SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA: La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma Universidad cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, se podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando se encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratarse el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio. (Según lo dispuesto por el artículo 37 del Estatuto de Contratación Acuerdo 08 de 2017)

Todo contrato contará con un supervisor, quien se encargará de recibir a satisfacción el bien o servicio contratado, velar la buena ejecución del contrato y de diligenciar el acta de recibo a satisfacción y la calificación del proveedor.

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR: La designación de los supervisores se realizará en el contrato objeto de supervisión, el cual deberá ser suscrito por quien sea designado como señal de conocimiento de su designación, de sus obligaciones y del contenido del contrato.

El contratista se entenderá informado sobre el nombre del supervisor y/o interventor con la suscripción del contrato.

Para los contratos o acuerdos de voluntades en los que la Universidad actúe como contratista, el supervisor o interventor será la persona que suscriba el formato de solicitud del Sistema Integrado de Gestión (SIG) o acta de capacidad técnica.

Esta será la responsable del cumplimiento de las obligaciones a cargo de la institución y de la presentación de los informes exigidos por la entidad contratante y por la Universidad.

FUNCIONES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR: 

De conformidad con el artículo 39 del Estatuto de Contratación Acuerdo 08 de 2017:

“La supervisión e interventoría contractual implican el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

El seguimiento al ejercicio del cumplimiento de las obligaciones comienza con el perfeccionamiento del contrato. Los interventores y supervisores deberán velar por la observancia de los requisitos de ejecución del contrato y suscribirán la respectiva acta de inicio donde den cuenta del cumplimiento de ellos e informarán al contratista para que inicie la ejecución respectiva.

Los interventores y supervisores, de oficio o a solicitud del contratista, serán los encargados de justificar ante el responsable de la contratación la necesidad o conveniencia de adicionar los contratos, prorrogarlos, suspenderlos o, en general, modificarlos.

Los interventores y supervisores deberán advertir al responsable de la contratación, en los términos que establezca el Manual de Contratación, sobre la terminación del contrato, para que se tomen las medidas necesarias respecto de un nuevo proceso de contratación, de ser el caso.”

RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR:

1.       Disciplinaria: Numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002:

“Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:

(…)

34.  Modificado por el Parágrafo 1 del art. 84, Ley 1474 de 2011. No exigir, el interventor o el supervisor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.”

Civil y penal: Artículo 53 de la Ley 80 de 1993:

“Artículo 53º.- De la Responsabilidad de los Consultores, Interventores y Asesores Modificado por el art. 82, Ley 1474 de 2011. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría, o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fuere imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.”

EVALUACIÓN DEL CONTRATISTA:

La evaluación de los contratistas se realizará en los formatos publicados en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para las actas de recibo a satisfacción y evaluará los criterios de cumplimiento y calidad.

Cumplimiento: Verificación de la ejecución del objeto del contrato de conformidad con la realización de las obligaciones contractuales.

También se tendrá en cuenta el tiempo de entrega del servicio o bien adquirido según las condiciones de plazo pactadas en el contrato.

Las prórrogas se evaluarán como una situación excepcional y serán susceptibles de calificación negativa cuando se considere que la causa obedece a negligencia por parte del contratista. 

Calidad: Consiste en la evaluación de la efectividad del servicio o de los elementos adquiridos de conformidad con lo establecido en el contrato, la normatividad aplicable y los criterios definidos por el supervisor, quien cuenta con el perfil idóneo para determinarlos en razón a su experticia y área del conocimiento o relación con la necesidad en la prestación del servicio o adquisición del bien.

En la última acta suscrita constará la evaluación definitiva, así:

1.       Evaluación Insatisfactoria: 1%-50%

Cuando se evalúe a un contratista con un porcentaje menor a 50% se deberá:

·Declarar el incumplimiento contractual ante el Grupo de Contratación.

·Informar la calificación insatisfactoria al Centro de Gastos respectivo, Grupo de Contratación, Oficina de Planeación y Oficina de Control Interno.

Parcialmente satisfactorio: 51% - 90%

Cuando se evalúe a un contratista con un porcentaje superior a 50% e inferior a 90% se deberá:

·Informar la calificación parcialmente satisfactoria al Centro de Gastos respectivo, Grupo de Contratación, Oficina de Planeación y Oficina de Control Interno.

Satisfactorio: 91% - 100%

Cuando la Universidad actúe como contratista, el supervisor o interventor será la persona que suscriba el formato de solicitud del Sistema Integrado de Gestión (SIG) o acta de capacidad técnica.

Esta será la responsable del cumplimiento de las obligaciones a cargo de la institución y de la presentación de los informes exigidos por la entidad contratante y por la Universidad.

ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN: 

Documento por medio del cual el supervisor de un contrato donde la Universidad funge como contratante, da constancia de que el servicio se prestó conforme a las obligaciones pactadas o que los elementos fueron entregados por el contratista en el plazo convenido según la cantidad, calidad y especificaciones pactadas. En la misma se realiza la evaluación del contratista.

El acta de recibido a satisfacción deberá diligenciarse para cada pago, según la tipología contractual.

El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato, en consideración al tiempo de ejecución transcurrido, y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación, cuando corresponda. Para el efecto, el contratista presentará un informe de actividades en el que discriminarán las obligaciones contractuales y se detallaran los avances respecto a ellas, así como el documento que acredita el pago de aportes.

En todo caso, para autorizar el pago final del contrato, el supervisor o interventor certificará el cumplimiento a satisfacción del contrato contra la presentación de un informe final en el que se discriminarán todas y cada una de las obligaciones contractuales y se indicará la forma en que fueron satisfechas.

El informe de actividades del contratista suscrito por él y por el supervisor o interventor, el documento que acredita el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, y el certificado de cumplimiento suscrito por el supervisor o interventor deberán radicarse en el archivo de contratación para que formen parte del proceso de contratación. De la radicación se expedirá una constancia por el responsable del archivo de contratación con la cual el contratista podrá solicitar el pago. (Artículo 42 del Manual de Contratación, Resolución 00666 de 2017). 

INFORME DE SUPERVISIÓN: Documento mediante el cual el supervisor de un convenio, contrato interadministrativo (sin importar si la Universidad es contratista o contratante) y contratos donde la Universidad funja como contratista, da constancia de que las obligaciones pactadas se cumplieron a cabalidad.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: Documento mediante el cual el contratante y el contratista acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En esta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Sólo es necesaria la liquidación de los contratos de tracto sucesivo o aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, no siendo obligatoria para los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión (Artículo 47 del Estatuto de Contratación Acuerdo 08 de 2017). 

El acta de liquidación debe realizarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto, sin excepción. (Artículo 48 del Estatuto de Contratación Acuerdo 08 de 2017). 

En los casos en los que sea posible, los contratos celebrados durante la vigencia fiscal deberán liquidarse antes de 31 de diciembre de la misma vigencia. (Artículo 44 del Manual de Contratación, Resolución 00666 de 2017).