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INSTRUCTIVO PARA LA INTERVENCIÓN DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO CENTRAL |
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| PROCESO | GESTIóN DOCUMENTAL |
| OBJETIVO |
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Establecer lineamientos para autorizar y realizar intervenciones en expedientes que ya se encuentran en el archivo central, garantizando la integridad, trazabilidad y conservación de los documentos. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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Intervención: Hace referencia a cualquier restauración, adición o modificación, en el contenido de un expediente archivado, que presenta deterioro físico, desorden o riesgo de pérdida de información. Expediente:Corresponde al conjunto de documentos que reúnen información sobre un tema, proceso o persona, resguardado en el archivo central. Archivo Central: Fase final del ciclo de vida documental, donde los expedientes son conservados de forma prolongada. Políticas de Conservación: Las intervenciones deben ser mínimas para preservar la integridad del expediente. En caso de restauración física, debe hacerse por personal capacitado, evitando cualquier daño al documento. El archivo central debe mantener siempre un control exhaustivo de las intervenciones, asegurando que cada paso quede documentado. Disposiciones Finales Cualquier intervención sin la autorización formal será considerada como una falta grave y se actuará conforme a las normativas internas de la organización. Este procedimiento debe revisarse periódicamente para asegurar que sigue cumpliendo con las normativas vigentes y las necesidades del archivo. 1. Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), que regula la administración de los archivos en Colombia y establece principios sobre la conservación y protección del patrimonio documental. 2. Decreto 1080 de 2015, que integra normas sobre cultura y archivo, incluyendo la gestión documental. 3. Tabla de Retención Documental (TRD) y Tabla de Valoración Documental (TVD), que definen los tiempos de conservación, disposición final y valores de los documentos. 4. acuerdo 001 de 2024 artículo 6.1.3.1 conservación de integridad autenticidad y trazabilidad |
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | inicio | ||||
| 2 | Solicitar la intervención de expedientes en el archivo central e histórico | Área o dependencia solicitante (unidad productora) |
El solicitante debe diligenciar completamente el formato de solicitud de intervención de expedientes, donde se justifique de manera clara y precisa la necesidad de la intervención, especificando el tipo de acción requerida, los documentos involucrados y la razón que respalda dicha solicitud, en concordancia con la normativa archivística vigente. Ver Registro(Formato de solicitud de intervención de expedientes en archivo central e histórico) |
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| 3 | Enviar la solicitud al Líder de Administración de Documentos | Área o dependencia solicitante (unidad productora) |
El solicitante debe diligenciar y enviar formato de solicitud de intervención de expedientes a través del Sistema de Gestión Documental Admiarchi utilizando el método de doble firma, el cual consiste en que una vez diligenciada la parte del registro del expediente, ingresa por la ícono revisión y selecciona el nombre del líder de Administración de documentos, para habilitar la aprobación a través de firma mecánica. |
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| 4 | Revisar y autorizar la intervención de expedientes en el archivo central e histórico | líder del Grupo de Administración de Documentos |
El Líder del Grupo de Administración de Documentos, junto con las áreas implicadas revisa la solicitud. Si la solicitud es válida y cumple con las normativas, dará visto bueno y firma en la misma, a través del Sistema de Gestión Documental Admiarchi. Si no se aprueba, se devuelve al solicitante con anotaciones para que realice las correcciones necesarias.
Tiempo: 10 días hábiles posterior a la entrega del formato de solicitud de intervención Ver Registro(Formato de solicitud de intervención de expedientes en archivo central e histórico) |
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| 5 | Registrar firma del solicitante | Área o dependencia solicitante (unidad productora) |
Una vez aprobada y atendida la solicitud por parte del Líder del Grupo de Administración de Documentos, el solicitante procede a realizar la aprobación del documento para su firma y distribución a través del Sistema de Gestión Documental Admiarchi. Con ambas firmas, queda en pie la solicitud de intervención. Ver Registro(Formato de solicitud de intervención de expedientes en archivo central e histórico) |
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| 6 | Ejecutar la intervención | Funcionario de la dependencia y funcionario del archivo central |
El personal autorizado realiza la intervención llevando un control riguroso del expediente, garantizando que no se pierda o altere indebidamente información. La intervención debe realizarse en las áreas designadas del archivo central, evitando sacar documentos sin autorización.
Tiempo: Cuando sea requerido |
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| 7 | Realizar registro de la intervención | Funcionario de la dependencia, funcionario del archivo central |
Una vez realizada la intervención, todo evento de adición, modificación o restauración deberá quedar registrada en el formato hoja de control para la intervención de expedientes en archivo central e histórico, donde el primer registro será el formato de solicitud de intervención mencionado en el paso 2. Asimismo, se debe registrar en el Sistema de Gestión Documental Admiarchi, la fecha de la intervención, el tipo de modificación realizada, los documentos agregados o modificados, el detalle de la foliación de los nuevos documentos, el responsable de la intervención y la justificación correspondiente. Ver Registro(Formato hoja de control para la intervención expedientes en el archivo central e histórico) |
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| 8 | Reintegrar el expediente al Archivo Central | Funcionario archivo central |
Una vez realizada la intervención, el expediente debe ser reintegrado al archivo central en su ubicación original. Se debe notificar al solicitante sobre la finalización del proceso y archivar el documento de autorización como parte del expediente. Tiempo: Cuando sea requerido |
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| 9 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| Formato de solicitud de intervención de expedientes en archivo central e histórico | ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS | R-3579-I-GD-1062 | |
| Formato hoja de control para la intervención expedientes en el archivo central e histórico | ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS | R-3580-I-GD-1062 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | SECRETARIO GENERAL - |
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