1. ALCANCE

 Esta guía aplica a las organizaciones sindicales de empleados públicos y trabajadores oficiales, con presencia en la Universidad de Caldas, comprendiendo los trámites institucionales internos para el cumplimiento de los acuerdos o convenciones colectivas con implicación económica o sin ella, legalización de recursos otorgados, y operación de las mesas de seguimiento a los acuerdos vigentes. 

 2. MARCO NORMATIVO 

• Constitución Política de Colombia Artículo 39.
• Convenio N.º 87 de la OIT sobre la Libertad Sindical y la Protección del Derecho de Sindicación.
• Convenio N.º 151 de la OIT sobre las Relaciones de Trabajo en la Administración Pública.
• Decreto 2813 de 2000.
• Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.2.5.2 y siguientes.
• Decreto 344 de 2021.
• Decreto 243 de 2024.
• Demás normas concordantes y complementarias sobre la materia.

 3. DEFINICIONES

ACUERDOS COLECTIVOS: Documento que refleja los pactos entre una entidad pública y las organizaciones sindicales de los empleados públicos, en el marco de las normas que regulan la materia. El acuerdo colectivo es producto de una negociación surtida entre empleador y empleado para solucionar las controversias derivadas del conflicto laboral y procurar mejores condiciones laborales para los empleados.

 El decreto 1072 de 2015  - reglamentario del Sector Trabajo – modificado parcialmente por el Decreto 243 de 2024 en lo relativo a procedimientos de negociación y solución de controversias con las organizaciones de empleados públicos, establece principios fundantes de la negociación colectiva como lo son: (i) El respeto de la competencia constitucional y legal atribuida a las entidades y autoridades públicas, (ii) El respeto al presupuesto público o principio de previsión y provisión presupuestal en la ley, ordenanza o acuerdo para la suscripción del o los acuerdos colectivos con incidencia económica presupuestal, teniendo en cuenta el marco de gasto de mediano plazo, la política macro económica del Estado y su sostenibilidad y estabilidad fiscal y (iii) Principio de unidad de negociación colectiva (unidad de pliego, unidad de comisión negociadora, unidad de mesa y unidad de acuerdo), entre otros.  

 Dicha disposición también determina las materias negociables o no, las reglas de negociación y las respectivas etapas de la misma.

RESOLUCIÓN DE IMPLEMENTACIÓN DE ACUERDOS COLECTIVOS :  El decreto 1072 de 2015, modificado por el Decreto 243 de 2024 dispone en su artículo 2.2.2.4.17 que “Las autoridades públicas competentes darán cumplimiento al acuerdo colectivo y expedirán los respectivos actos administrativos a que haya lugar de acuerdo con los compromisos pactados, a más tardar dentro del mes siguiente a la suscripción del acuerdo, con respeto a las competencias constitucionales y legales, indicando cuáles autoridades, en cuáles puntos y en cuáles plazos, son las obligadas al cumplimiento del acuerdo colectivo (…)”. 

Bajo el anterior entendido, el Rector de la Universidad de Caldas es el responsable de proferir el respectivo acto administrativo de implementación del acuerdo. Este acto administrativo, a diferencia de los acuerdos colectivos, es de carácter unilateral y está dirigido a hacer efectivo el cumplimiento e implementación de los compromisos adquiridos en la negociación colectiva con las diferentes organizaciones sindicales con presencia en la Institución.

CONVENCIONES COLECTIVAS: Documento derivado de los pactos entre la Universidad de Caldas y las organizaciones sindicales de los trabajadores oficiales, en el marco de las normas que regulan la materia.

 LEGALIZACIÓN: Trámite mediante el cual se formalizan, a través de soportes documentales, los gastos de un beneficio concedido mediante una convención colectiva o una resolución de implementación de acuerdo colectivo.

MESA DE SEGUIMIENTO: Espacios acordados en el marco de la negociación con los sindicatos de la Universidad de Caldas, con la participación de autoridades institucionales y representantes de las organizaciones con el fin de hacer veeduría al cumplimiento de los acuerdos colectivos vigentes. 

 EMPLEADO PÚBLICO: Es la persona que está vinculada con el Estado mediante una relación legal y reglamentaria vigente, por lo que es destinatario de la aplicación del presente Capítulo.

CONDICIONES DE EMPLEO: Son las derivadas del vínculo legal y reglamentario de los empleados públicos con el Estado.

AUTORIDADES COMPETENTES: Son las investidas por la Constitución Política y la ley de atribuciones para concertar las condiciones de empleo.

ORGANIZACIONES SINDICALES DE EMPLEADOS PÚBLICOS: Son aquellas organizaciones sindicales de primer, segundo o tercer grado que afilian a empleados públicos. Son titulares del derecho de negociación colectiva y, por tanto, tienen la capacidad e idoneidad para negociar, las organizaciones sindicales cuyos afiliados sean empleados públicos.

NEGOCIACIÓN COLECTIVA: Es el proceso de diálogo social mediante el cual, de un lado, los representantes de las organizaciones sindicales de empleados públicos y, de otro, la entidad empleadora o la entidad competente, negocian el acuerdo sobre las condiciones del empleo y convienen las relaciones colectivas entre la administración pública y sus organizaciones sindicales.

PLIEGOS DE SOLICITUDES: Es el escrito contentivo de las aspiraciones presentadas por las organizaciones sindicales en el marco del presente Decreto.

PLIEGO ÚNICO DE SOLICITUDES: Es el documento final que unifica todas las solicitudes de las organizaciones sindicales, a través de su concertación previa e interna, sin duplicar peticiones de las diferentes organizaciones. Este documento se constituye en requisito sin el cual no se instalará la mesa de negociación, ni se dará inicio al mismo.

COMISIÓN NEGOCIADORA UNIFICADA SINDICAL: Es el grupo de negociadores delegados por las organizaciones sindicales, de acuerdo con el ámbito de negociación, resultante del proceso de concertación entre ellas, la cual debe ser presentada con el pliego de solicitudes unificado.

ÁMBITO NACIONAL: Es el proceso de negociación realizado entre las organizaciones sindicales de tercer grado y/o centrales o confederaciones y federaciones nacionales de empleados públicos que hayan unificado el pliego y que cumplan con los requisitos de comparecencia señalados en el artículo 2.2.2.4.9 del presente Capítulo, y el Gobierno nacional representado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Ministerio del Trabajo, el Departamento Administrativo de la Función Pública y Departamento Nacional de Planeación, cuyos acuerdos serán vinculantes para todos los empleados públicos del país.

ÁMBITO SECTORIAL: Es el proceso de negociación realizado entre las organizaciones sindicales de segundo grado o federaciones, o, las organizaciones sindicales de gremio o industria, que hayan unificado pliego y den cumplimiento a los requisitos de comparecencia, señalados en el artículo 2.2.2.4.9 del presente Capítulo, con las entidades de los diferentes sectores de la administración pública. En este ámbito se negocian asuntos propios de las condiciones del empleo de los empleados públicos de dicho sector.

ÁMBITO TERRITORIAL: Es el proceso de negociación realizado entre las organizaciones sindicales de segundo grado o federaciones o, las organizaciones sindicales de gremio o industria, que hayan unificado pliego y den cumplimiento a los requisitos de comparecencia, señalados en el artículo 2.2.2.4.9 del presente Capítulo y los departamentos, municipios, distrito capital.

ÁMBITO SINGULAR: Es el proceso de negociación realizado entre la entidad pública y las organizaciones sindicales de empleados públicos de primer grado existentes en la misma, que hayan unificado pliego y den cumplimiento a los requisitos de comparecencia, señalados en el artículo 2.2.2.4.9 del presente Capítulo. En este ámbito se negociarán asuntos propios de las condiciones de empleo de los empleados de la entidad.

MAYOR GRADO DE REPRESENTATIVIDAD: Es la organización más representativa respecto de su número de afiliados, según el ámbito y de acuerdo con los requisitos de comparecencia.

MESA DE SEGUIMIENTO DEL ACUERDO: Es la instancia que integran los delegados de las entidades públicas y los delegados de las organizaciones sindicales firmantes del acuerdo, en cada ámbito, para verificar el cumplimiento de este

4. PRINCIPIOS ORIENTADORES 

• Libertad sindical: Garantía del derecho de asociación y representación de los intereses colectivos de los trabajadores.
• No intervención: Respeto por la autonomía de las organizaciones sindicales.
• Legalidad: Observancia estricta del marco constitucional y normativo aplicable.
• Buena fe y diálogo social: Búsqueda de soluciones concertadas y cooperativas entre las partes.
• Igualdad y equidad: Garantía de trato justo y sin discriminación en la aplicación de los acuerdos.

5. CUMPLIMIENTO DE LOS ACUERDOS O CONVENCIONES

Las organizaciones sindicales, a través de su respectivo presidente, solicitarán por escrito a las autoridades administrativas institucionales que tengan compromisos a su cargo, la entrega de los recursos económicos derivados de acuerdos o convenciones colectivas vigentes, para ello harán clara y expresa referencia al beneficio que están reclamando. Así mismo se procederá cuando se trate de beneficios sin erogación presupuestal.

 Lo anterior sin perjuicio de que las correspondientes autoridades administrativas cumplan de manera oficiosa con los puntos a su cargo, en caso de que sea posible.

6. RESOLUCIONES PARA EL OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS ECÓNOMICOS DERIVADOS DE ACUERDOS O CONVENCIONES COLECTIVAS

Para las erogaciones ordenadas desde las distintas dependencias para el cumplimiento de la convención colectiva y acuerdos sindicales, en las resoluciones que se expidan con destino a la Oficina de Gestión Financiera para la entrega de los respectivos recursos existirá un espacio que contemple lo siguiente:

 “Este valor debo legalizarlo dentro de los (5) días siguientes al cumplimiento de la comisión, presentando la cuenta respectiva acompañado del CUMPLIDO y demás requisitos exigidos por la Institución.  Si transcurrido este plazo no se ha efectuado la legalización, autorizo expresamente al jefe de la Oficina Financiera para descontar este valor de la nómina de pago, cuentas de trabajo complementario, vacaciones o de cualquier otro concepto a mi favor, de conformidad con la ley, sin perjuicio de las acciones disciplinarias a que dé lugar”  

7. LEGALIZACIÓN DE RECURSOS

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecución y finalización de la actividad por la cual se otorgó el beneficio económico, los o el beneficiario deberá enviar oficio debidamente firmado y soportado con facturas originales, certificados, listas de asistencias, registro fotográfico o cualquier otro documento pertinente que pruebe de manera clara que los gastos realizados se orientaron al objetivo específico del beneficio que se otorgó.

En el caso de procedimientos de salud, los o el beneficiario contará con treinta (30) días hábiles para legalizarlos mediante la entrega de la factura original

 8. MESAS DE SEGUIMIENTO

 El Rector de la Universidad de Caldas, mediante resolución, conformará las mesas de seguimiento de los acuerdos o convenciones colectivas y delegará la Secretaría Técnica de la misma. En este acto administrativo se determinará la integración de dicho espacio. 

9. REPOSITORIO DE LOS ACUERDOS

 La Oficina de Gestión Humana, es la dependencia encargada de custodiar los acuerdos o convenciones con sus respectivas actas, grabaciones y demás anexos, garantizando la autenticidad de estos, su estado original y preservación.