ALCANCE: Diseñar, coordinar y verificar la aplicación de las políticas, procesos y procedimientos en lo relacionado con el Fondo Pensional de la Universidad lo cual incluye: suscribir los actos administrativos de reconocimientos de obligaciones pensionales, representar judicialmente a la Universidad en todo lo relacionado con el tema; recomendar las gestiones, estrategias y acciones que impliquen para la Universidad cumplir con la Ley, la normativa interna y la jurisprudencia vigente en materia pensional.

TABLA DE CONTENIDO:

1. Asesoría, conceptualización y apoyo jurídico en los temas pensionales.

2. Elaboración de actos administrativos que reconocen prestaciones económicas.

3. Supervisión del Contrato de Fiducia

1.1. ASESORÍA Y CONCEPTUALIZACIÓN PENSIONAL. 

Descripción: Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de competencia en materia pensional solicitadas por los integrantes de la comunidad universitaria, personas naturales o jurídicas externas relacionada con el quehacer institucional.

Pasos y funcionarios responsables: 

1- El Técnico Operativo recibe la solicitud de consulta del interesado, la cual puede ser interpuesta por los medios dispuestos para ello, de manera personal en el área de pensiones, vía correo electrónico en la dirección pensiones.ucaldas@ucaldas.edu.co y de manera física en la Calle 65 # 26-10 Universidad de Caldas Sede Central.

2- El Técnico Operativo radica la solicitud en el sistema del área de pensiones, le informa y asigna la tarea al Profesional Especializado. 

3- Si la consulta hace referencia a una situación particular del orden pensional, el Técnico Operativo revisa la agenda del Profesional Especializado y asigna la cita para la asesoría personal indicando hora y fecha poniendo en conocimiento de las partes.

4- El Profesional Especializado recibe la consulta del ciudadano de manera personal o vía virtual, analizando la situación planteada conforme a la normatividad aplicable emitiendo el concepto jurídico pertinente.

5- Si la consulta es elevada por una persona jurídica, el Profesional Especializado elabora el concepto jurídico pertinente y el Técnico Operativo realiza la notificación a la parte interesada.

1.2 APOYO A LA SECRETARIA GENERAL EN LAS ACTUACIONES DE INTERVENCIÓN JUDICIAL Y ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD EN MATERIA PENSIONAL.

Descripción: Apoyar las acciones derivadas de procesos judiciales y administrativos en materia de pensiones, asesorando a la Secretaría General en las actuaciones realizadas o por realizar, para resolver bajo cumplimiento normativo las solicitudes o requerimientos de demandantes o demandados y demás comunidad universitaria; preparar las ponencias jurídicas en materia pensional que deban ser presentadas ante el Comité de Conciliación y el Consejo Superior y apoyar a la Secretaria General para contestar y efectuar seguimiento a las acciones de tutela que hacen relación al tema pensional, de forma eficiente y con miras a defender los intereses de la entidad.

Definiciones y términos

CONCEPTO JURÍDICO:  Respuesta otorgada a las consultas elevadas, en el cual la autoridad pública se manifiesta sobre materias de su competencia. 

CONCILIACIÓN ADMINISTRATIVA: Mecanismo alternativo de solución de conflictos, que constituye, a la vez, por mandato legal, requisito de procedibilidad para el ejercicio de los medios de control consagrados en los artículos 138, 140 y 141 en concordancia con el numeral primero del artículo 161 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) modificado por la Ley 2080 de 2021.

CONSULTA: Solicitud elevada por cualquier miembro de la comunidad universitaria o persona natural o jurídica relacionada con asuntos de competencia en materia pensional.

DEMANDA: Proceso judicial que se emplea para impugnar las acciones u omisiones de la Administración Pública.

NOTIFICACIÓN: Acto mediante el cual se informará a la persona interesada o a su representante, del contenido de un acto administrativo, de acuerdo con las formalidades legales establecidas.

TUTELA: Mecanismo de protección que permite a toda persona acudir ante las autoridades judiciales para obtener la protección inmediata de sus derechos fundamentales, cuando estos resultan vulnerados o amenazados por la acción u omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares.

Pasos y funcionarios responsables: 

1- El Técnico Operativo recibe la solicitud de apoyo jurídico por parte de la Secretaría General.

2- El Técnico Operativo radica la solicitud en el sistema del área de pensiones, le informa y asigna la tarea al Profesional Especializado. 

3- El Técnico Operativo solicita al área de archivo los expedientes correspondientes para el análisis de la situación por parte del Profesional Especializado.

4- El Profesional Especializado estudia el proceso o actuación instaurada en contra o que se deba promover, analizando la situación planteada conforme a la normatividad aplicable emitiendo el concepto jurídico, elaborando el proyecto de acto administrativo pertinente.

5- El Técnico Operativo remite a la Secretaria General el concepto jurídico y/o proyecto de acto administrativo pertinente.

2. ELABORACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 

Descripción: Elaborar y revisar los proyectos de resoluciones y demás actos administrativos que expide la Vicerrectoría Administrativa con relación a los reconocimientos de obligaciones pensionales: sustitución pensional, indemnización sustitutiva de pensión de vejez y sobrevivientes, revisión de reliquidación de pensiones, reconocimiento y pago de Bonos Pensionales Tipo A y B, pago de cuotas partes pensionales, auxilios funerarios, devolución de aportes (Ley 549 de 1999) y demás obligaciones a cargo de la Universidad de Caldas.

Definiciones y términos

ACTO ADMINISTRATIVO: Es la manifestación de la voluntad de la administración, tendiente a producir efectos jurídicos, ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos a los administrados o en contra de estos tiene como presupuestos esenciales sujeción a la Constitución Política y la ley, este conforme al interés público o social y no se cause un agravio injustificado a una persona.

NOTIFICACIÓN: Acto mediante el cual se informará a la persona interesada o a su representante, del contenido de un acto administrativo, de acuerdo con las formalidades legales establecidas. 

EJECUTORIA DE UN ACTO ADMINISTRATIVO: Característica del acto administrativo que indica que adquirió firmeza cuando se presentan cualquiera de las siguientes situaciones: 

• Contra él no procedía ningún recurso 

• Se decidieron los recursos interpuestos

• No se interpusieron recursos 

• Se desistieron de los recursos interpuestos.

Pasos y funcionarios responsables 

1 El interesado realiza la solicitud de la prestación económica mediante los canales dispuestos por la institución de manera física en la Calle 65 # 26-10 Sede Central Universidad de Caldas, o en los correos electrónicos ucaldas@ucaldas.edu.co y pensiones.ucaldas@ucaldas.edu.co. Cuando se radica por medios electrónicos debe igualmente remitir documentos originales en físico al área de pensiones, dentro del mes siguiente a la radicación virtual.

2 El Técnico operativo solicita la historia laboral del funcionario, exfuncionario o pensionado a la dependencia encargada (Oficina de Gestión Humana o Administración de documentos)

3 El Profesional Especializado revisa la documentación aportada y verifica la pertinencia del reconocimiento del derecho.

4 Una vez se evidencia la existencia del derecho, el Profesional Especializado liquida la prestación económica conforme a las disposiciones aplicables.

5 El Técnico Operativo solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal al Área Financiera.

6 El Profesional Especializado proyecta el acto administrativo por medio del cual se reconoce y paga la prestación económica solicitada por el interesado.

7 El Profesional Especializado remite para aprobación y firma de la Vicerrectoría Administrativa el acto administrativo que concede o niega la prestación económica.

8 El Técnico Operativo notifica al interesado el contenido del acto administrativo informando los recursos que proceden.

9 El Técnico operativo elabora el Compromiso Presupuestal en el Sistema Financiero y remite acto administrativo para causación al Área de Presupuesto de la Oficina Financiera.

10 El Área de Presupuesto de la Oficina Financiera remite al Área de Tesorería, la prestación económica causada para transferencia de recursos a la fiduciaria. 

11 El Área de Tesorería notifica la transferencia de recursos al área de pensiones.

12 El Profesional Especializado elabora la orden que autoriza el pago de la prestación económica y se remite a la Vicerrectoría Administrativa para aprobación y firma.

13 La Vicerrectoría Administrativa aprueba y firma la orden de pago de prestación económica pensional y remite al área de pensiones para posteriormente enviar a la Fiduciaria el acto administrativo con los anexos que soportan la transacción.

14 La fiduciaria realiza el pago al interesado en máximo tres días hábiles después de recibir la orden de pago, remiten el comprobante al área de pensiones y a la Oficina Financiera, para que posteriormente el área de pensiones envíe el documento al interesado y se archive en la historia laboral.

3. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO DE FIDUCIA

Descripción: La ley 1371 de 2009, reglamentada por el Decreto 0530 de 2012, en su artículo 2° dispuso: “Fondos para el pasivo pensional: Las Universidades objeto de la presente ley deberán constituir un fondo para el pago del pasivo pensional, el cual será una cuenta especial, sin personería jurídica, de la respectiva universidad, cuyos recursos serán administrados por una entidad fiduciaria vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, en forma independiente, mediante patrimonio autónomo”

La Universidad de Caldas en cumplimiento de la Ley antes mencionada suscribió el contrato N.º SG – 84 con la FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A, cuyo objeto es “La constitución de un patrimonio autónomo de administración suscrito entre la Universidad de Caldas y Fiduciaria de Occidente”

Definiciones y términos

CONTRATO: Es un contrato en el cual una persona llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad.

FIDUCIARIA: Las Sociedades Fiduciarias son entidades de servicios financieros sujetas a la inspección y a la vigilancia permanente de la Superintendencia Financiera. Son profesionales en la gestión de negocios, transacciones u operaciones por cuenta de terceros.

INFORME: Presentación sobre la gestión realizada en el periodo, el cual debe incluir la totalidad de las actividades desarrolladas para la ejecución de las obligaciones contractuales.

PATRIMONIO AUTÓNOMO: El conjunto de bienes transferidos a una fiduciaria es lo que conforma o se denomina patrimonio autónomo. Dichos bienes salen real y jurídicamente del patrimonio del fideicomitente (titular del dominio) y están afectos al cumplimiento de las finalidades señaladas en el acto constitutivo.

RENDICIÓN DE CUENTAS: Reporte escrito que contiene el monto de los dineros administrados, pagos y/o desembolsos realizados, según corresponda, rendimientos obtenidos, gastos por concepto de los recursos administrados y demás información necesaria y relevante. 

SUPERVISIÓN: La supervisión de un contrato estatal consiste en “el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercido por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados”. 

Pasos y funcionarios responsables

Para la ejecución del presente contrato se designó como supervisores por parte de la universidad al Profesional Especializado, Código 2028, Grado 14 ubicado en la Oficina Financiera y al Profesional Especializado, código 2028, Grado 15 ubicado en la Vicerrectoría cuyas funciones son:

1.Verificar el efectivo cumplimiento de las obligaciones a cargo de La Fiduciaria designada.

2. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y será responsable por mantener informada a la Universidad de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el contrato para la constitución de un patrimonio autónomo de administración suscrito entre la universidad y la fiduciaria designada.

3.Justificar ante el responsable de la contratación la necesidad o conveniencia de adicionar los contratos, prorrogarlos, suspenderlos o, en general, modificarlos; 

4. Advertir al responsable de la contratación, en los términos que establezca el Manual de Contratación, sobre la terminación del contrato, para que se tomen las medidas necesarias respecto de un nuevo proceso de contratación, de ser el caso.

5. Coordinar las relaciones con la entidad fiduciaria que administra los recursos del patrimonio autónomo constituido para el pago del pasivo pensional de la Universidad y exigir el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato suscrito con dicha entidad y todas las demás que emanen de la ley.

6.Dar cumplimiento a las obligaciones establecida como supervisor contenidas en el Estatuto de Contratación, en el Manual de Contratación, en el Sistema Integrado de Gestión.

7.Elaborar las actas de supervisión del contrato conforme a la documentación aportada por la Fiduciaria.