Ésta guía contribuye al cumplimiento de la política de Equivalentes al Efectivo. 

ALCANCE: Se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con los que cuenta la UNIVERSIDAD DE CALDAS que son manejados por las diferentes áreas siempre y cuando este establecido en un documento legal donde indica la responsabilidad y el manejo de las Cajas Menores, cajas satelites y/o fondos rotatorios.

SUMINISTRO DE INFORMACION: Las dependencias relacionadas serán encargadas de ofrecer la información correspondiente a las Cajas Menores en el Sistema de Gestión Financiera SGF  - Reembolso mensual       

RESPONSABLES: Vicerrectoría Administrativa, Oficina Financiera y Administradores Delegados si es el caso.

APERTURA Y RADICACIÓN 

• Para dar apertura a una caja Menor, se constituye por cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, el cual indica la cuantía, responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.
• Se radica acto administrativo con su debido soporte para la apertura de caja menor.
• Funcionario encargado determina si la documentación está o no completa.
• Se radica en el área de presupuesto solicitud para autorizar compromiso presupuestal.
• Se traslada del área de presupuesto al área de contabilidad, para la respectiva causación contable.
• Se traslada del área de contabilidad al área de tesorería para el respectivo pago.
• Para autorizar recaudo de dinero en cajas Satélites, se autoriza por la vigencia que solicite el Ordenador del Gasto y será el Rector quien determine la vigencia de dicha autorización, (procedimiento SIG, actualmente: I-GF-520  Instructivo para solicitar autorización para realizar recaudo de dinero).
• Para dar apertura a un Fondo Rotatorio, se constituye mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, el cual indica: cuantía, responsable, finalidad, clase de gastos que se pueden realizar, entre otros, vigencia de éste (fecha en la cual deberá quedar legalmente liquidado). 
• Cada responsable contará con un usuario y una contraseña del Sistema de Gestión Financiera, con el fin de gestionar toda la información que se requiera en el proceso financiero (de acuerdo con los perfiles asignados); realizar asientos contables tanto de legalización (gastos) como de reembolsos (ingresos), generar reportes y consultas.

LEGALIZACIÓN

• Las legalizaciones deben ser mensuales ya que esto permite establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación del efectivo y equivalente a efectivo.
• La legalización debe ser por medio de facturas o recibos con su respectiva firma, para efectos tributarios la facturación debe contener lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario.
• La persona responsable de las cajas menores o los fondos rotatorios deben registrar en el Sistema de gestión Financiero los soportes correspondientes a cada la legalización.
• Es necesario que sea entregado a la persona encargada del área contable, soportes de legalización generado del SGF y los respectivos soportes de los gastos mensuales.
•  Encargado del área contable, verifica que los soportes correspondan a los autorizados en el Acto Administrativo.
• Se debe entregar al área de contable, últimos días de cada mes consignaciones correspondientes a retención en la fuente y demás impuestos generados en las cajas menores y fondos rotatorios.

REEMBOLSO

• El reembolso de las cajas menores se debe realizar solo cuando se haya consumido más de un 70% del total de la caja menor.
• El rembolso de los fondos rotatorios se realizará cada mes o una vez se haya ejecutado el 70% del monto autorizado.