1. NORMATIVA

• Acuerdo 21 del 2002 del Consejo Superior Estatuto Docente.
• Acuerdo 014 del Consejo Superior Estatuto Administrativo.
• Acuerdo 45 de 2021 Estatuto Disciplinario de la Universidad de Caldas.
• Decreto 1083 de 2015 y sus modificaciones.
• Ley 344 de 1996.
• Ley 1821 DE 2016.
• Ley 909 de 2004.

2. RETIRO

El retiro del servicio implica la cesación del ejercicio de funciones públicas, para la Universidad de Caldas se realizará así:

• El retiro de los Docentes se dará bajo las circunstancias establecidas en el artículo 86 del Acuerdo 21 del 2002 del Consejo Superior, Estatuto de Personal Docente de la Universidad de Caldas.
• El retiro de los Empleados administrativos se dará bajo las circunstancias establecidas en el artículo 45 del Acuerdo 014 del Consejo Superior Estatuto Administrativo y de Carrera de la Universidad de Caldas.

3. CAUSALES DE RETIRO DEL SERVICIO

      a). Renuncia Regularmente aceptada:
La renuncia se produce cuando el servidor público ya sea docente o administrativo manifiesta por escrito ante el Rector de forma espontánea e inequívoca, su decisión de separarse del servicio; en la solicitud deberá determinar claramente la fecha a partir de la cual presenta su renuncia.

      b). Renuncia protocolaria:
Es una renuncia voluntaria presentada por un servidor público, generalmente de libre nombramiento y remoción, para permitir que el Rector que fue quien lo nombro reorganice el recurso humano a su voluntad. Es una cortesía para dar al nominador la libertad de tomar decisiones sin necesidad de iniciar un procedimiento formal de remoción. A pesar de la solicitud, el empleado puede o no ser desvinculado. 
(Rad. 00260 de 2008 del Consejo de Estado; Rad. 04308 de 2011 del Consejo de Estado).  Será el Rector entrante, quien tenga la facultad que la ley les otorga a los nominadores de reorganizar el servicio mediante el cambio de sus subalternos.

      c). Declaratoria de vacancia del cargo por abandono:

El abandono del cargo se produce cuando un servidor público sin justa causa:

1. No reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, permiso, vacaciones, comisión, o dentro de los treinta (30) días siguientes al vencimiento de la prestación del servicio militar.
2. Deje de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos.
3. No concurra al trabajo antes de serle concedida autorización para separarse del servicio o en caso de renuncia antes de vencerse el plazo de que trata el presente decreto.
4. Se abstenga de prestar el servicio antes de que asuma el cargo quien ha de remplazarlo.

Procedimiento para la declaratoria del empleo por abandono del cargo. Con sujeción al procedimiento administrativo regulado por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, el Rector a través de la Oficina de Gestión Humana, deberá establecer la ocurrencia o no de cualquiera de las conductas señaladas y las decisiones consecuentes.

Si por el abandono del cargo se perjudicare el servicio, el servidor público se hará acreedor a las sanciones disciplinarias, fiscales, civiles y penales que correspondan.

      d). Declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción:

La declaratoria de insubsistencia de los nombramientos de empleados de libre nombramiento y remoción es procedente porque obedece a la facultad discrecional del Rector, que deberá estar fundada en la necesidad de mejoramiento del servicio y en el derecho de escoger a sus colaboradores por tratarse de cargos de dirección, confianza y manejo.

El acto administrativo que declare la insubsistencia no requiere de motivación alguna.

Los empleados de libre nombramiento y remoción como su nombre lo indica, pueden ser libremente nombrados y removidos en ejercicio del poder discrecional que tiene la Administración para escoger a sus colaboradores. 

      e). Declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera:

El nombramiento del empleado de carrera administrativa deberá declararse insubsistente por el Rector, en forma motivada, cuando haya obtenido calificación no satisfactoria como resultado de la evaluación del desempeño laboral.

Contra el acto administrativo que declare la insubsistencia del nombramiento procederá recurso de reposición.

Esta decisión se entenderá revocada, si al interponer los recursos dentro del término legal, la administración no se pronuncia dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la presentación de los recursos. En este evento la calificación que dio origen a la declaratoria de insubsistencia del nombramiento se considerará satisfactoria en el puntaje mínimo.

La declaratoria de insubsistencia del nombramiento de una empleada de carrera en estado de embarazo por calificación no satisfactoria de servicios, solo podrá producirse dentro de los ocho (8) días siguientes al vencimiento de la licencia por maternidad biológica o por adopción o de la licencia correspondiente, en el caso de aborto o parto prematuro no viable.

      f). Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario:

El retiro del servicio de un servidor público por destitución se produce cuando realizada la respectiva investigación disciplinaria, como consecuencia de un procedimiento que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria y el resultado de esta es la sanción de destitución.

El retiro del servicio por destitución solo es procedente como sanción disciplinaria y con la plena observancia del procedimiento señalado en las normas disciplinarias vigentes.

      g). Por Invalidez Absoluta:

El retiro por invalidez absoluta es una causal de finalización del vínculo laboral que ocurre cuando una persona es declarada en condición de invalidez absoluta y permanente y se le concede una pensión de invalidez. Este retiro se considera justificado, por lo que el empleado tiene derecho a recibir su liquidación, pero no a indemnización. El proceso implica la notificación del reconocimiento de la pensión y la inclusión del empleado en la nómina de pensionados.

La pensión de invalidez requiere un dictamen de una junta de calificación que determine la pérdida de la capacidad laboral.

Una vez que la decisión de la junta de calificación está en firme, la Universidad está obligada a retirar al empleado. Este retiro se debe notificar formalmente y con un acto motivado. 

Para que el retiro sea válido, se debe haber notificado debidamente al trabajador su inclusión en la nómina de pensionados correspondiente.

El empleado retirado tiene derecho a recibir su liquidación de cesantías y demás prestaciones correspondientes. 

      h). Por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez: 

El empleado que reúna los requisitos determinados para gozar de pensión de retiro por jubilación, por edad o por invalidez, cesará en el ejercicio de funciones en las condiciones y términos establecidos en la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.

De conformidad con lo señalado en el PARÁGRAFO 3 del artículo 9 de la Ley 797 de 2003, que modificó el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, se considera justa causa para dar por terminada la relación legal o reglamentaria del empleado público que cumpla con los requisitos establecidos en este artículo para tener derecho a la pensión.

El empleador podrá dar por terminado la relación legal o reglamentaria, cuando sea reconocida o notificada la pensión por parte de las administradoras del sistema general de pensiones, siempre y cuando además de la notificación del reconocimiento de la pensión, se le notifique debidamente su inclusión en la nómina de pensionados correspondiente.

Transcurridos treinta (30) días después de que el trabajador o servidor público cumpla con los requisitos establecidos para tener derecho a la pensión, si éste no la solicita, el empleador podrá solicitar el reconocimiento de esta en nombre de aquel. 
Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1821 de 2016, para quienes hayan cumplido los requisitos para acceder a la pensión de jubilación y que voluntariamente manifiesten su decisión de permanecer en sus cargos hasta que cumplan la edad de retiro forzoso. A las personas que se acojan a la opción voluntaria de permanecer en el cargo, en los términos de la citada ley, les asiste la obligación de seguir contribuyendo al régimen de seguridad social integral y no les será aplicable lo dispuesto en el parágrafo 3 del artículo 9 de la Ley 797 de 2003.

      i). Por edad de retiro forzoso: 

• Para el personal Administrativo: Retiro que se da cuando el empleado cumpla la edad de setenta (70) años según lo establecido en la Ley 1821 de 2016, una vez cumplidos, el retiro será inmediato sin que puedan ser reintegrados en ninguna circunstancia.
• Para el personal Docente: De acuerdo con lo previsto en el artículo 19 de la Ley 344 de 1996, el retiro forzoso de los docentes universitarios se producirá a los ochenta (80) años, una vez cumplidos, el retiro será inmediato sin que puedan ser reintegrados en ninguna circunstancia.

Así las cosas, la administración tiene la obligación de realizar la desvinculación de los servidores públicos cuando han llegado a la edad de retiro forzoso, independientemente de si han alcanzado o no la totalidad de las semanas exigidas para adquirir el derecho a la pensión de vejez. Apartarse de la legislación vigente sobre edad de retiro forzoso, además de acarrear consecuencias disciplinarias, podría generar responsabilidad fiscal.

Si un servidor cumple la edad de retiro forzoso y es renuente a iniciar los trámites de pensión, la administración debe solicitar su pensión y, si tiene fuero sindical, solicitar el levantamiento de este ante un juez.

      j). Por muerte:

El retiro por muerte del servidor ocurre automáticamente con el fallecimiento del empleado, lo que da lugar a la liquidación de sus derechos laborales. 

El retiro del empleado público fallecido se hace con base en el registro civil de defunción y por acto administrativo expedido por el Rector.

      k). Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo:

Cuando la administración verifique que se produjo un nombramiento o posesión en un cargo o empleo público sin el lleno de los requisitos exigidos, deberá contar con el previo consentimiento expreso del empleado para la revocatoria del acto. El procedimiento se adelantará en el marco del debido proceso y el respeto al principio de buena fe que rige las actuaciones administrativas, y deberá ceñirse al procedimiento previsto en la Ley 1437 de 2011 o en las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

      l). Por orden o decisión judicial:

El retiro por orden o decisión judicial es una causal de desvinculación del servicio público que ocurre cuando una autoridad judicial emite una sentencia que obliga a la entidad a separar al funcionario de su cargo.

La Universidad está obligada a cumplir la orden judicial, sin que medie una evaluación interna adicional. El retiro se formaliza mediante acto administrativo que ejecuta la decisión del juez.

A diferencia de la insubsistencia o la remoción libre, el retiro por orden judicial no depende de la voluntad de la entidad.

      m). Por supresión del empleo:

El retiro por supresión del empleo es una forma legal de desvinculación del servicio público que ocurre cuando la entidad elimina un cargo de su planta de personal por razones de reorganización, eficiencia o interés general.

Está contemplado en normas como el Decreto 2400 de 1968, el Decreto 1950 de 1973 y la Ley 909 de 2004, que reconocen la supresión del empleo como causal válida de retiro del servicio.

Busca adecuar la estructura administrativa a las necesidades del servicio, mejorar la eficiencia institucional o responder a procesos de reestructuración. 

La supresión del empleo no implica falta disciplinaria ni evaluación negativa del funcionario.

La Universidad debe justificar la necesidad de suprimir el cargo, generalmente mediante un acto administrativo que modifique la planta de personal.

4. ENTREGA DEL CARGO

La entrega del cargo aplica únicamente a los empleados administrativos de la Universidad, sin distinción de nivel jerárquico, que se retiren definitivamente o sean reubicados, trasladados o encargados en otra dependencia.

El empleado administrativo debe diligenciar el formato denominado “Acta de entrenamiento y entrega en el cargo”, conforme al nivel del cargo que desempeña en este formato se debe registrar la información sobre el desarrollo y ejecución de las funciones propias de cada cargo.

3.1 ENTREGA DEL CARGO.

Plazos de entrega

• Por retiro definitivo: el acta debe entregarse un (01) día hábil antes de la fecha en que se deba hacer retiro efectivo el retiro.
• Reubicación o encargo: El acta debe presentarse máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha efectiva del cambio de dependencia.

Responsable de la recepción

• El jefe inmediato o el responsable designado por la dependencia debe verificar y firmar el acta de entrega.
• El empleado público remite a la Oficina de Gestión Humana el acta debidamente diligenciada y firmada por las partes. 

Archivo y seguimiento

• El documento es enviado al área de historias laborales para ser incluido en la hoja de vida del empleado público.
• Se recomienda conservar copia en la dependencia de origen.

3.2 SANCIÓN POR NO ENTREGAR EL ACTA.

Cuando un empleado administrativo no realice la entrega del acta correspondiente, el jefe inmediato o la Oficina de Gestión Humana deberá elaborar el informe respectivo y remitirlo al Grupo Interno Disciplinario, con el fin de que se inicie la investigación pertinente. Esta omisión puede dar lugar a sanciones disciplinarias, conforme a lo establecido en el régimen disciplinario vigente.

4. PAZ Y SALVO

• Obligatoriedad del trámite

Todo servidor público administrativo o docente que se retire de la Institución debe realizar la entrega formal de su puesto de trabajo, incluyendo bienes, valores, documentación e información bajo su custodia. Este proceso garantiza la continuidad operativa y el cumplimiento de los principios de responsabilidad administrativa.

• Trámite expedición paz y salvo

El servidor público debe gestionar el formato de paz y salvo en el siguiente orden:

1. Firma inicial: Presentar el formato al jefe inmediato (Facultad, Departamento o dependencia) para la primera firma.
2. Validación de inventarios: Enviar por correo electrónico al Grupo Interno de Servicios Generales (Inventarios) a la dirección de correo electrónico inventarios@ucaldas.edu.co el formato firmado por el jefe inmediato, para la revisión de los bienes asignados y el proceso de legalización de los mismos.
3. Validación documental: Una vez validado por el área de Inventarios, esta remitirá el formato al Grupo Interno de Gestión Documental (Secretaría General) para la verificación de la entrega documental.
4. Validación Gestión Humana: Después de la validación por Gestión Documental, el formato será enviado por esta área a la Oficina de Gestión Humana para la revisión final y la firma definitiva del paz y salvo.

Cada dependencia debe revisar, firmar y remitir el formato por correo electrónico a la siguiente instancia, asegurando trazabilidad y cumplimiento.

• Requisitos para la firma del Paz y Salvo por parte de la Oficina de Gestión Humana

El personal Administrativo debe entregar lo siguiente:

• Acta de entrega del cargo debidamente firmada.
• Carné institucional.
• Declaración de bienes y rentas en modalidad de retiro (SIGEP II).  Así mismo los funcionarios de nivel directivo, deben entregar el registro de conflictos de interés conforme a la Ley 2013 de 2019, mediante el aplicativo “Por la Integridad” del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.
• Evaluación de desempeño (Carrera Administrativa) o Evaluación de Análisis de la Gestión (Provisionales, LNR y Planta Temporal),  con corte a la fecha del retiro. 

El personal Docente debe entregar lo siguiente:

• Carné institucional.
• Declaración de bienes y rentas en modalidad de retiro (SIGEP II).

Finalmente, la Oficina de Gestión Humana envía el formato de paz y salvo debidamente diligenciado con la revisión y firmas de las dependencias anteriormente mencionadas, al servidor público que se retira y al área de historias laborales para que sea incluido en su hoja de vida.

OBSERVACIÓN:

De acuerdo con el Artículo 15 del Decreto 2150 de 1995 y el Concepto de la Secretaría General del 31 de enero de 2023, el pago de las prestaciones sociales y beneficios salariales, como derechos inherentes al servidor público, no está condicionado a la entrega del paz y salvo al momento de su retiro de la entidad.

Sin embargo, la entrega formal del puesto de trabajo, así como de los bienes, valores, documentación e información bajo su custodia, constituye un deber funcional del servidor público, esencial para garantizar la continuidad del servicio y el buen funcionamiento institucional.

En caso de incumplimiento en la entrega del paz y salvo, la Oficina de Gestión Humana deberá remitir el informe correspondiente al Grupo Interno de Control Disciplinario, con el fin de que se adelanten las acciones pertinentes conforme al régimen disciplinario vigente.

Este deber está respaldado por la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, cuyo artículo 15 establece: “Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.”