Sistema Integrado de Gestión

NOTA IMPORTANTE: Ningún programa académico podrá operar sin contar con la respectiva resolución de Registro Calificado expedida Ministerio de Educación Nacional.

Los programas del área de la salud que requieren formación en el campo asistencial estarán sujetos, en todo caso, a la evaluación de la relación docencia servicio acorde a la normatividad vigente (Parágrafo 2, artículo 2.5.3.2.9.1., Decreto 1075 de 2015).

Modalidades

Según lo establecido en el Decreto 1075 de 2015, las modalidades en educación superior son:

1. Presencial

2. A distancia

3. Virtual

4. Dual

5. Otros desarrollos que combinen o integren las anteriores modalidades (programas mixtos).

Niveles de formación

La Universidad de Caldas podrá crear programas en los siguientes niveles de formación:

1. Técnico profesional

2. Tecnológico

3. Profesional

4. Especialización

5. Especialización médico-quirúrgica

6. Maestría (Profundización e investigación)

7. Doctorado

NOTA: en cualquier caso, la Oficina de Evaluación y Calidad Académica brindará asesoría y acompañamiento durante los procesos para la creación de programas.

Visita de pares académicos

Por efectos de la acreditación institucional de alta calidad, las visitas de pares para creación de nuevos programas únicamente aplican para programas de doctorado y para programas nuevos que se vayan a ofertar en otros lugares de desarrollo que no estén acreditados institucionalmente.

Actualización de información en sistemas de información internos

Cuando se trate de creación de nuevos programas, la Oficina de Evaluación y Calidad Académica deberá notificar esta información a las siguientes unidades:

1. Oficina de Admisiones y Registro Académico

2. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

3. Oficina Financiera

	INSTRUCTIVO PARA CREAR PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO
Código: I-DC-780	Versión: 6	Emisión: 2024-04-09

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Elaborar propuesta para la creación del programa académico de pregrado.	Docente(s) designado(s)	El (los) docente(s) designado(s) construye(n) la propuesta en la plantilla provista por la Vicerrectoría Académica, según lo establecido en el Decreto 1075 de 2015, modificado por el Decreto 1330 de 2019, y la Política Curricular (Acuerdo 29 de 2008 - CA), incluyendo los anexos respectivos. Tiempo: Cuando sea requerido. Registro(Documento con condiciones de programa y evidencias)
3	Revisar propuesta para la creación del programa académico de pregrado.	Oficina de Evaluación y Calidad Académica	La Oficina de Evaluación y Calidad Académica acompaña todo el proceso de elaboración de la propuesta para la creación del nuevo programa, revisando la documentación y los anexos, en cumplimiento de los lineamientos establecidos en la normatividad vigente. Tiempo: permanente. Registro(Documento con condiciones de programa y evidencias)
4	Consolidar documentación y radicar ante Consejo de Facultad	Docente(s) designado(s) - Oficina de Evaluación y Calidad Académica	Una vez el (los) docente(s) tenga(n) construida la propuesta para la creación del nuevo programa, revisada y verificada en su completitud, la Oficina de Evaluación y Calidad Académica radicará formalmente la documentación ante el Consejo de Facultad respectivo. Tiempo: cuando aplique. Registro(Documento con condiciones de programa y evidencias)
5	Presentar y avalar propuesta para la creación del programa académico de pregrado.	Docente(s) designado(s) - Consejo de Facultad	El (los) docente(s) designado(s) sustentará(n) la propuesta para la creación del nuevo programa de pregrado ante el Consejo de Facultad, el cual analiza y emite el aval respectivo. Posteriormente, toda la documentación (incluyendo el aval) deberá ser radicada formalmente ante el Consejo Académico. Tiempo: cuando aplique. Registro(Documento con condiciones de programa y evidencias)
6	Sustentar y recomendar propuesta para la creación del programa académico de pregrado.	Docente(s) designado(s) - Comisión Permanente de Asuntos Académicos	El (los) docente(s) designado(s) sustenta la propuesta ante la Comisión Permanente de Asuntos Académicos, la cual emitirá concepto que se enviará al Consejo Académico. Tiempo: cuando aplique. Registro(Oficio de recomendación para Consejo Académico)
7	Avalar la creación del programa académico de pregrado.	Consejo Académico	Con base en el concepto de la Comisión Permanente de Asuntos Académicos, el Consejo Académico avala y recomienda la creación del programa ante el Consejo Superior. Tiempo: según agenda del Consejo Académico. Registro(Recomendación Consejo Académico o Acuerdo del Consejo Académico)
8	Aprobar la creación del programa académico de pregrado.	Consejo Superior	El Consejo Superior expedirá el respectivo Acuerdo de creación, para continuar con el trámite ante el MEN. Tiempo: Según agenda del Consejo Superior Registro(Acuerdo de creación de programa académico)
9	Radicar ante el MEN la documentación para creación del programa académico de pregrado.	Oficina de Evaluación y Calidad Académica	La Oficina de Evaluación y Calidad Académica radica la documentación del programa a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (Nuevo SACES). Tiempo: 5 días hábiles posteriores a la expedición del Acuerdo de creación del programa. Registro(Documento con condiciones de programa y evidencias)
10	Decidir el otorgamiento de registro calificado para el nuevo programa de pregrado.	Ministerio de Educación Nacional (MEN)	El MEN expide resolución de otorgamiento de registro calificado. En caso de negación o inconsistencia en la información aprobada, la institución podrá interponer el respectivo recurso de reposición. Si el MEN se ratifica en la negación del registro, el flujograma finaliza. Tiempo: según tiempos del MEN. Registro(Registro Calificado)
11	Notificar decisión del Ministerio de Educación Nacional.	Rectoría - Oficina de Evaluación y Calidad Académica	La Rectoría y la Oficina de Evaluación y Calidad Académica notificarán las resoluciones y demás información del MEN a la respectiva Facultad. Tiempo: al recibir las comunicaciones del MEN. Registro(Resoluciones, notificaciones)
12	Registro de información en el SIA	Oficina de Evaluación y Calidad Académica - Oficina de Admisiones y Registro Académico - Oficina Financiera	La Oficina de Evaluación y Calidad Académica crea el programa en el SIA según la codificación que éste entrega, y notifica esta acción a la Oficina de Admisiones y Registro Académico y a la Oficina Financiera, para las gestiones respectivas de liquidación de matrículas. Tiempo: posterior a la aprobación del registro calificado por parte del MEN. Registro(Registro electrónico SIA)
13	Gestionar la creación de los programas institucionales de actividad académica (PIAA)	Director de departamento - Director de programa - Oficina de Evaluación y Calidad Académica - Oficina de Admisiones y Registro Académico	Los Directores de Departamento y el Director del nuevo programa gestionarán la codificación de los programas institucionales de actividad académica PIAA previamente aprobados por el Consejo de Facultad, como prerrequisito para el registro del programa y de su plan de estudios en el Sistema de Información Académica - SIA. Una vez codificados, dichos PIAAs deberán ser notificados y enviados a la Oficina de Evaluación y Calidad Académica, la cual coordinará con la Oficina de Admisiones y Registro Académico la articulación de los PIAAs para la creación del correspondiente plan de estudios en el SIA. TIEMPO: una vez enviados los PIAAs por parte del director del nuevo programa. Registro(PIAAS)
14	Verificar la información curricular registrada en el SIA.	Director de programa	El director de programa debe verificar la información ingresada en la SIA, con el fin de iniciar el proceso para la apertura del programa, en el marco del calendario académico de la Universidad de Caldas. Tiempo: permanente.
15	Registrar la información del nuevo programa en el sitio web de la Universidad, a través del vínculo de Oferta Académica.	Web Master - Oficina de Evaluación y Calidad Académica	La Oficina de Evaluación y Calidad Académica, en coordinación con el director del programa, solicitan al Web Master el registro de la información correspondiente al nuevo programa en el sitio web institucional. Tiempo: 5 días hábiles posteriores a la solicitud.
16	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Acuerdo de creación de programa académico	CONSEJO ACADÉMICO Y SUPERIOR	-	-
Documento con condiciones de programa y evidencias	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-
Oficio de recomendación para Consejo Académico	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-
PIAAS	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-
Recomendación Consejo Académico o Acuerdo del Consejo Académico	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-
Registro Calificado	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	ASUNTO
Registro electrónico SIA	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-
Resoluciones, notificaciones	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
JEFE DE OFICINA -	JEFE DE OFICINA ASESORA -	VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
6	Se ajusta el nombre del instructivo, para especificar únicamente el proceso de CREACIÓN de programas de pregrado.	2024-04-09
5	En las políticas y condiciones de operación se agregan las modalidades en educación superior, los niveles de formación e información sobre ampliación o modificación de los lugares de desarrollo de los programas. Se modifican e incorporan actividades en el flujograma relacionadas con la creación y modificación de programas.	2022-09-05
4	Se modifica el paso 5 del flujograma, cambiando la responsabilidad hacia la Oficina de Evaluación y Calidad Académica.	2022-05-04
3	Ser requiere ajustar el nombre del instructivo, eliminando las palabas EXTENSIÓN (la figura fue derogada en la norma nacional) y quitar la palabra PREGRADO, pues el instructivo aplica para todos los tipos de programa. Se elimina de las políticas y condiciones la definición de EXTENSIÓN. Igualmente se actualizan algunos criterios de tipo normativo. Se elimina la palabra EXTENSIÓN en todos los pasos del flujograma y se agregan dos pasos adicionales, relacionados con trámites del MEN.	2019-12-11
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-18
1	Versión inicial	2017-10-20

INSTRUCTIVO PARA CREAR PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO