Con base en la fecha de vencimiento del registro calificado del programa, reportada en la plataforma SACES, se informa la relación de los programas que deben realizar proceso de renovación de sus registros calificados. La renovación del Registro Calificado debe estar sujeta a los plazos establecidos por el MEN. Tiempo: 14 meses de antelación a la fecha de vencimiento del registro calificado del programa académico. En el caso de los programas en el área de la salud, se recomienda iniciar dicho trámite con 16 meses de antelación debido a la evaluación que debe hacerse por parte del Ministerio de Salud de los espacios de práctica formativa.

En casos de baja demanda o no cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad, el Consejo de Facultad podrá solicitar la inactivación de un registro calificado mediante oficio dirigido a la Vicerrectoría Académica, la cual a su vez llevará y expondrá la solicitud ante el Consejo Académico. Si el Consejo Académico avala la solicitud, será el Consejo Superior quien expida el correspondiente Acuerdo mediante el cual se inactiva un registro calificado. Para los programas de posgrados, la inactivación deberá surtir un trámite previo ante la Comisión Central de Investigaciones y Posgrados, antes de ser enviado al Consejo Académico para su análisis y aval. Tiempo: Cuando aplique.

El director o coordinador de programa diligencia la información correspondiente del programa en la plantilla maestra provista por la Vicerrectoría Académica, siguiendo las instrucciones establecidas para su diligenciamiento. A este documento se deben anexar, además, las evidencias de al menos dos (2) procesos de autoevaluación realizados durante la vigencia del registro calificado, de tal forma que entre la realización de cada proceso exista por lo menos un intervalo de dos años. Para el caso de los posgrados, los directores de los programas deberán desarrollar procesos de autoevaluación cuyos informes deberán ser presentados durante el tercer y quinto año del tiempo de vigencia del registro calificado de sus respectivos programas. Para el desarrollo de estos procesos de autoevaluación periódica de los posgrados y la consiguiente formulación, implementación y seguimiento a los planes de mejoramiento con fines de renovación de los registros calificados, se debe tener en cuenta la Resolución No. 056 del 22 de agosto de 2024 expedida por la Vicerrectoría Académica y por la Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados. La plantilla para la autoevaluación periódica de los posgrados se puede encontrar en el procedimiento P-IN-856 del SIG. Todo el proceso de renovación de registro calificado se realiza en concordancia con lo establecido en el Decreto 1075 de 2015, así como en sus decretos y normas reglamentarias. Tiempo: Según cronograma establecido por la Oficina de Evaluación y Calidad Académica y socializado con las Decanaturas y Direcciones de Programa.

Revisa la documentación para la renovación del registro calificado, a la luz de la Política Curricular Institucional vigente y lo estipulado por el Decreto 1075 de 2015, así como en sus decretos y normas reglamentarias. En caso de completitud, se da continuidad al proceso; en caso contrario, la documentación se regresa al director de programa para la realización de los ajustes correspondientes. Tiempo: según cronograma establecido por la Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Este periodo de tiempo incluye el período para subsanar, ajustar o aportar la información faltante por parte del director de programa.

Una vez se tenga la documentación completa y con los ajustes respectivos, se registra la solicitud ante el Ministerio de Educación Nacional (MEN) a través de la plataforma SACES. Tiempo: según cronograma establecido por la Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Se debe incluir: plan de estudios, presupuesto aprobado (cuando aplique) y acuerdo de aprobación de los ajustes al programa por parte del Consejo Académico (si aplica).

La devolución por completitud ocurre cuando el MEN revisa la información del programa, radicada por parte de la Universidad y encuentra que se hace necesario complementarla o aclararla. Tiempo: 10 días hábiles después de haber sido informado por el funcionario de la Oficina de Evaluación y Calidad Académica sobre la devolución por completitud, el coordinador o director de programa debe aportar la información complementaria solicitada por el MEN.

La radicación en debida forma se da cuando la información del programa académico, radicada por la Universidad, cumple con los requisitos para iniciar proceso de revisión por parte de la respectiva sala CONACES, la cual eventualmente puede requerir información adicional. Tiempo: según tiempos del MEN.

El MEN notifica a la institución sobre la aprobación o negación en la renovación del registro calificado para un programa académico. En caso de negación, el programa podrá instaurar el respectivo recurso de reposición. Tiempo: en caso de negación del registro calificado, el programa cuenta con diez (10) días hábiles, posteriores a la notificación del MEN, para instaurar recurso de reposición.

Envía las resoluciones, notificaciones y demás información proveniente del MEN a las diferentes unidades académicas. Tiempo: inmediatamente después de recibir las notificaciones oficiales del MEN.