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INSTRUCTIVO PARA LA PUBLICACIÓN DE OBRAS CON EL SELLO EDITORIAL UNIVERSIDAD DE CALDAS |
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| PROCESO | PROYECCIóN |
| OBJETIVO |
| Editar, publicar y distribuir la producción académica, investigativa y cultural de la Universidad de Caldas, la región y el país bajo parámetros de calidad, actualidad y pertinencia con el fin de difundir, visibilizar y hacer transferencia del conocimiento generado en el desarrollo de las actividades misionales. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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Entre los objetivos de la Universidad de Caldas se encuentra: “trabajar por la creción, difusión, transferencia, gestión y apropiación social del conocimiento en todas sus formas y expresiones, así como promover su utilizaciónpara la solución de propekas y el desarrallodo de la región y el país” y “ser factor de desarrollo científico cultural económico, político y ético a niel regional, nacional, e internacional”(El propósito de editar, publicar y distribuir libros con parámetros de calidad, actualidad y pertinencia con el fin de difundir, visibilizar y hacer transferencia del conocimiento generado en el desarrollo de las actividades misionales es coherente con la responsabilidad de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria, al apoyar la producción académica e intelectual para la región y el país y difundir la producción intelectual, científica, literaria e investigativa de nuestros autores. La Producción Editorial está reglamentada por el Acuerdo No. 07 del 26 de febrero de 2018, expedido por el Consejo Superior, y por la Resolución de Rectoría 00678 de 2005. También se incluye en la normativa el Decreto No.460 de 1995, en sus Artículos 22 y 25, como referente para el Registro Nacional del Derecho de Autor y la regulación del Depósito Legal, así como la Ley del libro, Ley No. 98 de diciembre 22 de 1993.
Colección editorial
Una colección editorial agrupa en un conjunto una serie de obras. Lo usual es que se publiquen libros en colecciones (integradas a su vez por series) con unas determinadas características que obedecen a: el tipo de obra, el público lector, la pauta editorial, entre otros. En cuanto al diseño, la colección editorial garantiza unicidad en las características gráficas y ayuda al librero y al lector a identificar temáticas. Una colección editorial debe garantizar una serie más o menos permanente de títulos nuevos. También es posible tener libros fuera de colecciones editoriales debido a su temática, a su realización en coedición o a que su necesidad gráfica no se satisface con las pautas editoriales de las colecciones establecidas.
La editorial Universidad de Caldas considera en sus colecciones los siguientes tipos de libro:
1. Libro de texto: agrupa aquellos libros cuyo propósito es ser una herramienta para la enseñanza-aprendizaje de una temática determinada, ya sea como apoyo de trabajo en el aula o como estrategia de apoyo al estudiante en el trabajo extracurricular.
2. Libro resultado de investigación: es una publicación original e inédita, cuyo contenido es el resultado de un proceso de investigación; que -previo a su publicación- ha sido evaluado por parte de dos o más pares académicos; que ha sido seleccionada por sus cualidades científicas como una obra que hace aportes significativos al conocimiento en su área y da cuenta de una investigación completamente desarrollada y concluida. Además, esta publicación ha pasado por procedimientos editoriales que garantizan su normalización bibliográfica y su disponibilidad.
En esta definición de libro resultado de investigación, no están contempladas las siguientes publicaciones, aún en el caso de que hayan pasado por un proceso de evaluación por pares académicos, resúmenes, estados del arte; presentación de hallazgos de investigaciones no concluidas; libros de texto; libros de apoyo pedagógico; libros de enseñanza de idiomas; entrevistas; manuales; guías, cartillas; ensayos; ponencias; memorias de eventos; libros de poesía y novelas; ni traducciones. Fuente: https://colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/convocatoria/4._anexo_1._documento_conceptual_del_modelo_de_reconocimiento_y_medicion_de_grupos_de_investigacion_2018.pdf
1. Ensayo: agrupa una serie de obras que por su estilo y escritura pertenecen al género ensayístico. Abrarca temáticas filosóficas, históricas, critica literaria, entre otros.
2. Literatura: obras que pertecen a los géneros literarios de ficción (novela o cuento), dramaturgia y poesía.
3. Libros gráficos: obras cuyo contenido es esecialmente visual (libros de arte o fotografía) o cuyo género narrativo vincula imagen y texto (novela gráfica, cómic, libro álbum)
Comité Editorial
El Comité Editorial es una instancia técnica y asesora que vela por el cumplimiento de la Política Editorial de la Universidad de Caldas y por la calidad académica de los contenidos de las obras que se producen. El Acuerdo No. 07 del 26 de febrero de 2018, expedido por el Consejo Superior establece que está conformado por:
a) El vicerrector de proyección universitaria o su representante, quien lo presidirá
b) El vicerrector de investigaciones y postgrados o su representante
c) Un representante profesoral por cada una de las facultades, nombrado por el Consejo Académico de una lista propuesta por los decanos
d) El Editor, quien será su secretario
Este mismo acuerdo establece como funciones específicas del Comité Editorial:
a) Proponer al Consejo Superior, cuando sea necesario, la modificación de la Política Editorial de la Universidad de Caldas
b) Proponer al Rector, cuando sea necesario, la modificación o el cambio de la reglamentación editorial
c) Aprobar el plan anual de publicaciones presentado por el Editor
d) Definir las colecciones que recojan las distintas líneas de producción editorial
e) Autorizar las coediciones con instituciones oficiales o privadas
f) Aprobar la designación de evaluadores de los proyectos sometidos a consideración para su publicación y que hayan superado la revisión editorial preliminar
g) Aprobar la cuantía del pago de derechos de autor cuando sea necesario
h) Las demás que sean pertinentes en relación con su función.
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Asignar y gestionar recursos | Consejo Superior, rector, vicerrector de proyección universitaria, vicerrector de investigaciones y posgrados, decanos, editor. |
Los recursos destinados para la edición, producción y publicación de libros en formato impreso y/o digital provienen de las asignaciones presupuestales del Consejo Superior, las vicerrectorías, facultades, entidades externas (en el caso de obras en coedición) y por la gestión y venta de libros en diferentes estrategias de distribución y circulación.
TIEMPO: Anualmente
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| 3 | Formular y/o actualizar el plan editorial | Editor, vicerrector de proyección universitaria y Comité Editorial |
Según la asignación de recursos y los proyectos editoriales se formula y/o actualiza el plan editorial.
TIEMPO: Anualmente
Ver Registro(FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN EDITORIAL) |
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| 4 | Realizar convocatoria | Editor y Comité Editorial |
El editor formulará las convocatorias editoriales de publicación en determinadas colecciones editoriales. La convocatoria debe indicar fechas de apertura y cierre. |
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| 5 | Preparar la obra | Autor |
El autor crea y prepara la obra atendiendo a los requisitos formales y de contenido establecidos en la convocatoria. En caso de que se incluyan obras de terceros deberá tener autorización formal del titular de los derechos.
Ver Registro(Formato carta de autorización para uso de obras en el repositorio institucional) |
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| 6 | Entregar la obra | Autor |
El autor entregará la obra por correo electrónico con sus anexos. Ver Registro(Formato de presentación de obras a la Editorial Universidad de Caldas) |
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| 7 | Recepción de la obra | Editor |
El editor recibirá por correo electrónico:
1. Formato de presentación de obra.
2. Copia en formato Word y PDF de la obra la cual solo debe tener el título y omitir cualquier referencia al autor o autores (en el caso de una obra en colaboración).
3. Autorización de uso de obra o fragmentos de obra si es del caso.
Registro: Correo electrónico
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| 8 | Evaluación formal | Editor |
El editor verificará que la obra cumpla con los mínimos de calidad, pertinencia y actualidad; así como el cumplimiento de los requisitos formales de cada colección o convocatoria. En caso de no cumplirlos lo devolverá al autor con las sugerencias y correcciones del caso.
Si el contenido de la obra es demasiado especializado podrá apoyarse del concepto académico de uno de los miembros del Comité Editorial.
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| 9 | Presentar la obra | Editor y Comité Editorial |
El editor presentará ante el Comité Editorial los textos que han superado la evaluación formal para decidir si somete a evaluación el manuscrito.
Registro(Acta del Comité Editorial) |
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| 10 | Evaluación académica | Editor, par académico externo y Comité Editorial |
Todos los manuscritos serán remitidos a dos pares evaluadores externos y se buscará un tercero en caso de que exista una diferencia diametralmente opuesta entre ambas evaluaciones.
TIEMPO: Máximo 6 meses a partir de su presentación ante el Comité Editorial.
Ver Registro(FORMATO DE EVALUACIÓN DE LIBRO) |
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| 11 | Aprobación de la obra | Editor y Comité Editorial |
Una vez recibidos los conceptos de los pares académicos externos el Comité Editorial aprobará o devolverá al autor el manuscrito.
El autor debe acatar las sugerencias de los pares y, en caso de no acogerse a ellas, deberá argumentar por escrito sus razones. En este caso, el Comité Editorial es la única instancia que podrá aceptar o rechazar los argumentos del autor.
TIEMPO: el autor tiene máximo dos meses para realizar los ajustes de la obra.
Registro(Acta del Comité Editorial) |
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| 12 | Evaluación editorial | Editor |
Una vez realizados los ajustes propuestos por los pares académicos, el editor realizará una evaluación editorial que contemple los conceptos de los pares evaluadores, otros aspectos como el mercadeo, el grado de difusión, el tipo de edición y, en el caso de ser una edición impresa, el tiraje final.
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| 13 | Suscribir contrato de edición o de cesión de derechos patrimoniales. | Editor, Secretaría General y autor |
Se verifica que las obras cumplan con los mínimos de calidad, pertinencia y actualidad, así como los demás requisitos formales de las diferentes convocatorias o invitaciones directas.Antes de realizar la preparación editorial el autor debe suscribir un contrato de edición o ceder sus derechos patrimoniales según sea el caso.
TIEMPO: 1 mes y medio a partir de la aprobación del Comité Editorial.
Registro(Contrato de edición o de cesión de derechos patrimoniales.) |
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| 14 | Preparación editorial | Editor, equipo editorial, Oficina de Contratación, Vicerrectoría de Proyección Universitaria y autor |
1. Corrección de estilo: una vez aprobada la obra por el Comité Editorial, éste será sometido a corrección gramatical y de estilo por un corrector designado por el Editor.
2. Validación de corrección de estilo: el autor deberá revisar las correcciones y aprobarlas.
3. Limpieza: se devolverá el libro al corrector de estilo para su limpieza, el documento debe quedar sin marcas y listo para armada.
4. Armada: una vez entregada la obra para armada, el autor no podrá hacer cambios sustanciales sobre el material, eso incluye alterar el orden de párrafos, introducir nuevos capítulos o citas, entre otros.
5. Revisión armada por el editor o el coordinador editorial.
6. Correcciones armada
7. Diseño de cubierta: se hace conforme a la pauta editorial de cada colección.
8. Aprobación final por parte del autor y del editor.
9. Solicitud de ISBN o ISSN. Esta se hará de manera institucional y sólo se solicitará para las obras autorizadas por el Comité Editorial.
10. Página legal: Esta debe ajustarse a los requerimientos de ley. Debe incluir el número de registro ISBN o ISSN, indicar el número de la edición o de la reimpresión junto con el año de publicación, la inscripción Universidad de Caldas y los datos institucionales, los créditos de diseño, diagramación, ilustraciones, corrección de estilo, etc.; así como los del editor y del coordinador Editorial de la publicación; se deben incluir los permisos o restricciones en cuanto al uso de las partes de la obra, así como las categorías de Creative Commons (CC) o restricciones legales; catalogación en la fuente (elaborada por el Centro de Bibliotecas de la Universidad) y datos completos del autor.
11. Código de barras: Este se hará tomando el número de ISBN o ISSN de la publicación.
12. Aprobación de artes finales
TIEMPO: 10 meses contados a partir de la recepción de la versión final del manuscrito.
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| 15 | Publicación | Editor |
Publicación en el formato impreso y/o digital establecido para la obra. |
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| 16 | Depósito legal | Editor y funcionario administrativo asignado a la librería |
Una vez esté lista la publicación se procederá a hacer del depósito reglamentado, a la fecha, por la ley 44 de 1993, el decreto 460 del 16 de marzo de 1995, el decreto 2150 de 1995 y el decreto 358 de 2000 o por la ley que se encuentre en vigencia al respecto. |
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| 17 | Depósito en el Centro de Bibliotecas | Editor y funcionario administrativo asignado a la libreríar |
Se destinarán dos (2) ejemplares de cada obra al Centro de Bibliotecas de la Universidad con el fin de garantizar su disponibilidad y visibilidad institucional. |
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| 18 | Distribución y circulación | Editor y funcionario administrativo asignado a la librería |
La editorial dispondrá de los ejemplares que indique el contrato de edición y fijará su precio de venta al público. Las publicaciones digitales o en otros medios alternativos tendrán los canales de venta y distribución pertinentes o serán de libre acceso según lo establezca el editor de común acuerdo con el autor.
La editorial podrá disponer hasta del 30% de la edición de una obra para su consulta gratuita en el repositorio institucional u otras plataformas.
El editor fijará el precio de venta al público. En caso de los inventarios con poca rotación podrá reducir el costo con el fin de garantizar su salida.
La editorial podrá utilizar los archivos de impresión o pre-prensa de una obra agotada o fuera de circulación para su libre consulta en el repositorio institucional, salvaguardando los derechos morales del autor de la misma. Para ello se dispondrá de los permisos legales y se harán las restricciones a su venta o reproducción generando una licencia de Creative Commos.
Ver Registro(Formato carta de autorización para uso de obras en el repositorio institucional) |
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| 19 | Repositorio institucional (acceso abierto) | Repositorio institucional (acceso abierto) Editor y Director del Centro de Bibliotecas |
La editorial podrá utilizar los archivos de impresión o pre-prensa de una obra agotada o fuera de circulación para su libre consulta en el repositorio institucional, salvaguardando los derechos morales del autor de la misma. Para ello se dispondrá de los permisos legales y se harán las restricciones a su venta o reproducción generando una licencia de Creative Commos.
Registro: formato de autorización de publicación en el repositorio institucional
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| 20 | Reedición o reimpresión | Editor y Comité Editorial |
Antes de reeditar una obra se pedirá al autor que revise la obra y realice las correcciones y actualizaciones pertinentes. Por su parte, las reimpresiones estarán sujetas a la demanda de la obra, el autor podrá introducir cambios siempre y cuando estos no afecten sustancialmente las artes finales.
La obra diagramada es enviada mediante copia impresa y digital al autor, quien realiza revisión final y lo entrega para impresión.
TIEMPO: 1 mes de diagramación y 1 mes para revisión final.
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| 21 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| Acta del Comité Editorial | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | - | |
| Contrato de edición o de cesión de derechos patrimoniales. | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | - | |
| FORMATO DE EVALUACIÓN DE LIBRO | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | R-2984-P-PR-732 | |
| FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN EDITORIAL | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | R-2973-P-PR-732 | |
| Formato carta de autorización para uso de obras en el repositorio institucional | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | R-2982-P-PR-732 | |
| Formato de presentación de obras a la Editorial Universidad de Caldas | VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA | R-2983-P-PR-732 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| Cristina Sabogal Suárez Directora Editorial | JEFE DE OFICINA ASESORA - | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 4 | Se requiere una nueva versión del instructivo para ajustar el formato R-2983-P-PR-732 | 2026-03-06 |
| 3 | Actualización del documento de acuerdo a la normatividad vigente. | 2020-05-13 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
| 1 | Versión inicial | 2014-11-21 |
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