Documento mediante el cual se soporta el valor de la adquisición.

En este documento, entre otros aspectos, debe justificarse la necesidad, el valor de la adquisición, la descripción de la misma, el objeto del contrato, el plazo, la forma de pago y el supervisor. Registro: Firma de la solicitud de adquisición Sistema General de Regalías.

Se realizará una revisión jurídica tanto de la solicitud como de los documentos soporte. En caso de que los documentos presenten errores, se devolverá al paso 3. Tiempo: 3 días desde que se recibe la información. Registro: Firma del abogado en la solicitud.

El ordenador del gasto autorizará la solicitud de adquisición firmándola. Tiempo: 1 día. Registro: Firma del ordenador del gasto en la solicitud.

La solicitud de adquisición y los documentos en que se soporte, deben ser radicados electrónicamente en el Grupo de Contratación. Registro: Lista de chequeo para la radicación de solicitudes de adquisición.

Se elabora el contrato conforme a las condiciones y requerimientos plasmados en la solicitud de contratación. Tiempo: Dentro de los 4 días siguientes a la radicación de la solicitud de adquisición. Registro: Minuta del contrato.

Se le da compromiso presupuestal al contrato a través del SINCO y se envía a la Oficina Financiera un correo electrónico solicitando la autorización del mismo. Se asocia el compromiso presupuestal a la orden del contrato y se solicita al ordenador del gasto la revisión del mismo y la impresión para la firma. Tiempo: 2 días. Registro: Contrato con compromiso presupuestal.

El contratista debe aportar los documentos que hacen parte de la legalización, tales como la póliza de seguro y la seguridad social. Tiempo: Hasta 5 días. Registro: Póliza de seguro y documentos de seguridad social.

Para iniciar la ejecución del contrato, se debe suscribir un acta de inicio, en la cual se deje constancia del cumplimiento de cada uno de los requisitos de ejecución. Tiempo: Dentro de los 5 días siguientes a la suscripción del contrato. Registro: Formato Acta para inicio

El supervisor debe verificar el cumplimiento del contrato y realizar el recibo a satisfacción como soporte para cada pago. Tiempo: Según periodos de pago pactados. Registro: FORMATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. FORMATO ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS. FORMATO INFORME DE AVANCE DE OBRA. FORMATO INFORME DE SUPERVISIÓN.

Se elabora el acta de liquidación una vez se termine el contrato. El supervisor deberá tramitar las firmas correspondientes del documento. Tiempo: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o convenio, o dentro del plazo dispuesto por las partes para tal efecto. Registro: Formato de acta de liquidación.