Se informa a la Oficina Financiera – Contabilidad con copia a la Vicerrectoría Administrativa, desde qué momento la Institución tiene el conocimiento de los siguientes procesos: 1. Procesos judiciales: Desde la admisión o notificación de la demanda. 2. Procesos arbitrales: Desde el momento en que se conforma el tribunal de arbitramento. 3. Conciliación extrajudicial: Desde la expedición del acta de conciliación en la Procuraduría. El oficio remisorio deberá contener el siguiente formato debidamente diligenciado con los anexos respectivos. TIEMPO: 20 días hábiles a partir de la notificación de la admisión de la demanda, conformación del tribunal de arbitramento y de la emisión del acta de conciliación.

Una vez recibido el formato antes mencionado con los respectivos anexos, la Oficina Financiera deberá registrar en el sistema contable los derechos potenciales y la responsabilidad contingente según el reporte recibido del Grupo de Gestión Jurídica. Así mismo se actualizan las novedades que surjan de los diferentes procesos. - Lo anterior de acuerdo a la Política Contable de Activos y Pasivos Contingentes. TIEMPO: 20 días hábiles

Una vez finalice el proceso judicial o arbitral, y se cuente con el fallo o el laudo debidamente ejecutoriado desde Gestión Jurídica se debe remitir el informe final del proceso a la Oficina Financiera – Contabilidad, oficina de Gestión Humana u Oficina de Pensiones, y a la Vicerrectoría Administrativa de la siguiente forma: 1. Procesos judiciales: Sentencia definitiva o conciliación judicial. 2. Conciliación extrajudicial: Auto aprobación del juzgado. 3. Procesos arbitrales: Laudo arbitral En el informe final cuando corresponda se debe anexar la liquidación y aprobación de costas. Por lo tanto, una vez se encuentre ejecutoriada la sentencia el abogado que tenga a cargo el proceso deberá radicar solicitud al Juzgado de conocimiento para que proceda con su realización. De igual forma, deberá requerir al apoderado para la presentación de la documentación respectiva (oficio que deberá anexarse con el informe final) Tiempo: 1 mes después de que el fallo se encuentre ejecutoriado. En el informe remitido por Gestión Jurídica se remitirán los datos del accionante o parte vencedora en el proceso y su apoderado, con el fin que desde la Vicerrectoría Administrativa se solicite la documentación respectiva (certificaciones de cuenta, rut, poder con facultad para recibir, etc.) y así realizar lo más pronto posible el respectivo pago, con el fin de evitar intereses e incremento en la indexación a cargo de la Universidad. TIEMPO: 10 días después del envío del informe final.

Una vez es recibido el informe final por parte de la Oficina de Gestión Humana o de la Oficina de Pensiones, estas dependencias deberán realizar la liquidación correspondiente del valor a pagar por parte de la Universidad, solicitarán a la Vicerrectoría Administrativa el CDP y proyectarán el Acto Administrativo de pago, el cual deberá enviarse a la Vicerrectoría Administrativa o a la entidad fiduciaria (en el caso de pensiones si se cuenta con este tipo de contratos) para que se realice lo más pronto posible el respectivo pago, con el fin de evitar intereses e incremento en la indexación a cargo de la Universidad. TIEMPO: La Oficina de Gestión Humana o la Oficina de Pensiones contarán con el término de 1 mes para la liquidación del fallo y el traslado del acto administrativo para pago total a la Vicerrectoría Administrativa. La liquidación del fallo y los emolumentos que se desprendan de él deberán constar en un solo acto administrativo. Nota importante: cuando se requiera documentación adicional para la realización de la liquidación del fallo, como son historias laborarles, ordenes contractuales, planillas de seguridad social, reportes financieros, certificaciones, etc., las dependencias involucradas deberán actuar con diligencia y celeridad con el fin de cumplir los términos establecidos en el presente instructivo.

Una vez en firme el acto administrativo la Vicerrectoría Administrativa junto con la documentación aportada por el apoderado (de acuerdo a lo establecido en el punto 4) enviará toda la documentación a la Oficina Financiera para que se efectúe el pago total. En el caso del pago de prestaciones económicas de naturaleza pensional: Una vez en firme el acto administrativo la Vicerrectoría Administrativa junto con la documentación aportada por el apoderado (de acuerdo a lo establecido en el punto 4) enviará toda la documentación a la entidad fiduciaria para que se efectúe el pago total, si se cuenta con este tipo de contratos. TIEMPO: 5 días hábiles después de recibir la documentación completa se deberá efectuar el pago total. Realizado el pago total de todos los emolumentos decretados por el Juez en el fallo condenatorio, el ordenador del gasto (Vicerrectoría Administrativa) a través de la dependencia de tesorería, o a través de la entidad fiduciaria (para el caso de pensiones si se cuenta con este tipo de contratos) deberá enviar al Comité de Conciliación y a Gestión Jurídica la CERTIFICACIÓN DEL PAGO TOTAL (certificación que deberá contar con la confirmación de la entidad bancaria o con el debido recibido de los cheques por parte de los beneficiarios) con el fin que se inicie el estudio de la acción de repetición dentro de los términos de ley. TIEMPO: 1 día después de efectuar el pago total con las confirmaciones respectivas.

Cuando el fallo sea a favor de la Universidad el abogado que tenga a cargo el proceso deberá remitir un informe final sobre las resultas del proceso con copia del fallo ejecutoriado, laudo arbitral, conciliación judicial o auto de aprobación de la conciliación extrajudicial a la Oficina Financiera – Contabilidad con copia a la Vicerrectoría Administrativa, con el fin de que se actualice la información en el sistema Contable de la Universidad. TIEMPO: 5 días después de estar ejecutoriado el fallo. Nota importante: En estos casos el abogado deberá iniciar el ejecutivo a continuación para el pago de las costas a favor de la Universidad en un lapso no mayor a 30 días hábiles después de la ejecutoria del fallo.