FACTURA: Título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. Código de Comercio Colombiano - Artículo 772.

El proceso de facturación tiene implícito el seguimiento de:

• La aceptación de la factura por parte del cliente.
• La cuenta por cobrar que se genera con la expedición de la factura.
• El envío del soporte de pago a la Oficina Financiera –Área facturación. 

REQUISITOS PARA SOLICITAR FACTURA: Cada dependencia debe solicitar a la Oficina Financiera la elaboración de la factura mediante el formato establecido debidamente diligenciado y firmado por el ordenador del gasto y/o coordinador del proyecto. A quien se le vaya a realizar la factura (Persona natural o jurídica), deberá tener registrado en el Sistema Financiero el NIT o documento de identidad. En caso contrario, se debe anexar el RUT actualizado correspondiente para su registro.

Cuando se trata de facturación programada (Ej.: Arrendamiento) se debe especificar en el formato de solicitud, la cantidad de facturas de acuerdo con el plazo de ejecución del contrato, el valor mensual a facturar y la fecha límite de elaboración de la factura; adicional, se deberá anexar copia del respectivo contrato una única vez.

Cuando se trata de venta de servicios en moneda extranjera, la factura se elabora en pesos colombianos, por el valor equivalente a la TRM del día de elaboración de esta. Al momento del pago del servicio (Moneda Extranjera), ésta se hará una vez monetizada a pesos colombianos. En caso de existir diferencia entre el valor facturado y el valor monetizado, la oficina financiera realizara el ajuste correspondiente.

PAGO FACTURA: Formalización del valor facturado a través del soporte de consignación o transferencia bancaria, el cual debe ser entregado en el área de Facturación y/o la oficina de Tesorería, indicando el número de factura que cancela. Teniendo en cuenta que los servicios prestados por la Universidad de Caldas no son objeto de crédito, es importante resaltar que toda factura debe ser cancelada dentro del plazo de vencimiento señalado; así mismo, la normatividad actual nos exige tener una cartera conciliada y consecuente con los periodos contables facturados.

INGRESOS: Los soportes de consignación o transferencia bancaria que correspondan al pago de una factura deben ser entregados en el área de Facturación o Tesorería, indicando el número de factura y si el pago corresponde a un abono o cancelación total de la cuenta por cobrar. Esta información es indispensable al momento de realizar el registro contable.

Los demás ingresos que NO estén asociados a una factura deben ser entregados en la Oficina de Tesorería, indicando el proyecto al cual pertenece el ingreso.

ANULACIÓN FACTURA: Eliminación del título valor emitido. El ordenador del gasto y/o coordinador del proyecto debe solicitar la anulación de factura mediante el formato establecido debidamente firmado.  La Oficina Financiera procederá a anular una factura únicamente cuando:

*La solicitud de anulación sea radicada dentro del mismo periodo de facturación

*Cuando exista la debida justificación.  

CONCILIACIÓN DE CARTERA: La Oficina Financiera realiza periódicamente, la revisión de la cartera por centros de gastos y por proyectos, identificando las cuentas vencidas y generando los respectivos reportes, los cuales son enviados a las dependencias responsables, con objeto de conciliar los saldos de cartera.

CONCILIACIÓN CARTERA SERVICIOS ACADEMICOS

Respecto a la identificación de la cartera de los servicios académicos de cada semestre, la Oficina de Admisiones y Registro Académico deberá enviar el listado de los estudiantes de programas de pregrado presencial cuyo plazo para el pago del recibo se haya cumplido y éste no se refleje en el Sistema de Información Académica SIA, para lo cual, la Oficina Financiera procederá a expedir las facturas electrónicas que configuren la cuenta por cobrar al estudiante y permitan posteriormente realizar el cobro de la cartera por parte de la Secretaría General, de acuerdo con lo establecido en el reglamento interno de cartera

El listado remitido por la Oficina de Admisiones y Registro Académico deberá contener la siguiente información del estudiante: Número de identificación, nombre completo, dirección de residencia, teléfono, correo electrónico y programa Técnico, tecnológico profesional o postgrado. Lo anterior con el fin de realizar la carga masiva de las facturas a través del proveedor tecnológico Facturatech, y a su vez se procederá en generar el asiento contable en el Sistema de Gestión Financiero.

COBRO PERSUASIVO: Los coordinadores, supervisores y/o solicitantes de la factura son responsables de realizar el cobro persuasivo a la entidad o persona natural cuando la cuenta por cobrar se encuentre vencida. 

COBRO COACTIVO: La Oficina Financiera remitirá informe periódico de la cartera vencida a la Secretaría General para cobro coactivo, cuando:

• Las cuentas por cobrar superen los 90 días. 
• Los coordinadores, supervisores y/o solicitantes de la factura de las dependencias o proyectos hayan realizado las gestiones de cobro persuasivo e informado a la Oficina Financiera la imposibilidad de recuperación de la cartera según la gestión realizada.
• Cuando agotados los dos momentos anteriores, la cartera vencida se estime como cuentas de difícil recaudo. 

POLÍTICA: Este instructivo contribuye al cumplimiento de la política contable de Cuentas por Cobrar, así como a la política Contable de Información Financiera por segmentos.  

ALCANCE: El proceso de facturación, es realizado únicamente por la Oficina Financiera mediante el Módulo de Facturación y Cartera, con el fin de registrar de manera controlada, ordenada y clasificada las operaciones realizadas por la Universidad de Caldas sobre las diferentes actividades que generan cuenta por cobrar a favor; dando cumplimiento al régimen de Contabilidad Pública.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: 

Las dependencias relacionadas (Centro de Gastos, Unidades Ejecutoras) serán encargadas de suministrar la información correspondiente al estado de las cuentas por cobrar y el cobro persuasivo.  La Oficina Financiera por la información del Sistema de Información Financiera y La Secretaría General por la información correspondiente al estado de los cobros coactivos

DEPENDENCIAS INTERNAS RELACIONADAS: Centros de gasto, Unidades Ejecutoras, Unidades Académico-Administrativas, Programas Especiales, Oficina Financiera y Secretaría General.

RESPONSABILIDAD: Todas las dependencias solicitantes, coordinador, supervisor, solicitante de la factura del programa o proyecto es responsable del seguimiento de la aceptación de la factura y del proceso de pago, al momento de firmar la solicitud.

CONTROLES: Formato de solicitud o anulación de factura diligenciado.