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INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS- POLÍTICAS DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE A EFECTIVO E INGRESOS CON Y SIN CONTRAPRESTACIÓN
Código: I-GF-249
Versión: 4
Emisión: 2022-07-14

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Materializar el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las CONCILIACIONES BANCARIAS de LA UNIVERSIDAD DE CALDAS bajo las políticas contables de EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO E INGRESOS CON Y SIN CONTRAPRESTACIÓN.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

ALCANCE: Este instructivo aplica para la Elaboración mensual de las conciliaciones bancarias con el fin de reflejar la realidad económica y con ello  la razonabilidad de los estados financieros de la Universidad de Caldas.

 

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Todas las dependencias de la Universidad de Caldas contribuyen con la información necesaria para registrar los ingresos de las diferentes cuentas que sirven de insumo para los reportes generados por el SGF igualmente los extractos de los diferentes Bancos.

 

RESPONSABLES: Centro de Gastos, Oficina Financiera, Entidades Bancarias y demás dependencias de la Universidad de Caldas.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Recepcionar los extractos Bancarios. Técnico Administrativo - Profesional Especializado de la Oficina Financiera-Tesorería.
El técnico Administrativo (pagador) y profesional especializado de la Oficina Financiera del Área de Tesorería, recepciona los extractos bancarios de las respectivas entidades financieras, recepcionan los extractos bancarios de las cuentas bancarias en las entidades financieras, donde la Universidad posee dichas cuentas y los remite al técnico administrativo del área de contabilidad para iniciar proceso de conciliacion bancaria. TIEMPO: Si son descargados en archivo plano y en PDF del sistema del banco (desde el 5to día hábil siguiente de cada mes), si son físicos (después del 15 de cada mes).
3 Consultar y descargar movimiento del Sistema de Gestión Financiera (SGF) Técnico Administrativo de la Oficina Financiera - Contabilidad
Recibe del profesional Universitario de la tesorería, archivos planos y macros de las cuentas referenciadas (código de barras y concepto de recaudo) y guarda el movimiento de cada una de las cuentas en un archivo generado en Excel, como soporte para realizar la conciliación bancaria. TIEMPO: 5 días hábiles
4 Verificar, analizar y cruzar las partidas de los libros auxiliares del SGF vs extractos físicos vs medio magnético. Técnico Administrativo de la Oficina Financiera - Contabilidad
Compara cada uno de los valores entre: extracto bancario, libro auxiliar del SGF (archivo Excel) y conciliación bancaria del mes anterior con las partidas conciliatorias pendientes por identificar. TIEMPO: Permanente.
5 Establecer origen de diferencias Técnico Administrativo de la Oficina Financiera - Contabilidad
Se establece el origen de las diferencias presentadas por los diferentes conceptos cheques girados no cobrados, gastos bancarios y consignaciones en tránsito, entre otros.
6 Diligenciar el Formato de Conciliaciones Bancarias. Técnico Administrativo de la Oficina Financiera - Contabilidad
Se digitan las diferencias y los valores no encontrados en el extracto vs SGF, en el formato de conciliación bancaria y este se pasa a tesorería para el respectivo análisis y registro de las partidas conciliatorias TIEMPO: 20 días hábiles.

Registro(Conciliación bancaria)
7 Revisar y ajustar la conciliación Bancaria Técnico Administrativo de la Oficina Financiera - Contabilidad
De acuerdo a los Últimos registros realizados por el área de tesorería y/o contabilidad, se reconcilia y se ajusta la conciliación bancaria con el fin de dejarla en firme. TIEMPO: 2 días hábiles.
8 Firma y entrega conciliaciones bancarias al Profesional Especializado. Auxiliar Administrativo y Profesional Especializado de la Oficina Financiera - Contabilidad y Profesional Especializado de Contabilidad
El profesional especializado revisa, firma y guarda una copia en medio magnético, posteriormente entrega a Tesorería donde se revisa y se archiva.
9 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Conciliación bancaria
DIVISION FINANCIERA
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
4Se ajusta la descripción de las actividades 2 y 3 en el fljujograma.2022-07-14
3Modernización de la imagen del SIG. 2019-10-16
2Se actualiza el documento de acuerdo a la política NIIF correspondiente. 2019-02-23
1Versión inicial2008-11-07



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