Orientar la gestión  para la formulación, presentación, ejecución, seguimiento, control y cierre de los proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías - SGR, garantizando el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos, financieros y administrativos aplicables.

Generalidades

• Articulación institucional: La formulación, presentación, ejecución, seguimiento y cierre de los proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR) se desarrollará de manera articulada entre las Vicerrectorías Misionales, la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos y las demás dependencias involucradas, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
• Formulación y estructuración de proyectos: La Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos liderará y acompañará la identificación de oportunidades de financiación, la formulación, estructuración y presentación de los proyectos susceptibles de ser financiados con recursos del SGR, verificando el cumplimiento de los requisitos técnicos, metodológicos, financieros y normativos establecidos por las entidades competentes.
• Acompañamiento técnico: Los profesionales de acompañamiento a la formulación brindarán asistencia técnica durante las etapas de formulación y estructuración de los proyectos, en coordinación con los líderes de proyecto y las dependencias responsables de su ejecución.
• Seguimiento a la ejecución: Durante la ejecución de los proyectos deberá realizarse seguimiento técnico, administrativo, financiero y documental, verificando el cumplimiento de los cronogramas, metas, productos, indicadores y demás compromisos establecidos en el proyecto aprobado y en la normatividad aplicable.
• Gestión financiera y presupuestal. La Oficina Financiera efectuará las operaciones financieras y presupuestales requeridas para la ejecución de los proyectos, de conformidad con los procedimientos institucionales y las disposiciones que regulan el Sistema General de Regalías.
• Gestión contractual. La contratación de bienes, obras y servicios requeridos para la ejecución de los proyectos financiados con recursos del SGR se realizará conforme a la normatividad vigente, los procedimientos institucionales y las condiciones definidas para cada proyecto.
• Cumplimiento normativo. Todas las actuaciones relacionadas con la gestión de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías deberán cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y metodológicas vigentes, así como los lineamientos emitidos por las entidades competentes y la Universidad de Caldas.
• Trazabilidad de la información. Las dependencias responsables deberán garantizar el registro, actualización y conservación de la información técnica, administrativa, financiera y documental de los proyectos en los sistemas de información y plataformas oficiales definidas para la gestión del Sistema General de Regalías.

Definiciones y Términos

• Sistema General de Regalías (SGR) :Sistema creado por la Constitución Política y regulado por la Ley 2056 de 2020, mediante el cual se administran, distribuyen, ejecutan y controlan los recursos provenientes de la explotación de recursos naturales no renovables, destinados a financiar proyectos de inversión que contribuyan al desarrollo económico, social, ambiental, científico y tecnológico del país.
• Proyecto de inversión: Conjunto de actividades planificadas, orientadas a resolver una necesidad o aprovechar una oportunidad de desarrollo, mediante el cumplimiento de objetivos, metas, productos y resultados, financiados total o parcialmente con recursos del Sistema General de Regalías.
• Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN): Sistema administrado por el Departamento Nacional de Planeación (DNP) en el cual se registran y administran los proyectos de inversión pública susceptibles de financiación con recursos públicos.
• Metodología General Ajustada – MGA Web: Herramienta informática del Departamento Nacional de Planeación (DNP) utilizada para la formulación, estructuración y evaluación de proyectos de inversión pública, conforme a la metodología definida para su registro y posterior gestión en los sistemas nacionales de inversión pública y del Sistema General de Regalías.
• Seguimiento del Sistema General de Regalías (SGR): Conjunto de actividades orientadas a verificar el avance físico, financiero y de resultados de los proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías, con el fin de evaluar el cumplimiento de las metas, productos y objetivos previstos.
• Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD): Instancia que, conforme a la normatividad aplicable al momento de aprobación del proyecto, tenía la función de evaluar, priorizar, aprobar y realizar seguimiento a determinados proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías.
• Consejo Departamental de Ciencia, Tecnología e Innovación (CODECTI): Instancia departamental encargada de articular a los actores del sector público, académico, empresarial y social para identificar y priorizar necesidades y demandas territoriales en materia de Ciencia, Tecnología e Innovación, que sirven de insumo para la formulación de proyectos susceptibles de financiación con recursos de la Asignación para la Ciencia, Tecnología e Innovación del Sistema General de Regalías.
• Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP): Herramienta del Departamento Nacional de Planeación mediante la cual se registraban, evaluaban, viabilizaban y realizaban seguimiento los proyectos de inversión pública. En el Sistema General de Regalías operó el módulo SUIFP-SGR, posteriormente reemplazado por la Plataforma Integrada de Inversión Pública.
• Plataforma Integrada de Inversión Pública (PIIP): Plataforma implementada por el Departamento Nacional de Planeación para integrar los procesos de formulación, registro, viabilización, aprobación, seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión pública, incorporando gradualmente las funcionalidades anteriormente desarrolladas en el SUIFP.
• Convocatoria o términos de referencia: Documento expedido por la entidad financiadora que establece las condiciones, requisitos, criterios de evaluación, cronograma y demás lineamientos para la presentación de proyectos susceptibles de financiación con recursos del Sistema General de Regalías.

Desarrollo

Formulación de proyectos
Los proyectos susceptibles de financiación con recursos del Sistema General de Regalías deberán formularse conforme a la Metodología General Ajustada (MGA) y demás lineamientos emitidos por el Departamento Nacional de Planeación y las entidades competentes.

Registro de proyectos
Todo proyecto deberá contar con registro en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) previo al trámite de viabilización y aprobación.

Ejecución de recursos
Los recursos asignados al proyecto deberán ejecutarse exclusivamente para el cumplimiento de las actividades, metas y productos aprobados.

Seguimiento y reporte
El líder del proyecto deberá suministrar oportunamente la información requerida para los reportes de avance físico, financiero y de resultados ante las entidades competentes.

Bienes adquiridos
Los bienes adquiridos con recursos del Sistema General de Regalías deberán incorporarse al inventario institucional y administrarse conforme a la normatividad vigente y a las condiciones de titularidad definidas para el proyecto.
Aval institucional para la presentación de proyectos al Sistema General de Regalías

Nota: Las facultades, institutos, centros, grupos de investigación o demás dependencias interesadas en participar en convocatorias del Sistema General de Regalías deberán gestionar previamente el aval institucional ante la Oficina Asesora de Innovación y Gestión de Proyectos, como requisito para la presentación de la propuesta en nombre de la Universidad de Caldas. 

Financiación de proyectos mediante la Asignación para la Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI)
Los proyectos presentados por la Universidad de Caldas al Sistema General de Regalías se gestionarán principalmente a través de la Asignación para la Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI), de conformidad con los lineamientos y requisitos establecidos por la normatividad vigente.
Esta asignación tiene como propósito fortalecer las capacidades científicas, tecnológicas y de innovación del país, promoviendo la generación y transferencia de conocimiento, el desarrollo empresarial, la competitividad regional y la reducción de brechas sociales y digitales mediante la ejecución de proyectos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación.

Participación en ejercicios de planeación territorial y sectorial
La formulación de proyectos susceptibles de financiación con recursos del Sistema General de Regalías deberá considerar las prioridades y necesidades identificadas en los ejercicios de planeación territorial y sectorial desarrollados por las entidades competentes.
Para tal efecto, la Universidad participará, cuando sea convocada, en los espacios de concertación, planeación participativa y priorización de inversiones promovidos por las gobernaciones, el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación (MinCiencias), los Consejos Departamentales de Ciencia, Tecnología e Innovación (CODECTI) y demás instancias competentes, con el propósito de identificar oportunidades de financiación y asegurar la alineación de las iniciativas con las apuestas estratégicas territoriales y nacionales.

Formulación y estructuración de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías

Los proyectos susceptibles de financiación con recursos del Sistema General de Regalías deberán formularse y estructurarse conforme a las metodologías, lineamientos y sistemas de información definidos por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), para el caso de CTeI, la metodología debe adecuarse a las realidades y dinámicas de los procesos investigativos.

Características Requeridas: El proyecto debe demostrar técnicamente: Pertinencia (acorde a necesidades socioculturales), Viabilidad (cumplimiento jurídico, técnico, financiero, ambiental y social), Sostenibilidad (financiamiento posterior de la operación con recursos permanentes distintos al SGR) e Impacto (contribución a metas locales o regionales).
Estudios y Diseños: Se permite la financiación de estudios, diseños y obras complementarias como parte del proyecto de inversión, siempre que se estime el costo de las fases subsiguientes para garantizar su continuidad.

La formulación deberá realizarse en la plataforma MGA Web, diligenciando integralmente los módulos requeridos y adjuntando los soportes técnicos, jurídicos, financieros, ambientales y demás documentos exigidos para la evaluación del proyecto.

Verificación de Capítulos: Se debe asegurar que todos los bloques de la metodología queden completados de manera correcta (visualizados en color verde por la plataforma) antes de proceder. 
Cuando la normatividad aplicable lo exija, deberá contarse con el visto bueno o aval previo de la entidad territorial beneficiaria antes de la presentación del proyecto.

Viabilización, priorización y aprobación de proyectos
Para proyectos de la Asignación de CTeI, la aprobación de los términos de referencia, la viabilidad, priorización y aprobación definitiva de los proyectos están a cargo del Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD) de Ciencia, Tecnología e Innovación. Este órgano cuenta con un vértice universitario representado por tres rectores de universidades públicas, dos de privadas y uno de instituciones técnicas/tecnológicas.

Designación del ejecutor e inicio de la ejecución del proyecto
El OCAD de CTeI o la entidad territorial competente que designa formalmente al ejecutor del proyecto. Por regla general, los proyectos financiados por la Asignación de CTeI deben ser ejecutados por la entidad pública o privada que lo presentó en calidad de proponente en la convocatoria (en este caso, la IES).
Apertura del Proceso
La entidad designada como ejecutora tiene un plazo máximo de seis meses contados a partir de la publicación del acuerdo de aprobación del proyecto para expedir el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o decreta el gasto. De lo contrario, los recursos se liberarán automáticamente (salvo prórrogas justificadas de hasta 12 meses).

Migración proyecto a plataforma Gesproy / publicación acuerdo aprobación

Luego de la viabilización y aprobación del proyecto, el OCAD realiza la publicación del acuerdo de aprobación; fecha que se tiene presente para contar el plazo máximo de 6 meses para iniciar la ejecución. 
Desde el aplicativo SUIFP migra la información del proyecto a gesproy.

Registro de la Universidad como entidad beneficiaria
Cuando los recursos del proyecto sean aportados por una entidad territorial, la gobernación correspondiente deberá registrar a la Universidad de Caldas como entidad beneficiaria en los sistemas de información del Sistema General de Regalías (SGR). Este registro constituye un requisito previo para el inicio de la ejecución del proyecto y la gestión de los recursos asignados.

Aprobación de la programación de giros

Una vez la Universidad de Caldas realiza el registro de la programación de giros o cronograma de flujo en el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías (SPGR), el Ministerio de Hacienda y Crédito Público efectúa la revisión y aprobación de la información registrada, de conformidad con los lineamientos y procedimientos establecidos para la administración de los recursos del Sistema General de Regalías.

La aprobación de la programación de giros constituye un requisito para la disponibilidad y ejecución de los recursos programados para cada bienio. Cualquier ajuste o modificación deberá tramitarse a través de los mecanismos definidos en el SPGR.