ALCANCE:

Garantizar la disponibilidad de recursos que respalden la ejecución de los planes, programas y proyectos aprobados y perfeccionados a través de compromisos que afectan vigencias futuras de ejecución como lo son: Las reservas presupuestales, cuentas por pagar y vigencias futuras. Este proceso inicia con el aval de viabilidad de los contratos, continúa con la solicitud de viabilidad de los contratos y termina con el registro presupuestal del compromiso.

RESPONSABILIDAD:

•  Consejo Superior
• Oficina Financiera
• Oficina Asesora de Planeación
• Ordenadores de gasto
• Profesionales Especializados y Universitario de Gestión Financiera, Centros de Gasto y Unidades Ejecutoras. 

SUMINISTRO DE INFORMACION:

Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Secretaría General, Vicerrectoría Administrativa, Oficina de Planeación y Sistemas, Oficina de Gestión Financiera, Centros de Gastos y/o Unidades Ejecutoras. 

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se ajustan a lo definido en el Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas:

RESERVA PRESUPUESTAL:  

Las reservas presupuestales son un instrumento de uso excepcional, es decir, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la institución contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo trasladarse la recepción del bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente, lo cual conlleva a que en tales eventos se constituya la respectiva reserva presupuestal.  

Al cierre de la vigencia fiscal, la Oficina de Presupuesto constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan ejecutado, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que le dieron origen.

CUENTAS POR PAGAR:

La Universidad constituye a 31 de diciembre del año las cuentas por pagar correspondientes a las obligaciones no pagadas, cuyo bien o servicio ha sido recibidos a satisfacción, así como los anticipos pactados en los acuerdos de voluntades.

VIGENCIAS FUTURAS.

Corresponde a la autorización para asumir obligaciones que excedan la anualidad y que afecten presupuestos de vigencias futuras. Se clasifican en ordinarias y excepcionales. 

VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS.  se podrán autorizar vigencias futuras ordinarias cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas.

VIGENCIAS FUTURAS EXCEPECIONALES:  de manera excepcional y únicamente para atender proyectos que según concepto favorable técnico y económico de la Oficina de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces, sean de carácter estratégico para el logro de los objetivos planteados en los planes de desarrollo de la Universidad, el Rector podrá autorizar vigencias futuras sin necesidad de comprometer el presupuesto del año en que se concede la autorización. 

VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS DE EJECUCIÓN: para pactar la recepción de bienes y servicios en anualidades siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización de vigencias futuras de ejecución por el ordenador del gasto, la cual se entenderá concedida con la suscripción del convenio, contrato o acto administrativo respectivo.  Estos compromisos se cancelarán con cargo al presupuesto de la vigencia en la cual se celebraron.  

Antes del cierre de la vigencia fiscal, los ordenadores del gasto solicitarán al responsable de administrar el presupuesto la constitución de las vigencias futuras de ejecución para garantizar los compromisos legalmente contraídos.   

VIGENCIAS EXPIRADAS:  son compromisos que se adquirieron con el cumplimiento de los requisitos contractuales y presupuestales, que deben asumirse con cargo al presupuesto disponible de la vigencia en que se pagan, por cuanto feneció la reserva presupuestal que los respaldó en su oportunidad. 

Este mecanismo también procederá cuando se trate del cumplimiento de una obligación originada en la ley, exigible en vigencias anteriores, aún sin que haya mediado certificado de disponibilidad ni registro presupuestal.