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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Código: I-PL-482
Versión: 15
Emisión: 2025-01-29

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Planificar la adquisición de bienes, obras y servicios, debidamente identificados en los Gastos de funcionamiento (excepto los gastos de personal constitutivos de la nómina), proyectos de los fondos especiales, proyectos estratégicos de inversión de las Vicerrectorías, de acuerdo a las necesidades de las unidades ejecutoras y en concordancia con el presupuesto institucional de cada vigencia, a fin de propender por la eficiencia en el uso de recursos y la correcta operación de los procesos.



POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El Plan de Anual de Adquisición es una herramienta de planificación de las adquisiciones de bienes, obras y servicios, que contribuye a realizar una oportuna programación, elaboración, ejecución y control del presupuesto institucional durante la vigencia fiscal, de conformidad con las disposiciones consagradas en el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría.

 

En el marco de ejecución del procedimiento para la elaboración del Proyecto de Presupuesto institucional para la siguiente vigencia, cada unidad ejecutora elaborará los Planes anuales de adquisiciones, con la relación de bienes, obras y servicios que su centro de gasto pretenden adquirir, con base en las apropiaciones, que el proyecto de presupuesto institucional asigne a cada uno de ellos.

 

De conformidad con el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría, cada centro de gastos deberá elaborar los planes anuales de adquisiciones de acuerdo a su naturaleza así:

 

 

TIPO DE GASTO

 

UNIDAD EJECUTORA

 

PLAN ANUAL DE ADQUISICIÓN  (PAA) POR ELABORAR:

 

FUNCIONAMIENTO

Gestión Humana

1 PAA (no incluye gastos de personal constitutivos de nómina)

Servicios Generales

1 PAA  

Bienestar

1 PAA

PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Vicerrectoría Académica

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría  

Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

Vicerrectoría de Proyección

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

Vicerrectoría Administrativa

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

PROYECTOS ESPECIALES 

Fondos del Nivel Central: 

Vicerrectoría Académica

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Vicerrectoría

Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Vicerrectoría

Vicerrectoría de Proyección

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Vicerrectoría

Vicerrectoría Administrativa

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Vicerrectoría

Fondos de Facultad: 

Facultad de Artes y Humanidades

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Facultad

Facultad de Ciencias Agropecuarias

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Facultad

Facultad de Ciencias para la Salud

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Facultad

Facultad de Ciencias Exactas y Naturales

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Facultad

Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Facultad

Facultad de Ingenierías e Inteligencia Artificial

1 PAA para todos los proyectos especiales de la Facultad

  

  1. FECHA ESTIMADA DE INICIO DE PROCESO DE SELECCIÓN (MES) Seleccionar el mes de acuerdo al inicio del proceso contractual
  2. DURACION ESTIMADA DEL CONTRATO (NÚMERO) Indicar cuánto durará el contrato (En número)
  3. DURACION ESTIMADA DEL CONTRATO (INTERVALO: DIAS, MESES AÑOS): Indicar si la duración estimada del contrato es en Días, Meses o Años
  4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA:

   

Código

Modalidad de Selección

 

CCE-11||03

Contratación régimen especial - Régimen especial

DIRECTA

CCE-15||03

Contratación régimen especial (con ofertas) - Régimen especial

PUBLICA

 

  

Para la elaboración y registro de los planes anuales de compras se cuenta con un formato formalmente establecido en el presente instructivo, el cual es aplicable a todos los tipos de plan descritos en el cuadro anterior.


La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas es la encargada de recopilar, consolidar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones en la página web institucional después de su aprobación.

 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar resolución Plan Anual de Adquisiciones Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Ordenadores de Gasto
Cuando se elabora el Presupuesto Institucional para la vigencia, las unidades ejecutoras proyectan los gastos bajo la estructura del CICP, información que se convierte en insumo para la elaboración de la resolución de Plan Anual de Adquisiciones en la cual se detalla la totalización de los rubros y sus valores correspondientes. Dicho proyecto, se radica en rectoría para revisión y firma del Rector. TIEMPO: Del primero al 15 de diciembre de cada vigencia.

Registro(Resolución de Rectoría.)
3 Aprobar resolución de plan de adquisiciones Rector
Una vez se revisa y valida la Resolución de Plan de adquisiciones para la siguiente vigencia, es firmada por parte del Señor Rector para su posterior publicación; la cual es publicada por la Oficina de Planeación en la página web institucional en el mes de enero de la siguiente vigencia. Tiempo: Antes del 30 de enero de la vigencia en curso.
4 Complementar Plan anual de Adquisiciones Ordenadores del Gasto y Profesionales de apoyo
El desglose de las necesidades, la relación de bienes, obras y servicios que se pretende adquirir para la siguiente vigencia, con base en las apropiaciones de gastos asignadas en el proyecto de Presupuesto Institucional y la Resolución del Plan de Adquisiciones. Para tal efecto, se debe diligenciar completamente cada uno de los ítems constitutivos del formato para la elaboración de PAA y enviar el consolidado a la Oficina Asesora de Planeación antes del 30 de enero de cada vigencia, de manera que se puedan iniciar los procesos contractuales de cada centro de gasto. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, verificará que las adquisiciones registradas en el plan ejecuten la misión y los proyectos de la Universidad al igual que la atención a la apropiación presupuestal de gastos definida en el proyecto de Presupuesto institucional. TIEMPO: Enero de cada Vigencia

Ver Registro(FORMATO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES)
5 Ejecutar compras del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) Ordenadores de Gasto y Profesionales de apoyo. Grupo Interno de Contratación y Convenios .
A partir de las solicitudes de compras de bienes, obras y servicios, con su respectivo CDP, el Grupo Interno de Contratación y Convenios procede a realizar los trámites contractuales respectivos, siempre y cuando el bien, obra o servicio requeridos estén debidamente registrados en el Plan Anual de Adquisiciones de la Unidad Ejecutora solicitante. (Ver Procedimientos del proceso de Contratación). Las Unidades Ejecutoras deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas mediante oficio el registro de cada una de las adquisiciones de bienes, obras y servicios, en el formato del Plan Anual de Adquisiciones. TIEMPO: Permanente, durante la vigencia del Plan Anual de Adquisiciones.
6 Revisar ejecución del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Contratación
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el Grupo interno de Contratación y convenios hacen seguimiento a la ejecución del Plan anual de adquisiciones, a través del formato del paso 2, compartido mediante enlace de OneDrive. Tiempo: Permanente.
7 Realizar seguimiento a la ejecución del plan anual de adquisiciones Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Ordenadores del Gasto
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en conjunto con los Ordenadores del gasto, con el fin de verificar la ejecución posterior a la revisión realizada en conjunto con el Grupo interno de contratación. Tiempo: Semestral
8 Modificar Plan Anual de adquisiciones Ordenadores de Gasto
Las modificaciones al PAA deberán sujetarse a las causales establecidas en el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría. Para realizar la modificación de un PAA, se deberá enviar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, un oficio firmado por el Ordenador del gasto, autorizando la modificación, el cual será revisado y aprobado para la posterior actualización del Plan Anual de Adquisiciones. Los oficios de las modificaciones son compartidos con el Grupo interno de Contratación para su conocimiento y fines pertinentes. Con la certificación de los recursos del balance por parte de la Oficina Financiera cada centro de gastos, según corresponda, deberá tramitar las modificaciones a los PAA, que en consecuencia se vean afectados, por adición de bienes y servicios a adquirir. TIEMPO: Durante la vigencia
9 Adicionar nuevo proyecto al Plan Anual de Adquisiciones Ordenadores de Gasto
Para iniciar un nuevo proyecto especial de los Fondos de las Facultades como del Nivel central, se realizará la inclusión de las necesidades correspondientes en el Plan Anual de Adquisiciones de cada Unidad Ejecutora de la vigencia en curso. TIEMPO: Durante la vigencia
10 Consolidar y enviar reporte de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones. Ordenadores del gasto, Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Asesor Oficina de Control Interno de Gestión
Anualmente, las Unidades Ejecutoras en conjunto con el Grupo interno de Contratación y Convenios revisan la relación de bienes y servicios adquiridos durante la vigencia consignados en el archivo OneDrive. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, consolida y envía a la Oficina de Control Interno el reporte para su posterior rendición a la Contraloría General de la República – SIRECI.
11 Fin  

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
FORMATO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
OFICINA DE PLANEACION
R-2672-I-PL-482-
Resolución de Rectoría.
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA ASESORA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
15Se requiere actualización del proceso para modificar las políticas y condiciones relacionadas con los proyectos especiales, así como en la descripción de actividades.2025-01-29
14Ingreso guía para los centros de gasto.2020-03-12
13Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
12Se actualiza el formato de plan de adquisiciones y se modifica el paso 6 del instructivo referente al seguimiento. 2019-04-09
11Se realizan ajustes en el objetivo especificando el alcance según los lineamientos del nuevo estatuto de contratación.

Se realizan ajustes en el desarrollo del procedimiento donde se especifica que cada centro de gastos debe elaborar su plan anual de adquisiciones de conformidad con el acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoria.

Se realizan cambios en el flujograma para guardar relación con la nueva normativa.
Se ingresa nueva versión de formato de plan anual de adquisiciones en el paso 1 del flujograma.		2017-11-03
10Se actualiza formato para que sea concordante con las normas que le preceden.2016-11-04
9Se cambia el procedimiento a instructivo, por lo cual no se registra alcance, responsabilidad y definiciones y términos.2014-10-31
8Se modifica el presente documento con el fin de optimizar las actividades a desarrollarse en él.

Se modifica el objetivo, el alcance, se especifican las responsabilidades y la definición de términos.

Se ajusta el Desarrollo.

Se organiza el frujograma con base en el ciclo PHVA.

Se actualiza el formato para la elaboración del plan general de compras.		2013-08-28
7Se ajusta documento con base en las indicaciones del nuevo formato del SIRECI enviado por la Contraloría General de la República.

2012-08-15
6En el desarrollo se incluyo unos pasos para el diligenciamiento del formato unico para la elaboración y ejecución del del plan general de compras .

En el paso 6 se incluyó el tiempo para el diligenciamiento del formato unico para la elaboración y ejecucion del plan de compras

Se requiere modificar el paso 10 del flujograma ya que los encargados de realizar el informe de ejecución es cada ordenador del gasto y no la oficina financiera.

En el tiempo de la actividad, se requiere cambiar la periodicidad de los informes presentados de trimestral a mensual por parte de los ordenadores del gasto.

Se incluyo en los pasos 4 y 10 del flujograma el formato único para la elaboración y ejecución del Plan de Compras, el cual deberá ser enviado mensual y semestralmente a la Oficina de Planeación.

Se incluye en normatividad externa la resolución 5544 de 2003.

Se agregó la palabra "ejecución" en el nombre del procedimiento.		2011-09-20
5- En el paso 4 se cambio la fecha del primer dia habil de septiembre por antes de finalizar el mes de septiembre. Se agrega como registro el Formato 2 de la Contralaoria General de la Nación.

- En el paso 5 se cambio la fecha de septiembre por mes de octubre y se modifio la descripcion en el sentido de que se elabora la resolución de aprobación del Plan General de Compras con los formatos enviados por cada ordenador.

- En el paso 6 se cambio: ultima semana de septiembre por mes de noviembre.

- En el paso 7 se ajusto la descripción y se cambio primera semana de octubre por mes de diciembre.

- En el paso 8 se cambio primera semana de octubre por mes de diciembre.


2011-06-28
4- Se hizo alusion a la relacion de este procedimiento con el del Banco de proyectos. .

Al formato se le adicionan 2 columnas, una para el precio unitario y otra para el valor total promedio.		2010-09-21
3Se anexa el paso 6 relacionado con el ajuste en el tope de gastos.

Se cambia el tiempo de aprobación por la ultima semana de Octubre		2009-11-20
2Se ajusta el formato para requerimientos del plan general de compras2009-10-16
1Versión inicial2009-10-07



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