El propósito de la política de gestión documental en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, MIDI para la Universidad de Caldas según el acuerdo 16 de 2022 que adoptó formalmente el modelo y 14 de las 19 políticas; es lograr mayor eficiencia para la implementación de la gestión documental y administración de archivos para propiciar la transparencia en la gestión pública y el acceso a los archivos como garante de los derechos de los ciudadanos, los servidores públicos y las entidades del Estado; recuperar, preservar y difundir el patrimonio documental de la nación en diferentes medios y soportes como fuente de memoria e identidad cultural; promover el gobierno abierto (transparencia, colaboración y participación) a través de los archivos como herramienta de control social de la gestión pública; fomentar la modernización de los archivos a través de la generación de estrategias que propicien el uso de tecnologías y proyectos de innovación; impulsar en los servidores públicos, la cultura archivística y el desarrollo de estrategias que permitan fortalecer las capacidades para el adecuado manejo y tratamiento de los archivos; así como velar por la recuperación, protección y custodia de los Archivos de los Derechos Humanos, grupos étnicos, comunidades indígenas y población vulnerable, (cuando aplique).

En el marco de la implementación de la política de gestión documental de la Universidad de Caldas se desarrollan los instrumentos archivísticos como las herramientas técnicas y normativas que se utilizan para la gestión, organización, conservación y disposición de los documentos en una entidad. Estos instrumentos permiten manejar de manera sistemática y eficiente la información documental, asegurando su correcta clasificación, conservación y eliminación cuando corresponda. 

Los instrumentos que desarrolla y actualiza de manera permanente la Universidad de Caldas son los siguientes: 

1. Diagnóstico integral de archivo: Un diagnóstico integral de archivo es un análisis exhaustivo del estado de un archivo físico o digital para identificar áreas de mejora en su organización, conservación y acceso. Este diagnóstico evalúa aspectos como la infraestructura física, condiciones ambientales, políticas de clasificación y conservación, seguridad y acceso, así como la digitalización y gestión de documentos electrónicos. También se considera la formación del personal y se identifican riesgos potenciales para diseñar un plan de acción que optimice la gestión documental y garantice la integridad y accesibilidad de la información.

2. Programa de gestión documental (PGD): Es un sistema integral que organiza y controla el ciclo de vida de los documentos dentro de una entidad, desde su creación o recepción hasta su disposición final o conservación permanente. Este programa establece políticas, procedimientos y herramientas tecnológicas para la clasificación, almacenamiento, recuperación y eliminación segura de documentos, garantizando su accesibilidad y protección. Su implementación asegura el cumplimiento de normativas legales y facilita la eficiencia operativa, al optimizar el acceso a la información, reducir riesgos de pérdida y fomentar una gestión más ágil y transparente de los recursos documentales. 

3. Plan institucional de archivo (PINAR): El Plan Institucional de Archivo (PINAR) es una herramienta estratégica de gestión documental que define políticas, procedimientos y recursos necesarios para el manejo adecuado de los archivos dentro de una institución. Su objetivo es asegurar la organización, conservación, acceso y disposición final de los documentos, cumpliendo con normativas legales y criterios de eficiencia. Este plan incluye directrices para la clasificación, almacenamiento y digitalización de documentos, así como la capacitación del personal y la implementación de tecnologías que faciliten la preservación y el acceso seguro a la información, garantizando así la transparencia y la continuidad administrativa de la institución.

4. Sistema de conservación documental (SIC): El Sistema Integrado de Conservación (SIC) es un conjunto de estrategias, procedimientos y recursos destinados a la preservación adecuada de los documentos de una institución, asegurando su integridad y accesibilidad a lo largo del tiempo. Este sistema considera aspectos clave como el control ambiental de las instalaciones, la seguridad física y digital de los documentos, y la implementación de procesos de restauración y digitalización para proteger archivos físicos y electrónicos. Al integrar estos elementos, el SIC permite reducir los riesgos de deterioro o pérdida de información valiosa, garantizando la disponibilidad de los documentos para futuras consultas y el cumplimiento de requisitos legales y normativos.

5. Tablas de Retención Documental (TRD): Son documentos normativos que establecen los plazos durante los cuales los diferentes tipos de documentos deben ser conservados, así como su disposición final, ya sea eliminación o transferencia a un archivo histórico.

6. Tablas de Valoración documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004). 

7. Inventarios Documentales: Listas detalladas de los documentos que posee la Universidad de Caldas, incluyendo información sobre su ubicación, estado de conservación, y características específicas. Los inventarios son esenciales para el control y acceso a los archivos. El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es un formulario estandarizado que se utiliza en el archivo central para registrar, organizar y describir los documentos archivísticos. Su objetivo principal es proporcionar una estructura uniforme que facilite la identificación, control y localización de los documentos, asegurando que la información se mantenga accesible y organizada. 

8. Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Es un esquema que organiza los documentos en categorías y subcategorías de acuerdo con las funciones y actividades de la entidad. Facilita la organización, recuperación y conservación de los documentos. 

Los anteriores tipos de instrumentos descritos se encuentran publicados en la página de la Secretaría General en el siguiente enlace: https://www.ucaldas.edu.co/portal/secretaria-general-gestion-documental-instrumentos-archivisticos/. Asimismo, se encuentran relacionados en el botón de transparencia de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014.

9. Registro de Activos de Información: Corresponde al proceso de identificar, clasificar y documentar los activos de información, tales como:bases de datos, archivos, documentos, sistemas, aplicaciones y plataformas tecnológicas donde se resguarda la información necesaria para la gestión académica y administriva.

10. Índice de Información Clasificada: Es la herramienta que permite catalogar, gestionar y garantizar la protección de la información de acuerdo con su nivel de sensibilidad y el impacto de su divulgación, y cuyo propósito es equilibrar el derecho fundamental de acceso a la información con la necesidad de proteger ciertos datos y procesos que son vitales para la institución.

11. Esquema Público de Información: Es el instrumento a través del cual se comunica a la ciudadanía, interesados y usuarios sobre la información publicada, conforme al principio de divulgación proactiva previsto en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.

Estos instrumentos son esenciales para asegurar la integridad, disponibilidad y conservación de la información documental a lo largo del tiempo. En tal sentido, son aprobados por el Comité de Archivo y se actualizarán anualmente.

SEGUIMIENTO 

Los instrumentos serán actualizados de acuerdo con el siguiente cuadro:

EVALUACIÓN

La evaluación de los instrumentos archivísticos se realiza al interior de la Institución por parte de la Oficina de Control Interno de manera anual a través del proceso de auditoría interna. Externamente la Universidad de Caldas es evaluada a través del FURAG (Formulario único de avance a la gestión), del cual se obtiene como resultado el índice de desempeño institucional que recoge la medición de las 14 políticas aplicables para la institución del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.