A continuación, se describen las actividades desarrolladas en el comité de matriculas y que hacen parte del procedimiento Comité de matrículas Estudio socioeconómico para estudiantes  de pregrado presencial.

1.      ESTABLECER CRONOGRAMA PARA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES ­ - Responsables: Profesional Bienestar Universitario y Comité de matrículas

• Definición de cronograma: fechas de recepción de documentos, marcación, estudio, notificación, recursos, finalización del proceso.

•  Elaboración de circular para aclarar plazos para entrega y recepción de solicitudes y requisitos.

•  Revisión y aprobación de la circular.

• Difusión de la circular.

2.      RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CREACIÓN BASE DE DATOS - Responsables: Profesional Bienestar Universitario - Delegado Oficina Financiera y Delegado Registro académico

• Recepción de solicitudes.

• Consolidación de solicitudes y creación base de datos.

• Verificación en el SIA: Cumplimiento requisitos: promedios, estado.

• Marcación bajo comité de matrículas.

• Transferencia de admitidos

• Revisión de requisitos - se anexan formatos recibidos.

3.      ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN – Responsable Profesional de Bienestar Universitario

• Se complementa base de datos incluyendo: promedio acumulado, valor total matrícula, valor a pagar, ingresos y demás datos que se requieran.

• Proyección de agenda y citación a sesiones de comité.

4.      CONSOLIDACIÓN INFORME DE SOLICITUDES Y TOMA DECISIONES - Responsable: Profesional Bienestar Universitario- Comité de matrículas

• Se solicita resumen de la hoja de vida de los aspirantes a la Oficina de Admisiones y Registro Académico

• Organización de expedientes de los solicitantes: resumen de hoja de vida, búsqueda de expediente.

• En caso de ser necesario se realizan pruebas adicionales: visita domiciliaria, llamadas telefónicas, entrevistas, apertura de periodo probatorio, etc.

• Análisis previo y preparación de casos para presentar al comité.

• Análisis de cada solicitud y aplicación de la normativa (descuento o reliquidación).

• Actualización dela base de datos con los casos tratados en cada sesión.

5.      NOTIFICACIÓN DE DECISIONES DEL COMITÉ DE MATRÍCULA  - Responsable: Profesional Bienestar Universitario

• Notificación a través del correo electrónico de la decisión tomada por medio de resolución.

• Se informa al estudiante sobre los recursos procedentes en su caso.

6.      ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN CON RESULTADOS – Responsables: Profesional Bienestar Universitario y Comité de Matrículas

• El comité de matrículas informa a la oficina de Admisiones y Registro Académico acerca de los estudiantes a quienes les fue aprobado el estudio socioeconómico, para los fines pertinentes, de acuerdo con la normativa vigente.

• Se solicita liquidación de nuevos recibos con los descuentos otorgados, pasados los 10 días aplicables para interposición de recursos (solo aplica para quienes no acceden a esta posibilidad).

• En caso de interposición de recursos se programa nueva sesión para estudio adicional y toma de nuevas decisiones, en caso de ser procedente se remite a comisión de apelación.

7.      ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN APORTADA POR LOS ESTUDIANTES – Responsable: Profesional Bienestar Universitario

• Organización y archivo del expediente con documentación aportada por los estudiantes.

• Levantamiento de actas.

• Actualización de base de datos- control de análisis de casos.

8.      ESTUDIO DE REPOSICIONES ­– Responsables: Profesional Bienestar Universitario y Comité de Matrículas

• Organización de documentos para nuevo estudio.

• Citación sesión de comité.

• Análisis de las reposiciones - Toma de decisión con respecto a la solicitud.

• Solicitud de liquidación de recibos.

• Notificación al estudiante de la decisión tomada por el comité mediante resolución.

• Organización de archivo.

9.      APELACIONES – Responsable: Profesional Bienestar Universitario

• Recepción de recursos de Apelación.

• Organización de expedientes para remisión a comité de matrículas

• Indagar por el estado de los casos remitidos a comisión de matrículas para finalizar proceso cada semestre.

• Recepcionar expedientes enviados.

• Actualizar base de datos con decisiones emitidas por la comisión de matrículas.

10.  ADICIONALES – Responsables: Profesional Bienestar Universitario, Delegado Registro Académico y Comité de Matrículas

• Revisión de bases de datos para aplicación de descuentos: Porcentajes otorgados, control de casos en Apelación.

• Revisión de bases de datos para aplicación o terminación de descuentos (descuentos condicionados).

• Revisión de bases de datos para aplicación de descuentos (cumplimiento de requisitos - notas).

• Resolución derechos de petición.

• Respuesta de correos.