 |
Instructivo para recepción y radicación de cuentas |
|
|
|
|
|
| PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
| OBJETIVO |
|
Definir los lineamientos que se deben seguir para recepcionar, revisar y dar el trámite pertinente y oportuno a las cuentas que se reciben provenientes de todos los Centros de Gastos / Unidades ejecutoras de la Universidad para su respectivo pago. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
|
Políticas y Condiciones de Operación Este procedimiento aplica para todas las dependencias y centros de gastos de la Universidad; inicia con la aprobación del proyecto de presupuesto e involucra las actividades correspondientes al trámite de cuentas en el proceso de ejecución de presupuesto y consiste en registrar en el SGF las facturas y/o documentos soportes que llegan diariamente al área, generando un consecutivo que permite identificar el estado de las mismas, una vez surten trámite por las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería. Responsable: Centros de gastos / Unidades ejecutoras Suministro de Información: Centros de Gastos son los encargados de elaborar el acta de recibo de satisfacción con sus respectivos soportes. |
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Recepcionar Cuentas | Personal designado por la Oficina Financiera |
Mediante el correo electrónico radicacion.cuentas@ucaldas.edu.co o los demás correos definidos por los distintos proyectos se reciben las solicitudes para trámite de pago de:
En el siguiente link encontrará el listado de documentos requeridos para cada caso. Documentación para el pago de cuentas
Tiempo: Un (1) día hábil para la recepción de cuentas. Registro(Cuentas) |
||
| 3 | Clasificar y realizar reparto a funcionarios del área | Personal designado por la Oficina Financiera |
Clasificar las cuentas recepcionadas de acuerdo con la unidad ejecutora o proyecto y realizar la asignación para el trámite siguiente al funcionario responsable. |
||
| 4 | Revisar cuentas y documentos adjuntos | Personal designado por la Oficina Financiera |
Revisar y comparar los datos contenidos en el acta de recibo a satisfacción y/o resoluciones de pago con el Sistema de Gestión Financiera, verificar estado y valor del compromiso presupuestal, revisar todos los documentos soporte de la cuenta que se anexa para detectar alguna inconsistencia y comprobar que estén dentro de los parámetros establecidos. Registro (documentos soporte cuentas). |
||
| 5 | Radicar Cuentas | Personal designado por la Oficina Financiera |
En el sistema financiero se ingresan datos como NIT del contratista, Nro. de documento, tipo de contrato, valor que autoriza a pagar, relación de facturas.
Tiempo: Un (1) día hábil para la radicación de cuentas. Registro(Reporte de cuentas radicadas) |
||
| 6 | Remitir cuentas a seguridad social, causación contable y tesorería | Personal designado por la Oficina Financiera |
Los soportes de las cuentas radicadas se cargan en la nube (OneDrive de la oficina financiera) junto con el reporte consolidado de las cuentas radicadas en el día, en el sistema financiero -SGF. De esta forma, el proceso de pago continúa las respectivas validaciones en seguridad social, causación y, posteriormente, a tesorería para su pago. El OneDrive almacena toda la trazabilidad del proceso de pago de cada una de las cuentas las cuales están archivadas por mes y por día.
Tiempo: Un (1) día hábil para la remisión de cuentas |
||
| 7 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | |
| Cuentas | DIVISION FINANCIERA | - | |
| Reporte de cuentas radicadas | TESORERIA | - | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| JEFE DE OFICINA - | JEFE DE OFICINA ASESORA - | JEFE DE OFICINA - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 5 | Se actualiza el instructivo para incorporar cambios relacionados con la documentación para pagos, y actualizar políticas y condiciones de operación. | 2025-11-25 |
| 4 | Se actualizan descripciones de los pasos del flujograma y se agrega un documento con las especificaciones requeridas para la radicación de cuentas. | 2024-09-25 |
| 3 | Se incluye en el paso 4 del flujograma el Formato para Reporte de Cuenta Bancaria. | 2022-07-26 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-16 |
| 1 | Versión inicial | 2018-06-01 |
|
Documento Controlado Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |