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INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

Código: I-RF-576
Versión: 6
Emisión: 2023-12-04

PROCESO RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO
Establecer las actividades relacionadas con la administración del sistema de video - vigilancia de la Universidad de Caldas

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN (CCTV): Consiste en una red de dispositivos de video que confluyen a un central a través de un medio de transmisión, y que permite visualización y control a través de equipos de monitoreo o sistemas visuales y sistemas de control. 

 

 

SISTEMA CENTRAL DE CONTROL: Es el cerebro de una central de monitoreo, en la cual encontraremos dispositivos controladores de movimiento para las cámaras, se tiene el sistema central de control que consiste en una matriz que administra tanto las señales de video como de datos. De manera bidireccional el sistema de control procesa las señales permitiendo incluso el manejo de alarmas y el correcto funcionamiento de los diferentes comandos de control para las cámaras móviles.

 

 

SISTEMAS DE GRABACIÓN: Es un sistema que permite conservar en archivo todas aquellas imágenes grabadas en un lapso de tiempo. Se puede tener dos tipos de grabación: análoga y digital. Los sistemas digitales son los más utilizados en la actualidad puesto que proporcionan mayores posibilidades al momento de editar imágenes. Se puede grabar video incluso en formato CD, DVD, DAT y HD (Hard Disk).

 

 

SISTEMA DE CÁMARAS: Son todas aquellos dispositivos que ofrecen las opciones de visualización de imagen y control de datos. Podemos tener cámaras de tipo fijo, las cuales sólo ofrecen la opción de visualización directa sobre un objetivo específico. No tienen opción de lentes motorizadas. Igualmente se tiene la opción de cámaras móviles que ofrecen opción de lentes motorizadas, ajuste manual y automático de iris y foco, permitiendo realizar cubrimientos visuales en ángulos determinados.

 

 

MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA ASOCIADA AL SISTEMA DE VIDEO - VIGILANCIA: con el fin de garantizar la continuidad en la prestación del servicio de video – vigilancia, el mantenimiento se realiza mediante contrato de prestación de servicios, con proveedor seleccionado con base en los procesos de contratación establecidos por la Universidad de Caldas.

 

 

DISPOSICIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DIGITAL:  El almacenamiento y conservación de la información digital resultante del proceso de monitoreo y vigilancia electrónica estará a cargo del Grupo Interno de Sistemas, el cual garantizará la disposición y mantenimiento de los dispositivos de grabación, así como de las copias de seguridad de dicha información.

 

 

CUSTODIA LEGAL Y SALVAGUARDA DE LA INFORMACIÓN DIGITAL: La custodia legal de toda la información digital resultante del proceso de monitoreo y vigilancia electrónica estará bajo la estricta responsabilidad y control de la Secretaría General, siendo esta dependencia la que tome cualquier decisión relacionada con el uso, divulgación y salvaguarda de toda la información digital y de cualquier segmento de archivo que sea solicitado con carácter judicial o investigativo por autoridad competente, por cualquier otro usuario que desee conocer la información. 

 

 

La consulta de las grabaciones del sistema de video-vigilancia sólo puede ser autorizada por la Secretaría General; no es posible suministrar estas grabaciones sin previa autorización de su uso y disposición. 

 

 

OPERACIÓN DE LA INFRAESTUCTURA DE CÁMARAS Y DISPOSITIVOS DE CONTROL:  La operación de los medios instalados estará a cargo de la empresa de seguridad contratada por la Universidad, y se realizará monitoreo las 24 horas.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Establecer las condiciones para el uso y monitoreo Líder Grupo Interno de Servicios Generales, Coordinador de Seguridad
Se establecen las condiciones para el uso y monitoreo del sistema de video - vigilancia, como son: control de acceso a la central, reportes, relevos, registros, etc. Tiempo: Cuando sea requerido
3 Realizar mantenimiento de la infraestructura externa Líder Grupo Interno de Servicios Generales, Coordinador de Seguridad
El mantenimiento del sistema de video-vigilancia se administra a través del aplicativo Mesa de ayuda, requerimientos que son direccionados al contratista previamente seleccionado. Su control y seguimiento se realiza por parte del supervisor designado. Ver I-RF-684 Instructivo para crear y administrar solicitudes de la mesa de ayuda. Tiempo: Cuando sea requerido.
4 Realizar mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura de almacenamiento de información. Líder Grupo Interno de Sistemas
El Líder del Grupo Interno de Sistemas establecerá con su personal las condiciones para el mantenimiento y revisión de los equipos y dispositivos de almacenamiento digital, según especificaciones técnicas. Tiempo: De acuerdo con los reportes de mantenimiento correctivo del aplicativo mesa de ayuda y del Coordinador de Seguridad y semestral por parte del Proveedor para el mantenimiento preventivo.
5 Almacenar la información. Líder Grupo Interno de Sistemas
Se determinarán las condiciones de almacenamiento de la información digital en los medios dispuestos para ello. La consulta de información podrá hacerse por ciclos de tres (3) días teniendo en cuenta la capacidad de grabación del servidor adquirido. Tiempo: Se garantiza la conservación de la información hasta por tres días (según especificaciones técnicas y capacidad instalada).
6 Realizar grabaciones y depurar información. Líder Grupo Interno de Sistemas
Tanto las grabaciones como la depuración de la información obsoleta, se realiza de manera automática. Tiempo: Semanalmente se inicia un nuevo ciclo de grabaciones y la depuración de la información de las mismas.
7 Editar información digital y Solicitar copias sobre segmentos específicos. Secretaría General, Líder Grupo Interno de Sistemas
Para la edición sobre segmentos de video específicos ante solicitudes por requerimientos judiciales, investigativos o de otra índole, se elabora un acta que deje constancia de dicha solicitud en términos de: Su destino, utilización y las autorizaciones a que haya lugar. Este requerimiento se debe hacer ante la Secretaría General, quien autorizará la entrega de la información por parte del Grupo Interno de Sistemas. Tiempo: Cuando sea requerido.
8 Fin.    



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se ajusta en la actividad No. 5 del flujograma, el tiempo de almacenamiento de la información.2023-12-04
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
4Se realiza ajuste al tiempo de conservación de las imágenes guardadas, dado que ha disminuido el tiempo de almacenamiento por el incremento de cámaras en la institución.2017-01-31
3Responsabilidad de actividades: por solicitud de la Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas, por considerar que el mantenimiento de la infraestructura tecnológica no es responsabilidad del área de sistemas, y por tanto se asume desde Servicios Generales, para garantizar su óptimo funcionamiento.2016-09-01
2Se cambia la nomenclatura del documento de procedimiento a instructivo y queda articulado en el procedimiento de seguridad física. 2014-11-05
1Versión inicial2011-09-15



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