.

4. HORARIO FLEXIBLE Y HORARIO ESPECIAL:

La jornada laboral: En la Universidad de Caldas corresponde a 40 horas semanales, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 007 de 2018.

HORARIO FLEXIBLE:

El horario flexible consiste en variar la hora de entrada y salida o distribuir las horas de trabajo de manera diferente, siempre cumpliendo la jornada legal. No implica reducción de horas, sino adaptación del horario para favorecer al servidor.

La Ley 1857 del 26 de julio de 2017 “Por medio de la cual se modifica la ley 1361 de 2009 para adicionar y complementar las medidas de protección de la familia”, establece:

“(…) ARTÍCULO 3°. Adiciónese un artículo nuevo a la Ley 1361 de 2009 el cual quedará así:

(…) ARTÍCULO 5A. Los empleadores podrán adecuar los horarios laborales para facilitar el acercamiento del trabajador con los miembros de su familia, para atender sus deberes de protección y acompañamiento de su cónyuge o compañera(o) permanente, a sus hijos menores, a las personas de la tercera edad de su grupo familiar o a sus familiares dentro del 3er grado de consanguinidad que requiera del mismo; como también a quienes de su familia se encuentren en situación de discapacidad o dependencia

El trabajador y el empleador podrán convenir un horario flexible sobre el horario y las condiciones de trabajo para facilitar el cumplimiento de los deberes familiares mencionados en este artículo. (…)” (Negrilla fuera del texto)

la Resolución de Rectoría N° 0026 de 2021 en su artículo cuarto, indica: 

 “Exhortar a la Oficina de Gestión Humana de la Universidad de Caldas para que adelante las gestiones necesarias para el cumplimiento de lo ordenado por el parágrafo del artículo 5ª de la Ley 1361 de 2009, adicionado por el artículo 3 de la Ley 1857 de 2017”.

Por su parte, para el caso de las entidades públicas que se rigen por el sistema general de carrera, el Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector de la Función Pública señala:

“(…) ARTÍCULO 2.2.5.5.53  Decreto 1083 Horarios flexibles para empleados públicos. Los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial podrán implementar mecanismos que, sin afectar la jornada laboral y de acuerdo con las necesidades del servicio, permitan establecer distintos horarios de trabajo para sus servidores.”

Como se infiere de la norma transcrita, los jefes de los organismos podrán establecer jornadas especiales para sus servidores públicos con el fin de fijar horarios flexibles que contribuyan a mejorar la calidad de vida, generar un mayor rendimiento y productividad en su trabajo, así como la satisfacción y motivación de sus servidores, sin afectar los servicios a su cargo, y cerciorando el cumplimiento de la jornada laboral y, por lo tanto, corresponde al representante legal de cada entidad, determinar la posibilidad de establecer horarios flexibles.

Gestión y trámite:

• Solicitud: Se debe hacer mediante oficio dirigido al Rector, con visto bueno del jefe inmediato, donde se indique el horario requerido por el servidor publico y la respectiva justificación. Este documento debe ir con copia a la Oficina de Gestión Humana.
• Término: La solicitud debe hacerse con 5 días de anticipación a la fecha de inicio del horario flexible.
• Acto Administrativo:  La Oficina de Gestión Humana elabora acto administrativo para la revisión y firma del señor Rector.
• Autorización: A través de acto administrativo emitido por el Rector. 
• Notificación: A través de la Oficina de Gestión Humana se procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza la situación administrativa. Ningún servidor público podrá disfrutar del horario flexible sin que le haya sido notificado el acto administrativo. 

HORARIO ESPECIAL:

El horario especial es una adaptación del horario laboral que se concede por razones específicas por circunstancias particulares de la prestación del servicio y para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente: 

Jornada Laboral: En la Universidad de Caldas corresponde a 40 horas semanales, según lo establecido en la Resolución de Rectoría No. 007 de 2018.

 Así mismo esta resolución establece en su artículo tercero que “Cuando por necesidades del servicio se requiera un horario especial diferente al dispuesto en el artículo segundo del presente acto administrativo para uno o varios funcionarios, el jefe de la dependencia lo informará a la Oficina de Gestión Humana quién revisará la necesidad y viabilidad de la solicitud.”

Jornada Ordinaria Nocturna: es la que de manera habitual empieza y termina entre las 6 p.m. y las 6 a.m. del día siguiente. 

Para quienes trabajan por el sistema de turnos, los empleados que ordinaria o permanentemente labore en jornada mixta, esto es, cuando en un mismo turno se laboren horas en período diurno y horas en período nocturno, habrá lugar al reconocimiento de un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre las horas efectivamente, se aclara que no cumplen jornada nocturna los funcionarios que después de las 6 p.m. completan su jornada diurna hasta con una hora de trabajo. (Artículo 34 y 35 del Decreto Ley 1042 de 1978)

 Gestión y trámite:

• Solicitud: Se presenta ante la Oficina de Gestión Humana por parte del jefe de la dependencia, indicando el horario requerido y la justificación correspondiente, de acuerdo con las necesidades del servicio.
• Término: La solicitud debe radicarse con al menos cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio del horario especial.
• Autorización: La Oficina de Gestión Humana revisa la solicitud y analiza los horarios propuestos, verificando que no se excedan las 40 horas semanales y si se generan o no jornadas mixtas que impliquen recargo nocturno
• Recargos nocturnos: En caso de que se generen, los jefes inmediatos deberán informar mensualmente a la Oficina de Gestión Humana, mediante el Formato de certificación para pago de recargo nocturno R-3753-G-GH-751-1 establecido para tal fin, las fechas en las cuales se cumplan los turnos rotativos. Esta información servirá como insumo para el Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Compensación en la liquidación y pago del recargo nocturno.
• Notificación: La Oficina de Gestión Humana procede a notificar el contenido del acto administrativo que autoriza el horario especial. Ningún servidor público podrá acogerse a este horario sin haber recibido previamente la notificación oficial del acto administrativo.

5. SOLICITUD TRABAJO EN CASA:

De conformidad con el principio de autonomía universitaria consagrado en el artículo 69 de la Constitución Política, se ha considerado necesario reglamentar la habilitación del trabajo para servidores públicos administrativos en casa como una forma de prestación del servicio en la Universidad de Caldas en condiciones ocasionales, excepcionales o especiales.

 La Universidad de Caldas mediante resolución de Rectoría N° 01890 del 11 de diciembre del 2024 reglamenta el Trabajo en Casa para los servidores (as) públicos (as) administrativos de la Universidad de Caldas.

 

5.1 DEFINICIÓN DE TRABAJO EN CASA: 

Se entenderá como trabajo en casa la habilitación al servidor público para desempeñar transitoriamente sus funciones o actividades laborales por fuera del sitio donde habitualmente las realiza, sin modificar la naturaleza de su relación laboral con la Universidad de Caldas ni desmejorar las condiciones laborales, cuando se presenten circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que impidan que el  servidor  público pueda realizar sus funciones en su lugar de trabajo, privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

El trabajo en casa no se limitará al trabajo que pueda realizarse mediante tecnologías de la información y las comunicaciones, medios informáticos o análogos, sino que se extiende a cualquier tipo de trabajo o labor que no requiera la presencia física del  servidor público  en las instalaciones de la Universidad de Caldas.

La habilitación de trabajo en casa originada por circunstancias excepcionales, ocasionales o especiales se extenderá hasta por un término de tres meses prorrogables por un término igual por una única vez, sin embargo, si persisten las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que impidieran que el trabajador pudiera realizar sus funciones en su lugar de trabajo, se extenderá la habilitación de trabajo en casa hasta que desaparezcan dichas condiciones.

El empleador o nominador conserva la facultad unilateral de dar por terminada la habilitación de trabajo en casa, siempre y cuando desaparezcan las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que dieron origen a dicha habilitación.

5.2 CONDICIONES OCASIONALES, EXCEPCIONALES O ESPECIALES: 

Se entiende por situación ocasional, excepcional o especial, aquella circunstancia imprevisible o insuperable que genera riesgos para el servidor público o inconveniencia bien sea para su traslado hasta el lugar de trabajo, o para que haga uso de las instalaciones de la Universidad de Caldas. 

La habilitación del trabajo en casa se dará por circunstancias excepcionales, ocasionales o especiales, que, para el caso de la Universidad de Caldas, son: 

• Condiciones de salud que le impidan el servidor público trasladarse al lugar de trabajo. 
• Medidas de protección o incidentes de seguridad que puedan poner en peligro la vida, la integridad o la libertad. 
• Situaciones que pongan colectivamente en riesgo la seguridad o la salud pública demostrable o declarada como hecho notorio. 

5.2 SOLICITUD: 

Las solicitudes del trabajo en casa las realizará el servidor  público con el visto bueno de su jefe  inmediato, haciendo uso del "Formato de solicitud trabajo en casa para servidor público administrativo" junto con los soportes que acrediten la condición ocasional, excepcional o especial, Formato para la solicitud de trabajo en casa para servidores públicos administrativos R-3688-G-GH-751-1 que debe ser entregado en la Oficina de Gestión Humana 

   

FORMATOS DE LA GUÍA PARA DESCARGAR:

• Formato para la solicitud y autorización de permisos - R-3726-G-GH-751-1
• Formato para solicitud de certificados laborales - R-3673-G-GH-751-1
• Formato de certificación de personal no disponible para adelantar actividades de contratación por ordenes de servicio para apoyo a la gestión - R-3674-G-GH-751-1
• Formato para la solicitud de retiro de cesantías - R-3675-G-GH-751-1
• Formato para la solicitud de trabajo en casa para servidores públicos administrativos -R-3688-G-GH-751-1
• Formato de certificación para pago de recargo nocturno R-3753-G-GH-751-1