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INSTRUCTIVO PARA LA CREACIÓN DE PROYECTOS GENÉRICOS, PROYECTOS ESPECIFICOS Y PROYECTOS ESPECIALES
Código: I-GF-797
Versión: 4
Emisión: 2025-04-07

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Indicar los pasos a seguir para la creación de proyectos a fin de ejecutar y administrar los recursos por unidades de gestión.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

1. POLITICA:

Información por segmentos financieros.

 

2. ALCANCE:

A fin de alcanzar un producto o prestar un servicio, la Universidad crea proyectos emprendiendo un conjunto ordenado de actividades para satisfacer necesidades o lograr un fin.

 

        RESPONSABILIDAD:

  • Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
  • Profesionales especializados y universitarios
  • Oficina Financiera
  • Ordenadores de gasto

       

3. SUMINISTRO DE INFORMACION:

  •  Acuerdo del Consejo Superior.
  • Resolución de Rectoría.
  • Resolución de liquidación de presupuesto para los programas especiales (Fichas financieras).
  • Fichas Administrativas

 

TIPOS DE PROYECTOS:

 

1. Proyecto Genérico de funcionamiento: es el principal proyecto de funcionamiento de la universidad; agrupa gastos de personal, gastos generales, servicio a la deuda y transferencias excepto bienestar universitario.

 

2. Los proyectos específicos o estratégicos: corresponden a proyectos de inversión, financiados con recursos del nivel central, se incluye en ésta categoría los proyectos de bienestar universitario.

 

3. Los proyectos especiales: son los proyectos que se generan en las facultades y vicerrectorías, tienen la característica que son auto-financiables, tienen la particularidad que para su aprobación, deben tener en la resolución de aprobación el visto bueno de la oficina asesora de planeación y sistemas


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Recepcionar resolución de liquidación de presupuesto Profesional especializado de la Oficina Financiera
Recibe y revisa la resolución de liquidación de presupuesto. Tiempo: 2 día después de aprobada la Resolución.
3 Elaborar y/o actualizar la ficha administrativa del proyecto Docente coordinador o funcionario administrativo
El coordinador del proyecto debe diligenciar el formato de ficha administrativa con la información respectiva. En caso de presentarse cambios en su formulación ya sea en el alcance, los resultados, los responsables, participantes entre otros, debe realizarse la actualización respectiva y reportarlo a la Oficina Financiera en el menor tiempo posible. Tiempo: Cuando sea requerido

Ver Registro(Ficha Administrativa)
4 Decide Profesional especializado de la Oficina Financiera
Si se crea el proyecto Genérico pasa a item 4, si es para proyectos estratégicos o especiales pasa a 6.
5 Ingresa la Información al Sistema de Gestión Financiera Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
Cargue Manual: El primer paso es la creación de la ficha administrativa en el módulo de proyectos, luego se procede a crear la ficha financiera. Para el caso de la creación del proyecto genérico, se debe tener el documento de fuentes y usos y ordenación del gasto. Cargue por archivo: El primer paso es la creación de la ficha administrativa en el módulo de proyectos. Se procede con la elaboración de archivo plano en donde se debe especificar las imputaciones, áreas, recursos de financiación y cifras. Para su elaboración se debe tener en cuentas la delegación del gasto y el documento de fuentes y usos. Posteriormente se envía a equipo de soporte del sistema financiero para el respectivo cargue en el sistema. Tiempo: El primer día hábil de la vigencia
6 Autorizar el proyecto en el Sistema de Gestión Financiera Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
Autoriza la ficha del Proyecto; una vez autorizado el proyecto en el SGF, los ordenadores del gasto pueden empezar la ejecución presupuestal del proyecto. Tiempo: Inmediato
7 Decide Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
Si se crea proyectos estratégicos pasa al item 8, si es para proyectos especiales pasa al item 9
8 Recepcionar resolución de liquidación de presupuesto y oficios de los centros de gasto. Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
Recibe y revisa la resolución de liquidación de presupuesto y los oficios de los diferentes centros de gasto en donde describen detalladamente la distribución del gasto. Tiempo: 1 día
9 Ingresar la Información al Sistema de Gestión Financiera Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
El primer paso es la creación de las fichas administrativas (Si el proyecto es nuevo) en el módulo de proyectos, luego se procede a crear la ficha financiera. Se debe tener el documento de fuentes y usos y ordenación del gasto. Por último se autoriza las fichas en el módulo de proyectos. Tiempo: Una semana
10 Recepcionar Resolución de liquidación de presupuesto de cada Centro de Gastos Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
Se revisan las resoluciones, el total de ingresos y gastos debe ser igual. La resolución del centro de gasto debe tener visto bueno de la oficina asesora de planeación y sistemas Tiempo: 1 día
11 Ingresar la Información al Sistema de Gestión Financiera Funcionario del área de presupuesto de la Oficina Financiera
Se procede a crear la ficha administrativa (Si el proyecto es nuevo) y financiera en el módulo de proyectos. Por último se autorizan las fichas. Tiempo: Dos semanas.
12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG
Ficha Administrativa
DIVISION FINANCIERA
R-3217-I-GF-797-


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA ASESORA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
4Se requiere modificar el instructivo, para ajustar lo referente a la ficha administrativa.2025-04-07
3Se ingresa al paso 4 del flujograma la ficha administrativa.2022-11-17
2Modernización imagen del SIG. 2019-10-11
1Versión inicial2018-06-01



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