NORMATIVA

• Ley 594  2000   Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
• Circular No 004 de 6 de junio de 2003 Organización de las Historias Laborales Archivo General de la Nación.
• Circular 012 de 21 de enero de 2004 DAFP-AGN Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales). 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

La Historia Laboral: La historia laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte del proceso de Gestión Humana, en donde se conservan cronológicamente todos los documentos que se producen sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos. (Archivo General de la Nación)

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.

Expediente digital: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

Listado Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de estos, cualquiera que sea su titularidad.

Hoja de Control: Es el mecanismo de control de las tipologías documentales de los expedientes de archivo.

1. RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Según lo dispuesto en la Circular Nro. 004 del 2003 del DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) y del Archivo General de la Nación, se da a conocer la organización de las historias laborales como principal mecanismo para un adecuado manejo documental los siguientes son los documentos mínimos que debe contener una hoja de vida:

• Acto administrativo de nombramiento o vinculación.
• Oficio de notificación del nombramiento de la vinculación.
• Documentos de identificación.
• Hoja de Vida (Formato Único Función Pública).
• Hoja de vida presentada por el servidor público con soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.
• Acta de posesión.
• Certificado de Antecedentes Judiciales.
• Certificado de Antecedentes Fiscales.
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
• Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC.
• Certificado de consulta en línea de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes.
• Certificado del REDAM (Registro de Deudores Alimentarios Morosos).
• Formato de declaración de inhabilidades e incompatibilidades.
• Formato para solicitar autorización para la consulta de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes.
• Declaración juramentada de Bienes y Rentas.
• Certificado discapacidad. (en caso de que aplique).
  Formato registro de conflictos de interés nivel directivo.
• Rut.
• Libreta militar, para hombres menores de 50 años.
• Tarjeta Profesional (según el caso). 
• Formato de entidades externas.
• Certificados de cuenta bancaria.
• Certificados de afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
• Formato autorización notificación  por medios electrónicos.
• Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del servidor público: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
• Evaluación del Desempeño o evaluación y análisis de gestión.
• Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

Notas:

• El listado de registros descrito anteriormente no corresponde al orden que debe llevar el expediente de historia laboral pero sí corresponde a los documentos indispensables de acuerdo a la naturaleza de vinculación, que deben contener cada historia laboral.
• La evaluación del desempeño solo aplicará al personal adscrito en carrera administrativa, la evaluación y análisis de gestión solo aplicará al personal en provisionalidad y libre nombramiento y remoción y planta temporal La evaluación del personal docente reposa en la Vicerrectoría Académica, Oficina de Desarrollo Docente respectivamente. 

1.1 EXPURGO Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL:

Simultáneamente con la ordenación cronológica se separa de la historia laboral, duplicidad, documentos que no estén firmados, que no dan cuenta del vínculo entre la Universidad y el servidor público, adicionalmente se retiran las notas adhesivas que se encuentren en los documentos. 
La eliminación de dichos documentos se realiza por medio de rasgado. No se realizará acta de eliminación documental.

1.2 PREPARACIÓN FÍSICA:

Los documentos de la historia laboral deben quedar libres de material abrasivo, ganchos de cosedora, clips y demás elementos metálicos, con el fin de evitar el deterioro físico y biológico de la documentación. 
La alineación de las historias laborales, se realiza teniendo en cuenta la parte superior de cada folio, a tamaño oficio.

1.3 FOLIACIÓN :
Con el fin de garantizar la integridad de los documentos contenidos en la historia laboral, se realiza la foliación que consiste en dar un número consecutivo desde 1 hasta el folio 200, en la margen superior derecha de cada documento, sin repetir números.
la foliación se realiza de forma continua, es decir la foliación de la segunda carpeta o unidad de conservación será la continuación de la primera.

1.4 ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS HISTORIAS LABORALES: 
Los expedientes laborales se ordenan teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, que establecen que los expedientes de archivo deben obedecer al desarrollo de los trámites de manera secuencial y consecutiva, evidenciando las diferentes actuaciones administrativas desde el ingreso o vinculación del servidor hasta su retiro. Estos principios se desarrollan en las circulares 04 de 2003 y 012 de 2004 del Archivo General de la Nación – AGN y el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, que establecen orientaciones para la organización de estos expedientes.

1.5 HOJA DE CONTROL:

Formato en el cual se registra de manera individual los tipos documentales que lo conforman, obedeciendo al principio archivístico de orden original.

1.6 BASE DE DATOS DOCUMENTAL:
 Se realiza  base de datos en Excel con el objeto de identificar la ubicación de la historia laboral dentro del archivo físico del proceso, esto con el fin de llevar un control permanente y organizado de las historias laborales, facilitando la búsqueda y disponibilidad de manera oportuna.

2. HISTORIA LABORAL DIGITAL

Las historias laborales digitales son una reproducción exacta de los documentos pertenecientes a un empleado activo o inactivo en formato digital. Con características muy especiales por cuanto contienen información de carácter confidencial sobre los funcionarios de la Universidad, razón por la cual se deberán establecer controles que garanticen la transparencia en su administración.

Ventajas:

• Ordenación cronológica.
• Foliación.
• Expediente único laboral.
• No hay perdida de documentos.
• Consulta controlada por perfiles y desde cualquier lugar.
• No hay degradación de documentos.
• Se pueden reproducir.
• No hay alteración de documentos.
• No afecta el cambio de persona.

2.1 CREACIÓN DE EXPEDIENTES DIGITALES PARA HISTORIA LABORAL:

La Universidad de Caldas cuenta con un sistema de administración documental (ADMIARCHI), el cual cuenta con un módulo especial para el manejo de historias laborales. 
Este sistema cumple con los siguientes requisitos :

• Uso de series, subseries y tipos documentales para radicación, almacenamiento y búsqueda.
• Expedientes únicos y automáticos.
• Foliación.
• Manejo de perfiles de acceso.

2.2 METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES LABORALES:

Con el fin de realizar la digitalización de las historias laborales existentes en la Universidad de Caldas, se inicia el proceso de digitalización de estas en dos fases así:

• Archivos híbridos, es decir físicos y digitales correspondientes a expedientes del año 2024 hacia atrás.
• Archivo digital de expedientes laborales a partir de enero del año 2025 .

2.3 INGRESO DE INFORMACIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: 

• La organización de las historias laborales es cronológica, obedece a la secuencia del trámite y, por lo tanto, al ciclo de vida del servidor público. (Vinculación, permanencia, retiro).
• La codificación de los documentos es AAAA/MM/DD. Los espacios deben contener el signo _ y no se deben incluir tildes al momento de nombrar los documentos.
• Los documentos deben de estar nombrados con la fecha de creación del documento.
• Se debe solicitar la creación del expediente al funcionario encargado del proceso de archivo de historias laborales, a través del correo electrónico historias.laborales@ucaldas.edu.co,  adjuntando los archivos digitales en formato PDF y teniendo en cuenta la codificación de los documentos.

2.4 ACCESO A LOS EXPEDIENTES
Teniendo en cuenta que esta información es clasificada y reservada, las historias laborales son de carácter reservado. Por lo tanto, sólo tienen acceso a estos expedientes la Jefe de la Oficina de Gestión humana y el funcionario encargado del proceso de gestión documental de historias laborales.

3. GESTIÓN PARA PRÉSTAMO

3.1 INTERNO:

Para la consulta y copia de documentos de las historias laborales que reposan en la oficina de Gestión Humana, el funcionario encargado de archivo realizará la recepción y atención de las solicitudes para los funcionarios autorizados a acceder a dichos expedientes, de acuerdo a las siguientes indicaciones:  

• El funcionario interesado debe realizar la solicitud por correo electrónico a  historiaslaborales@ucaldas.edu.co.
• El funcionario encargado de archivo procede a realizar la búsqueda de la historia laboral para su respectivo préstamo.
• Se relaciona el préstamo en el formato  “Control de préstamo de documentos de archivo de gestión, central e histórico código: R-1138-P-GD-103, el cual deberá ser firmado de recibido por el solicitante, quien se hará responsable por dicho expediente.
• Se entrega la historia laboral al funcionario que la solicita, bajo la supervisión del área de archivo.
• Se recibe la Historia Laboral después de realizada la consulta pertinente, se verifica que los documentos de la historia laboral estén completos, ordenados y en buen estado para archivarla y se procede a firmar la devolución en el formato “Control de préstamo de documentos de archivo de gestión, central e histórico código: R-1138P-GP-103”.  

 Dado el carácter de reserva de la historia laboral, el préstamo para consulta solo está permitido para el funcionario a quien pertenece la historia laboral y excepcionalmente para las siguientes dependencias: 

• Rectoría
• Secretaría General
• Área de Pensiones
• Oficina Asesora de Control Interno de Gestión
• En el caso de ser requerida por dependencias diferentes a las mencionadas con anterioridad, la solicitud se realiza mediante correo electrónico que justifique la solicitud y el tipo de documentación requerida, dicha solicitud se debe realizar ante la jefatura  de la Oficina de Gestión Humana.

3.2 ENTES EXTERNOS Y DE CONTROL:

Cuando la historia laboral sea requerida por parte de un ente de control como Fiscalía, Contraloría, Procuraduría, entre otros, o por personas externas como jubilados o exfuncionarias, el préstamo se realizará mediante oficio enviado al correo electrónico, justificando la solicitud y con la autorización previa de la jefatura de la Oficina de Gestión Humana.
El responsable del archivo y custodia de las historias laborales de la Oficina de Gestión Humana debe controlar que durante la consulta no se retiren folios de las carpetas, que no se mutilen o cualquier otra anomalía en los documentos.  De igual forma cuando se termine la consulta, debe verificar el estado y cantidad de los documentos devueltos y retornarlas inmediatamente al archivo.

3.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DIGITALES A NOMBRE PROPIO:

• El funcionario interesado debe realizar la solicitud por correo electrónico a  historiaslaborales@ucaldas.edu.co.
• El funcionario encargado de archivo procede a realizar la búsqueda de la historia laboral para su respectivo préstamo. Verificar que la historia laboral exista en sus archivos (físicos o digitales).
• Se asigna cita a la persona interesada para la consulta de su expediente digital , en las oficinas de la Oficina de Gestión Humana – Historias Laborales.
• Si se requiere copia de algún documento, se descarga y es enviado a la persona a través del correo electrónico.
• Se relaciona el préstamo en el formato  “Control de préstamo de documentos de archivo de gestión, central e histórico código: R-1138-P-GD-103, el cual deberá ser firmado de recibido por el solicitante, quien se hará responsable por dicho expediente.

3.4 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DIGITALES A INTERNOS

para las siguientes dependencias:  Rectoría - Secretaría General - Área de Pensiones - Oficina Asesora de Control Interno de Gestión.

• El funcionario interesado debe realizar la solicitud por correo electrónico a historiaslaborales@ucaldas.edu.co.
• El funcionario encargado de archivo procede a realizar la búsqueda de la historia laboral para su respectivo préstamo. Verificar que la historia laboral exista en sus archivos (físicos o digitales).
• La jefe de Gestión Humana, solicita vía correo electrónico al grupo interno de gestión documental la activación de usuarios de consulta temporal para la oficina solicitante, cuando el caso lo requiera.
• El Auxiliar administrativo de historias laborales, procede a la activación de los permisos de consulta en la plataforma Admiarchi, para el expediente previamente solicitado y aprobado por la Jefe de la Oficina de Gestión Humana.

4. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES

Las historias laborales de los funcionarios estarán siempre ubicadas en la Oficina de Gestión Humana, el acceso al archivo físico de las historias laborales es restringido.
El carácter de reserva constitucional o legal se encuentra reglamentado por la Ley 1437 de 2011 en su artículo 24 numeral 3  “Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas”.
 Esta gestión, aplica para la totalidad de Historias Laborales. 

5. TIEMPOS DE RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

De conformidad con la TRD vigente, la serie documental Historias Laborales se deben conservar en Archivo de gestión: 2 años a partir del cierre del expediente.
Después debe ser trasladado al archivo centran donde serán conservadas por 78 años, sumados así los 80 años del tiempo de retención establecido.